Tools to improve your tea’s project productivity

Estas são as principais ferramentas para melhorar a produtividade do projeto de sua equipe

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Mariano Rodríguez Colombelli
Oct 31, 2017

Parece que este ano (e os cinco últimos) foram o ano da produtividade.  Vamos falar sobre algumas ferramentas úteis!

Com as pequenas equipes de startups ultrapassando grandes corporações tradicionais e fazendo muito mais com menos, a produtividade é um fator chave no local de trabalho. Em vez de confiar apenas na força de trabalho bruta, as empresas têm que pensar em trabalhar de forma mais inteligente, em vez de contratar mais e mais funcionários.

Felizmente, a tecnologia de negócios se manteve. Existem novas ferramentas inundando o mercado todos os anos para ajudar os funcionários a trabalhar mais rápido e melhor. Pode ser uma tarefa desanimadora determinar quais ferramentas são melhores para se manter atualizado às inovações. Felizmente, fizemos a pesquisa para você e testamos algumas ferramentas que você não ouviu falar ainda.

Aqui estão as melhores ferramentas que ajudarão você e os membros da sua equipe a gerenciar melhor os projetos do escritório

TimeDoctor

O nome praticamente diz tudo. O TimeDoctor ajuda você a solucionar os problemas de gerenciamento de tempo da sua equipe e permite que você compreenda como alcançar a produtividade ideal. TimeDoctor  te mostra onde os membros da equipe gastam mais tempo. Não apenas é útil para eliminar distrações, mas para saber onde os processos de trabalho precisam melhorar. Se o seu time tiver que gastar 60% do dia respondendo e-mail para avançar com um projeto, talvez outra forma de comunicação seja melhor. Além disso, você pode identificar quais tarefas ocupam o mais tempo e distribuir o trabalho de forma equitativa.

Acompanhe o tempo para melhorar a produtividade da equipe de projetos

Scannable

Scannable da Evernote é uma ferramenta rápida e fácil que todos em sua equipe podem usar individualmente ou em conjunto. O Scannable permite que você digitalize documentos, contratos, anúncios, material de impressão, etc. com um smartphone e faça o upload em um arquivo compartilhável instantaneamente. É uma ótima maneira de garantir que todos os seus arquivos e documentos sejam “digitalizados” e acessíveis por todos. Se seus membros da equipe de vendas ou marketing estiverem fora, eles podem capturar e compartilhar novas idéias para material impresso ou o cartão de visita de um cliente potencial com um clique!

IFTTT

O IFTTT é uma ferramenta que permite que você automatize facilmente as tarefas repetitivas on-line para que você e sua equipe possam economizar tempo em algumas coisas e ainda se certificar de que sejam concluídas. Funciona como uma fórmula: se “você faz isso”, então “isso faz isso”. Por exemplo, se sua equipe publicar um novo blog e uma postagem no Facebook, você pode enviar automaticamente um lembrete de e-mail para que todos curtam e compartilhem. Outro exemplo: durante um projeto, você pode configurá-lo para que toda a sua equipe seja notificada quando um importante cliente ou executivo responde a um e-mail. É simples, mas essas coisas se acumulam! Deixar que essas pequenas coisas passem desapercebidas pode ser mais dispendioso do que você pensa.

Confira mais ferramentas para melhorar seu nível de produtividade:

Expensify

O gerenciamento de projetos pode ser uma bagunça quando você tem membros da equipe se inscrevendo em novas ferramentas, gastando aqui e ali em coisas que precisam para manter o projeto em movimento. Expensify ajuda você a se manter atualizado das despesas da equipe. Os funcionários podem tirar fotos e capturas de tela de recibos e enviá-los para o responsável para ser automaticamente aprovado, ou aguardar aprovação e ser reembolsado sem o trabalho de contabilidade extra. Esta é uma ótima maneira de automatizar outra dessas tarefas, que muitas vezes leva muito tempo longe do trabalho real.

Rapportive

Esta pequena e divertida extensão do Google Chrome pode poupar muitas perguntas e explicações. Diga à sua equipe que instalem o mais rápido possível. Esta extensão vai te mostrar uma biografia para qualquer pessoa que tenha te enviado um email quando você abrir este e-mail. Desta forma, sua equipe não precisa procurar um nome ou e-mail ou ainda perguntar quem é uma pessoa quando estão em contato ou trocam um correio eletrônico! É uma ótima ferramenta para reunir uma nova equipe em um projeto, lidar com parceiros externos ou interagir com lideranças como equipe.

Hibox

Surpresa, surpresa. Mas, honestamente, isso é verdadeiramente o que usamos como equipe para organizar grandes projetos. Hibox nasceu ajudando grandes bancos internacionais como o BBVA a planejar seus projetos e agora ajuda muitas equipes de todos os tamanhos a fazer o mesmo. Com a Hibox, sua equipe pode configurar salas de bate-papo em grupo para projetos individuais (ilimitados), criar tarefas e compartilhar arquivos diretamente no chat. Você também pode fazer chamadas de vídeo diretamente da Hibox, sem precisar de nenhuma outra ferramenta, para que seu time permaneça conectado pessoalmente a qualquer momento ao longo de seu projeto, independentemente de onde estiver. Todo o seu time pode fazer um brainstorm, prestar contas e realizar tarefas em um só lugar. Experimente a Hibox gratuitamente para sua equipe hoje!

Junte seu novo time para melhorar a produtividade da equipe de projetos

Às vezes, a chave para a produtividade não é um sistema caro de gerenciamento de projetos, mas se ocupar das pequenas coisas que custam o tempo e energia de sua equipe ao longo de um projeto. Experimente alguns destes e veja quanto tempo você pode economizar com elas.

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