Internal communication tools

Você deve abandonar o e-mail e trocá-lo por ferramentas de comunicação interna?

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Mariano Rodríguez Colombelli
mai 03, 2018

Todo o trabalho que nós fazemos é online agora, mesmo que estejamos juntos no escritório. Nós interagimos, colaboramos e fazemos o trabalho real no espaço digital. Mas até mesmo a maneira que as empresas estão se comunicando digitalmente está se tornando obsoleta e ineficiente. As empresas que estão migrando para ferramentas de comunicação mais modernas estão vendo grandes aumentos de produtividade e melhoria na qualidade do trabalho.

Métodos antiquados de comunicação, como o e-mail, estão roubando até 6,3 horas do tempo dos funcionários a cada dia. A maneira que você se comunica não deve ser inconveniente a ponto de os funcionários gastarem mais tempo organizando a comunicação do que fazendo o trabalho de verdade. Existem novas ferramentas de comunicação interna que são simples, intuitivas e oferecem suporte ao trabalho focado.

Ferramentas de comunicação interna eliminam os pontos críticos de métodos obsoletos como o e-mail para aumentar a produtividade e economizar tempo

Diminua a distância entre conversa e ação com ferramentas de comunicação interna:

O e-mail é apenas uma versão digital do correio tradicional. É basicamente um método de comunicação um a um e não tem suporte a conversas intuitivas e em tempo real. As informações se perdem em encadeamentos de e-mails e é difícil ligar os pontos sobre o que precisa ser feito quando se tem várias pessoas e encadeamentos. O e-mail funciona bem para anúncios em geral, mas não levam a ações produtivas com relação à conversação. Não existem tarefas a serem seguidas ou responsabilidades. Substituir o e-mail por um método mais rápido e intuitivo de comunicação interna como o chat da empresa é mais eficiente. Você pode rolar pra cima e pra baixo, procurar e convidar quantas pessoas forem necessárias para uma sala de chat, para que todo mundo seja incluído e nenhuma informação se perca. É muito mais organizado que encadeamentos de e-mail bagunçados. O Hibox é uma ótima opção para ferramentas de chat interno para empresas porque você pode criar tarefas diretamente desde sua sala de chat para transformar planos em trabalho.

Ferramentas de comunicação interna

Torne a colaboração em tempo real possível, ao contrário do e-mail:

Com os encadeamentos de e-mail, não existe muito trabalho colaborativo em grupo, apesar de todo mundo estar trabalhando online. O trabalho é muito segregado. Versões de arquivos vão e voltam conforme os usuários fazem atualizações e comentários. Isto dá muita margem para erros, versões incompletas, confusão e trabalho perdido. O uso de ferramentas colaborativas como o Google Drive, combinado com o chat da empresa, é mais colaborativo. A sua equipe pode editar documentos e adicionar comentários via chat sem confundir as versões. Todo mundo está atualizado com a versão mais recente e pode contribuir com as suas ideias. Isso acelera o processo de aprovação e finalização para que o trabalho aconteça mais rapidamente, fazendo a sua equipe seguir para a próxima tarefa.

ferramentas de comunicação interna

Elimine o maior matador de tempo dos seus funcionários – o e-mail

O e-mail se tornou mais uma distração do que uma ferramenta de comunicação interna. Toda vez que um funcionário recebe uma notificação de e-mail, pode levar até 23 minutos para que ele volte a focar em uma tarefa. Esta quantidade de tempo algumas vezes por dia pode acabar com a produtividade da sua equipe. O foco deve ser no trabalho de verdade e não na comunicação sobre o trabalho. Se livrar do e-mail interno e deixá-lo apenas para comunicação externa ajuda a manter os funcionários focados e a comunicação organizada. Eles podem responder de maneira rápida e intuitiva a perguntas e comentários diferentes via chat e voltarem ao trabalho sem ter que rolar através de encadeamentos e esvaziar as suas caixas de entrada.

Alterne reuniões ou chamadas de conferências inúteis por videoconferências em grupo:

Tanto que você esteja em um escritório quanto trabalhando com uma equipe completamente remota, você provavelmente passa a maior parte do dia trabalhando individualmente em seu escritórios. As reuniões são outro protocolo obsoleto e que custa ainda mais tempo aos funcionários. Os funcionários relatam que eles passam várias horas por semana se preparando para reuniões de “atualização” que não trazem muitos resultados. As reuniões geralmente não são colaborativas. Elas geralmente são apenas um gerente falando e muitas pessoas prestando pouca ou nenhuma atenção. Devolva este tempo aos funcionários para que eles o gastem com trabalho de verdade usando ferramentas de comunicação interna como o Hibox, onde você pode iniciar facilmente uma videoconferência para discutir detalhes e atualizações em minutos. É mais eficiente ter ligações quando uma questão ou problema surge do que esperar por uma reunião semanal. Tudo pode acontecer mais rápido desta forma. Combinado com um chat para acompanhar, discutir detalhes, compartilhar arquivos e atribuir tarefas, esta é a maneira mais eficiente de “fazer reuniões”.

Ferramentas de comunicação interna
Até mesmo algumas das maiores empresas com registros impressionantes começarão a perder terreno se elas não atualizarem como as suas equipes estão trabalhando juntas para que possam ter um desempenho mais rápido e melhor contra os concorrentes. Os métodos de comunicação interna dos últimos 15 anos estão rapidamente se tornando obsoletos, apesar de ainda serem regra em vários escritórios. Fazer algumas mudanças nas ferramentas de comunicação interna que você usa pode fazer uma grande diferença na produtividade da sua equipe. Experimente o Hibox para ter uma solução tudo em um para ter uma melhor comunicação e colaboração internas.

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