Usando Hibox para a gestão de tarefas será capaz de:
- Dividir grandes projetos em pequenas tarefas fáceis de administrar por sua equipe
- Atribuir tarefas aos usuários, colocar datas de vencimento e fazer comentários
- Manter todas as mensagens, documentos e lembretes no mesmo lugar para cada projeto.
- Acompanhar todo o processo e colaborar em seu tempo real, esteja onde esteja.
Guía rápido sobre como gerenciar tarefas com Hibox:
1. Criar projetos ou grupos para organizar suas tarefas
Uma das características mais básicas que você pode usar para organizar seus projetos são as salas.
As salas são chat de grupos com objetivos específicos. Como administrador do projeto, é fácil criar uma janela para cada grande projeto em que sua equipe está trabalhando, por exemplo, novas campanhas de marketing ou novas iniciativas de redução de custos. Uma vez que as salas já estejam criadas, você pode convidar a todos os usuários que estão envolvidos no projeto. A sala, suas tarefas e os documentos compartilhados serão completamente privados e só os usuários convidados poderão ver.
Modern Lantern, empresa do ramo de distribuição de lâmpadas criou uma sala específica para o desenvolvimento de sua nova linha de lâmpadas. A empresa convidou todos os seus funcionários envolvidos no planejamento e execução do lançamento.
Cada sala tem uma lista de tarefas e documentos separados. Deste modo, você pode administrar melhor conversas, documentos e acompanhamento de tarefas de cada projeto enquanto trabalha em vários projetos distintos.
2. Criar tarefas, atribuí-las aos usuários e estabelecer datas de vencimento:
Uma vez criada as salas, você pode começar a criar tarefas e atribuí-las aos usuários. Em cada lista de tarefas, você pode arrastá-las para cima ou para baixo, mudando a ordem de prioridade na lista de tarefas de sua equipe. Atribua a cada tarefa uma data de vencimento e receba lembretes a medida que a data limite se aproxima. Você não vai esquecer nenhuma tarefa!
Na hora de atribuir as tarefas, o calendário é perfeito para obter uma visão global e identificar gargalos no planejamento do trabalho. A partir dele, poderá assegurar-se que a carga de trabalho de sua equipe está sincronizada com os outros projetos e tarefas.
Por exemplo, Carrie, manager do projeto de Modern Latern, usa a visualização geral de calendário para dividir equilibradamente o trabalho entre os membros da equipe e garantir que todas as datas limite estão programadas para o dia do lançamento da nova linha. Ela pode arrastar e mover as tarefas para outras datas ou ainda atribuí-las a outros usuários se o volume de trabalho necessita ser alterado para otimizar rapidamente a carga de trabalho.
3.Controlar o volume de trabalho de sua equipe usando os filtros de tarefas:
Para uma visualização completa das tarefas do projeto use as listas de tarefas e filtros. Deste modo, todas tarefas estarão divididas por salas e você pode usar os filtros dependendo do estado da tarefa, a data de vencimento, o usuário responsável, sala, prioridade, etc para se ter uma visão específica do momento exato em que se encontra o projeto.
O gerente do projeto pode filtrar a lista de tarefas para ver somente as tarefas que ele criou e atribuí-las a funcionários específicos. Por exemplo, Carrie pode filtrar as tarefas atribuídas a Haley que está a cargo do estoque da nova linha de lâmpadas e ver quais tarefas já foram concluídas.
4. Dividir tarefas em subtarefas e executá-las de maneira coletiva:
As subtarefas são perfeitas para dividir o trabalho de uma tarefa mais longa. Vinculada a cada tarefa, você pode criar somar uma “subtarefa” e atribuí-las a diferentes usuários para poder trabalhar nelas simultaneamente e em momentos separados. Deste modo, poderá ver de maneira realmente efetiva quem está trabalhando em cada parte e como cada subtarefa está completando a tarefa principal. Toda sua equipe será notificada cada vez que se completa uma tarefa, é perfeito para equipes que tem poucos ou somente um escritório – é uma forma gráfica de ver como o trabalho de cada um se encaixa conjuntamente.
Modern Lantern divide o plano de marketing para redes sociais de sua nova lâmpada de jardim entre diferentes usuários usando as subtarefas. Assim se pode ver como cada tarefa vai definindo o resultado final! Diferentes usuários vão sendo atribuídos a diferentes partes do lançamento, criando gráficos da nova lâmpada no facebook e contatando com bloggers para promover a nova linha.
5. Agregue documentos e comentários na tarea:
A cada tarefa ou subtarefa você pode adicionar comentários para ajudar a compreender os detalhes. Cada vez que seleciona uma tarefa aparece na barra lateral toda a informação extra que sua equipe pode necessitar incluindo data de vencimento, quem era o responsável pela tarefa e o estado dela.
Também pode entrar e adicionar comentários. E uma ferramenta perfeita para agregar instruções e comentários de feedback sobre a tarefa ou anexar documentos importantes.
6. Compartilhe documentos, chats de grupos ou videochat para colaborar em tempo real:
Um dos principais problemas de trabalhar online é manter sua equipe interconectada. Com Hibox, você pode usar o chat para comunicar-se em tempo real de qualquer lugar. Esqueça o e-mail offline ou visitas inoportunas em seu escritório. Se o que deseja é uma comunicação mais pessoal pode mudar e realizar uma videochamada para comentar dos detalhes!
A equipe de Modern Lantern trabalha de o centro de design e a sala de conferências. Carrie pode fazer uma videochamada de forma rápida com qualquer um de seus colaboradores do dentro de design para discutir os detalhes do seu novo projeto com somente um “click”.
7. Use seu novo assistente pessoal com AI:
Hibox criou um assistente pessoal para sua equipe. Enquanto bate-papo ou analisa seu projeto , Hibox usa um processador de linguagem natural para reconhecer quando uma mensagem que tenha enviado pode ser uma tarefa e te perguntar de forma automática se deseja converter a mesma em uma tarefa na mesma sala do chat. Este sistema não esquece nenhum detalhe, todos eles se transformam em tarefas de forma automática! Além disso, estamos preparando mais atualizações no sistema de AI que ajudaram aos administradores a atribuir as tarefas aos melhores usuários, dependendo da carga de trabalho dos membros da equipe e da habilidade de cada um deles.
“Hibox nos permitiu transformar nossa criatividade em resultados tangíveis. Podemos colaborar em tempo real e organizar múltiplos projetos para lançar rapidamente nossos desenhos e projetos. Não somente podemos estar conectados enquanto realizamos o projeto como podemos transformar conversas em produtividade imediatamente.”
— Carrie Fitzwater, Modern Lantern
Stephen e Carrie Firtzwater, proprietários de Modern Lantern(Kye Lee)
Estas são somente algumas de nossas melhores dicas para levar adiante seus projetos em Hibox. Experimente você e sua equipe a versão gratuita de teste ou peça uma demo e nos permita mostrar como Hibox pode ajudar sua equipe a ser mais produtiva e interconectada.
Comece com a versão de prova e construa o melhor espaço de trabalho digital para seu projeto em Hibox agora mesmo.
