Os melhores métodos e ferramentas para compartilhamento de tarefas com uma equipe pequena

No últimos anos, empresas novas operadas apenas por poucas pessoas com recursos limitados, têm sido capazes de passar à frente de muitas empresas com centenas ou milhares de funcionários. A tecnologia tornou isso possível para as equipes pequenas criarem ondas enormes de mudança e inovação. As equipes pequenas são frequentemente a origem das grandes ideias e os catalisadores de mudanças até das grandes organizações. Quando uma equipe pequena sabe como compartilhar efetivamente as tarefas e colaborar nos projetos, elas são imbatíveis.

Nem todo mundo tem que ser uma superestrela do gerenciamento e da eficiência. Equipes talentosas não são apenas para os gigantes da tecnologia. Algumas das mais impressionantes equipes pequenas simplesmente sabem como trabalhar bem juntos, trazendo o melhor para todos os membros.

Aqui estão dicas e ferramentas para que você possa experimentar o compartilhamento de tarefas com sua equipe:

Elimine listas de coisas a fazer e use uma plataforma de gerenciamento de tarefas para compartilhar tarefas

Equipes que perdem tempo em reuniões uma ou duas vezes por semana, e então “delegam” trabalho para ter os membros da equipe fazendo suas próprias listas de tarefas, e trabalhar completamente separados pode levar a mal entendidos e confusão. É muito mais efetivo ter um sistema digital de colaboração, onde as tarefas podem ser delegadas, atribuídas, organizadas e rastreadas pela equipe inteira. Desta forma, todos veem exatamente onde suas tarefas são devidas e, o mais importantes, por que. Os funcionários são motivados a desenvolver melhor suas tarefas em equipes quando eles veem onde seu trabalho está se encaixando.

Combine comunicação e compartilhamento de tarefas

Ter que pular de um método de comunicação para outro e então para uma plataforma de conversas para organizar tarefas, não é eficiente ou produtivo para as equipes. Com uma pequena equipe, os processos devem ser incrivelmente simples para ter vantagem de agilidade e trabalho rápido com apenas algumas pessoas. Elimine as etapas entre conversas e crie tarefas para se certificar que as coisas estão indo bem de uma forma bem organizada. Use uma plataforma de gerenciamento de tarefas como o Hibox, que tem chat interno para empresas com gerenciamento de tarefas embutido.

Inclua arquivos, comentários e descrições quando você compartilha tarefas

Semelhante à comunicação, é tão frustrante quando você precisar abrir diversas outras janelas e ferramentas para conseguir fazer, o que você necessita para realização de uma tarefa. Torne isso fácil para sua equipe e simplifique seu processo, incluindo todos os arquivos relacionados, comentários, e uma descrição com uma tarefa em uma plataforma como o Hibox. Os membros da sua equipes pouparão tempo, tendo tudo o que eles precisam para ter um trabalho direto, disponível e organizado por tarefa, nas suas respectivas listas de tarefas prontas. O Hibox permite que você compartilhe arquivos do Dropbox, Box e Google Drive juntamente com comentários para mais instruções, bem como subtarefas se você quiser dividir o seu trabalho. As subtarefas podem ser atribuídas para vários membros da equipe para melhor organizar o trabalho em equipe.

Certifique-se que o processo no trabalho seja claro e transparente

Os membros da equipe podem ficar frustrados e perdidos quando não fica claro para eles os andamentos coletivos do trabalho em equipe. Compartilhar tarefas deve ser algo feito de maneira transparente e bem organizada, para que todos saibam exatamente o que se passa. A prestação de contas para cada membro da equipe, no papel de um todo no projeto, ajuda a promover a produtividade. Usar uma calendário de projetos das tarefas como o Hibox permite a todos os usuários ver exatamente o que é esperado, para completar antes dos prazos. As tarefas podem ser distribuídas diretamente no calendário. As equipes podem usá-la para distribuir melhor o trabalho, para ter certeza de que tudo está sendo feito em tempo ao se trabalhar com múltiplos projetos.

Equipes pequenas e seus desempenhos continuarão se tornando cada vez mais importantes, bem como o ambiente empresarial começa a se mover mais rápido e a ocorrerem alterações inesperadas. Os membros da equipe precisam trabalhar extremamente bem juntos, para vencer a concorrência e trazer ideias à vida, de forma rápida e eficaz. Para uma solução de compartilhamento de tarefas completa, experimente o Hibox gratuitamente hoje.