productive task management

Os 5 segredos para o gerenciamento de tarefas para ser mais produtivo

Mariano Rodríguez Colombelli
Abr 06, 2017

Através da prática comprovada e verdadeira, eu restringi a cinco segredos que achei extremamente úteis para gerenciar minhas tarefas melhor, me sentir menos pressionada e, em geral, conseguir fazer mais coisas. Nenhuma delas é complicada demais ou requer uma reflexão muito grande sobre a vida; estas são mudanças positivas que você pode fazer hoje.

1. Gerenciando ciclos de energia:

Existem um milhão de artigos por aí, sugerindo que você acorde às 5h e siga um determinado cronograma de produtividade. Nenhum deles leva em consideração seus ciclos pessoais de energia ou circunstâncias. Se você não fizer isso, você pode causar a si mesma muito mais frustração do que o necessário. Você não precisa de “energia máxima” e trabalhar duro o tempo todo, você precisa aprender a trabalhar de forma mais inteligente. Uma maneira simples de começar é perceber qual é o seu desempenho nos diferentes momentos ao longo do dia.

Em seguida, anote suas tarefas e as organize em tarefas repetitivas ou pensamento crítico, tarefas focadas. Agende suas tarefas para os momentos adequados do dia, quando você está no seu melhor estado de espírito. Não tente seguir o cronograma de outra pessoa; o cérebro deles não é seu.

2.  Seja realista (e indulgente) com o tempo:

Um dos meus maiores erros de produtividade é pensar que eu sou uma supermulher e tenho a capacidade de terminar coisas que eu sei que no fundo vão precisar de uma boa quantidade de tempo em “cerca de 20 minutos”. Se você é alguém que agenda o seu dia, isso pode tirar você dos trilhos rapidamente.

Eu desisti das minhas expectativas irrealistas. Em vez de tentar estimar quanto tempo minhas tarefas iriam levar, eu agora simplesmente escolho 3 a 4 tarefas importantes por dia para concluir e as agendo em intervalos de tempo que são suficientes, mas não absolutos. Isso permite que eu adicione algum tempo para pensar quando eu estou trabalhando em algo mais criativo sem me sentir apressada e meu trabalho fica geralmente melhor.

3. Compartilhe com alguém:

Existe alguma coisa sobre a simples ideia da percepção de alguém assistindo que ajuda a aumentar a motivação para fazer as coisas. Você pode fazer isso de várias maneiras diferentes. Com minha equipe ou um amigo próximo, compartilhar minha lista de tarefas e agenda funciona bem. Um exemplo ainda mais fácil é simplesmente enviar mensagens de texto para alguém sobre o que você planeja fazer. Uma vez que você expande suas responsabilidades e mostra para alguém, elas vão parecer mais concretas. Você vai se sentir como se elas tivessem prazos, em vez de sugestões. E assim a pressão adicionada (o tipo bom) virá! Existe um impulso quando você se força a viver de acordo com suas expectativas diante dos outros.

4. Anote fisicamente:

Não me entenda mal, as listas de tarefas de papel para gerenciamento de tarefas são impossíveis quando se trabalha com uma equipe. Eu realmente tenho que ter todas as nossas tarefas gerenciadas no mesmo espaço de trabalho digital para que o trabalho seja produtivo. Mas para minhas tarefas pessoais, eu descobri recentemente que eu preciso fazer algo diferente para ser produtiva. Eu tentei vários aplicativos de gerenciamento de tarefas pessoais, lembretes, listas de verificação no meu telefone, etc. Existe alguma coisa sobre o fato de, por ser digital, parecer como um e-mail irritante e inútil ou uma notificação de mídia social em vez de uma tarefa que eu preciso concluir. É muito mais fácil para mim eliminar uma tarefa pessoal digital.

Quando eu escrevo as coisas na caneta em uma agenda física, eles se tornam permanentes e imutáveis. Eu fico muito mais animada em dar a elas algo como um prazo de verdade. Isso também me ajuda a compartimentar as tarefas de trabalho/vida melhor para me sentir menos sobrecarregada.

5. Agende sua semana, não cada dia:

Se você está frequentemente apertando “lembre-me mais tarde” ou movendo para o dia seguinte as tarefas diárias que você configurou para si mesma, você precisa repensar em como você está configurando sua agenda. Todas as tarefas não são de igual importância ou precisam ser feitas o mais rápido possível. Isso é algo que ainda às vezes acontece comigo e me deixa frustrada quando eu não tenho tudo feito na segunda-feira e terça-feira da minha semana.

Estas são apenas algumas mudanças que eu aprendi a fazer que realmente resumem a leitura de toneladas de artigos sobre “corte de produtividade”. Espero que estas dicas sejam úteis para encontrar a sua busca pelo sistema de gerenciamento de tarefas definitivo para si mesma!

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