A multitarefa está acabando com a produtividade da sua equipe

Multitarefa não está realmente ajudando você!

Nosso escritório começou com apenas alguns membros da equipe do tipo “pau para toda a obra”, assim como muitos de vocês, eu tenho certeza, que também passaram por isso. Para as empresas de hoje, graças ao ritmo rápido de tudo, assumir múltiplos papéis é um padrão para os funcionários. Por sorte, os millennials parecem se orgulhar da sua capacidade de ser “multitarefa”.

Com prazos mais apertados, horários de 24 horas e um senso de urgência maior em todos os cenários de negócios, a multitarefa parece ser o único caminho para o sucesso.

Bem, isso não é completamente verdade, de acordo com diversos estudos científicos.

As pessoas que tentam fazer múltiplas tarefas no trabalho na verdade experimentam uma diminuição de 40% na produtividade geral. E, na verdade, apenas 2% de nós podem realizar multitarefa com sucesso.

A multitarefa é o piloto automático no trabalho para a maioria de nós. O que devemos fazer em vez disso é nos envolver em trabalhos aprofundados em períodos ao longo do dia.

O que é “Trabalho Aprofundado”?

O trabalho aprofundado é “a capacidade de se concentrar sem distração em uma tarefa cognitivamente exigente”, de acordo com o planejador de produtividade, Cal Newport. Aqueles que constantemente se envolvem em trabalhos aprofundados realmente desenvolvem habilidades para processar informações complicadas e produzir trabalho de qualidade de forma mais eficiente. Muito mais eficiente do que um empregado que está constantemente tentando fazer várias tarefas.

Então, como paramos de promover a multitarefa e começamos a promover o trabalho aprofundado no escritório?

Existem alguns métodos diferentes que você pode começar a apresentar para ajudar seus funcionários a se tornar verdadeiramente produtivos:

1. O trabalho tem que ser duro às vezes

Uma das coisas inevitáveis ​​sobre o trabalho verdadeiro e duro é que nem sempre vai ser divertido. Muitas empresas estão focadas em tornar tudo envolvente e colaborativo, mas produtividade está sendo prejudicada. Precisamos reintroduzir as ideias de que haverá períodos ao longo do dia em que os indivíduos terão que se abaixar e fazer as coisas chatas. Mas sempre recompense tempos de trabalho duro com pausas relaxantes regularmente para manter todos motivados.

2. Programe períodos de tempo ininterruptos

A quantidade de vezes por dia em que os membros da sua equipe provavelmente são interrompidos ao longo do dia por e-mails, ligações, reuniões, etc. provavelmente é muito mais do que você percebe. Demora cerca de 20 minutos para que alguém se reorientar em uma tarefa depois de receber uma notificação. Você pode imaginar quanto tempo é desperdiçado com a reorientação por causa da multitarefa constante? É muito mais eficiente simplesmente se envolver em períodos de trabalho aprofundado ininterrupto. Permita que os funcionários agendem blocos de tempo ininterrupto para se concentrarem nas tarefas ao longo do dia e se comunicarem e colaborarem fora desse horário agendado.

3. Permita espaços fechados

Parte do trabalho aprofundado é eliminar todas as distrações. Muitas empresas eliminaram o espaço de trabalho privado em favor dos ambientes mais colaborativos, como o espaço para escritórios abertos. Embora isso tenha as suas vantagens, é também uma grande oportunidade para a distração. Permitir um espaço onde os funcionários podem se bloquear do resto do grupo para se concentrar por horas durante um período é uma maneira ótima de incentivar a concentração completa sem distração.

4. Defina prazos sérios

Existe algo sobre um prazo apertado que faz com que as pessoas tenham um grau maior de concentração. Lembre-se das horas de estudos antes das provas na escola. Tente usar a mesma tática com sua equipe. Aumente suas expectativas de prazo e coloque prazos nas tarefas que normalmente não manteria um senso de urgência. Sem essa sensação de urgência, é fácil cair rápido nas distrações e sair do modo de trabalho aprofundado.

Embora o trabalho aprofundado seja geralmente uma façanha individual, ele ajuda a usar táticas como essas para promover um maior nível de concentração entre os membros da equipe no trabalho. Você perceberá menos tarefas e projetos concluídos pela metade, bem como uma maior qualidade do trabalho no geral. Esperamos que essas dicas sejam úteis para você e sua equipe e que você possa aplicar algumas delas no seu próprio trabalho!