techniques for managing tasks

3 técnicas para organizar tus tareas como un profesional

Spencer Coon
mar 23, 2017

Todos hemos estado en la situación en que estás de camino a casa después de un día de trabajo, pensando en todas las tareas que tendrías que haber hecho durante el día y de golpe recuerdas todas las consecuencias de no haber hecho todas estas tareas.

Para que no ocurran estas situaciones existen docenas de recomendaciones sobre cómo organizar tus tareas. Muchos de nosotros nos estancamos organizando todas las tareas de forma productiva y gastamos el tiempo en todo menos en lo importante, las tareas.

Vamos a enseñarte 3 técnicas realmente eficientes y que combinándolas te permitirán organizarte como un profesional.

1. Minimizar las reuniones

¿Para qué sirven las reuniones?  Para mucha gente (tu jefe, por ejemplo), las reuniones son eventos sociales o de demostración de poder, para otros es solo una oportunidad para perder tiempo. Pasando horas sentados de las cuales solo 5 minutos son productivos. Tenemos un mal hábito de “email-meeting-email” donde realmente no hacemos nada productivo.

Las reuniones no son el sitio donde realmente hacemos trabajo. Lo mejor que podemos hacer es encontrar una estrategia para acabar con ellas. Si tienes que organizar reuniones, ten en cuenta el tiempo y utiliza un gestor de tareas online para organizar planes factibles y reales para así conseguir que las cosas funcionen-no hagas solo un email resumen. Si tienes que asistir a ellas, ten preparada una buena excusa para poder decidir a tu voluntad.

2. Crea diferentes objetivos, a corto y a largo plazo

Normalmente no hay necesidad de hacerlo todo en el modo multitarea. A no ser que hayas ido posponiendo todas tus fechas límite. Tú y tus superiores debéis tener las tareas divididas en anuales, mensuales y semanales.

Anuales:

Haz una lista de los objetivos que quieres conseguir en el periodo de un año. Piensa en objetivos ambiciosos. Intenta utilizar este periodo para ver qué es lo que esperáis en el futuro tanto de tu trabajo como de tu equipo

Mensuales:

Después de revisar tus objetivos anuales, céntrate en los mensuales. Prepara de manera inteligente tareas mensuales, así será más fácil ver como tus pequeñas acciones se van compenetrando y te van acercando a tu objetivo y a los de tu equipo.  

Semanales:

Ve un paso más allá con los objetivos semanales basados en la consecución de tus objetivos mensuales. Te puede ser realmente útil separar las tareas en categorías y hacer estimaciones del tiempo que tardarás en hacer cada tarea. Usando este método no tendrás la presión de las fechas límite. Tú decides que tarea haces dependiendo de tu energía y tu carga de trabajo. Con esta decisión intrínseca, se ha demostrado que se trabaja de una manera mucho más productiva. PD: es vital conocer las limitaciones de cada uno, saber cuándo estás llegando a tu límite y saber parar a tiempo. La práctica es el mejor aliado para saber el volumen de tareas que tienes puedes hacer en una semana.

3. Gestiona el tiempo con la técnica de Pomodoro

Una vez hayas ganado tiempo reduciendo el tiempo perdido en reuniones y periodificando las tareas, ¡es tiempo de hacerlas!

La técnica de Pomodoro te ayudará a trabajar en tus tareas, aumentando la concentración en pequeños periodos de tiempo. Al disminuir la distracción mientras haces una tarea, serás capaz de hacer mucho más trabajo en menos tiempo.

Te enseñamos como:

  1. Escoge una tarea
  2. Cronométrate 25 minutos, estos 25 minutos serán de trabajo.
  3. Tómate un pequeño descanso (de 3-5 minutos)
  4. Cada 4 Pomodoros tómate un largo descanso (15-30 minutos)
  5. Continua con este ciclo hasta que hayas terminado tu tarea y luego empieza otra.

Esta técnica es una forma fácil y sencilla de aumentar tu concentración. Pruébala y empieza a gestionar tus tareas como un profesional.

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