No multitasking for a better team productivity

A multitarefa está acabando com a produtividade da sua equipe

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Mariano Rodríguez Colombelli
Jul 25, 2017

Multitarefa não está realmente ajudando você!

Nosso escritório começou com apenas alguns membros da equipe do tipo “pau para toda a obra”, assim como muitos de vocês, eu tenho certeza, que também passaram por isso. Para as empresas de hoje, graças ao ritmo rápido de tudo, assumir múltiplos papéis é um padrão para os funcionários. Por sorte, os millennials parecem se orgulhar da sua capacidade de ser “multitarefa”.

Com prazos mais apertados, horários de 24 horas e um senso de urgência maior em todos os cenários de negócios, a multitarefa parece ser o único caminho para o sucesso.

Bem, isso não é completamente verdade, de acordo com diversos estudos científicos.

As pessoas que tentam fazer múltiplas tarefas no trabalho na verdade experimentam uma diminuição de 40% na produtividade geral. E, na verdade, apenas 2% de nós podem realizar multitarefa com sucesso.

A multitarefa é o piloto automático no trabalho para a maioria de nós. O que devemos fazer em vez disso é nos envolver em trabalhos aprofundados em períodos ao longo do dia.

O que é “Trabalho Aprofundado”?

A multitarefa está matando sua produtividade

O trabalho aprofundado é “a capacidade de se concentrar sem distração em uma tarefa cognitivamente exigente”, de acordo com o planejador de produtividade, Cal Newport. Aqueles que constantemente se envolvem em trabalhos aprofundados realmente desenvolvem habilidades para processar informações complicadas e produzir trabalho de qualidade de forma mais eficiente. Muito mais eficiente do que um empregado que está constantemente tentando fazer várias tarefas.

Então, como paramos de promover a multitarefa e começamos a promover o trabalho aprofundado no escritório?

Existem alguns métodos diferentes que você pode começar a apresentar para ajudar seus funcionários a se tornar verdadeiramente produtivos:

1. O trabalho tem que ser duro às vezes

Uma das coisas inevitáveis ​​sobre o trabalho verdadeiro e duro é que nem sempre vai ser divertido. Muitas empresas estão focadas em tornar tudo envolvente e colaborativo, mas produtividade está sendo prejudicada. Precisamos reintroduzir as ideias de que haverá períodos ao longo do dia em que os indivíduos terão que se abaixar e fazer as coisas chatas. Mas sempre recompense tempos de trabalho duro com pausas relaxantes regularmente para manter todos motivados.

2. Programe períodos de tempo ininterruptos

A quantidade de vezes por dia em que os membros da sua equipe provavelmente são interrompidos ao longo do dia por e-mails, ligações, reuniões, etc. provavelmente é muito mais do que você percebe. Demora cerca de 20 minutos para que alguém se reorientar em uma tarefa depois de receber uma notificação. Você pode imaginar quanto tempo é desperdiçado com a reorientação por causa da multitarefa constante? É muito mais eficiente simplesmente se envolver em períodos de trabalho aprofundado ininterrupto. Permita que os funcionários agendem blocos de tempo ininterrupto para se concentrarem nas tarefas ao longo do dia e se comunicarem e colaborarem fora desse horário agendado.

3. Permita espaços fechados

Parte do trabalho aprofundado é eliminar todas as distrações. Muitas empresas eliminaram o espaço de trabalho privado em favor dos ambientes mais colaborativos, como o espaço para escritórios abertos. Embora isso tenha as suas vantagens, é também uma grande oportunidade para a distração. Permitir um espaço onde os funcionários podem se bloquear do resto do grupo para se concentrar por horas durante um período é uma maneira ótima de incentivar a concentração completa sem distração.

Algum tempo sozinho para uma melhor produtividade

4. Defina prazos sérios

Existe algo sobre um prazo apertado que faz com que as pessoas tenham um grau maior de concentração. Lembre-se das horas de estudos antes das provas na escola. Tente usar a mesma tática com sua equipe. Aumente suas expectativas de prazo e coloque prazos nas tarefas que normalmente não manteria um senso de urgência. Sem essa sensação de urgência, é fácil cair rápido nas distrações e sair do modo de trabalho aprofundado.

Embora o trabalho aprofundado seja geralmente uma façanha individual, ele ajuda a usar táticas como essas para promover um maior nível de concentração entre os membros da equipe no trabalho. Você perceberá menos tarefas e projetos concluídos pela metade, bem como uma maior qualidade do trabalho no geral. Esperamos que essas dicas sejam úteis para você e sua equipe e que você possa aplicar algumas delas no seu próprio trabalho!

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