Como utilizar a definição de metas para aumentar a produtividade

Mariano Rodríguez Colombelli
Mai 04, 2017

Produtividade é engraçado. Nós falamos o tempo todo sobre aumentá-la, melhorá-la e ver mudanças com ela, porém medir a produtividade é bem complicado. É diferente para cada indústria, equipe ou indivíduo. Você diz que aumentou sua produtividade quando realizou mais tarefas da sua lista do que fazer ou quando escreveu mais palavras hoje do que ontem?

Para mim, sempre existiu os dias em que eu me sentia “mais” ou “menos” produtiva. Foi então que comecei a pensar em como eu poderia ser “mais” produtiva consistentemente. Eu percebi que precisava entender melhor o que significava “ser produtiva” para meu trabalho e começar a medir isso com metas qualificáveis. Você não pode ser arbitrário sobre a produtividade se você está tentando analisá-la e aumentá-la. Até para o trabalho criativo, que por sinal eu faço bastante, metas são vitais para seu avanço.

Aqui estão algumas maneiras que nossa equipe e eu encontramos para usar a definição de metas para aumentar nossa produtividade como time e individualmente.

Determine as suas tarefas que criam valor.

Porque produtividade pode ser tão arbitrária, você e sua equipe primeiro precisam ser honestos sobre quais tarefas são realizadas ao longo do dia que, de fato, criam valor. Para nós e muitas equipes, o email é um dos maiores desperdícios de tempo e assassino de produtividade que geralmente resulta em menos valor criado pelo tempo gasto checando informações e novas mensagens. É fácil olhar e se sentir ocupado sem de fato ter realizado nada que irá gerar faturamento ou as melhorias que você gostaria. Nós determinamos algumas tarefas que nos ajudam diretamente em alcançar nossos objetivos gerais. Nós usamos Hibox para acompanhar e nos manter atualizados sobre essas tarefas. Quando olhar para a produtividade no geral, você deve saber quais tarefas não são relevantes, tomam muito tempo e você não necessariamente avança. A meta aqui deve ser reduzir o tempo gasto em tarefas sem relevância e encontrar maneiras de aumentar a produtividade nas que, de fato, criam valor. Uma coisa que nós realmente precisamos aprender é que existe uma diferença entre estar ocupado e ser produtivo!

Encontre uma maneira de quantificar se o que você faz tem sentido.

O que nós fizemos, também, foi determinar uma maneira de quantificar essas tarefas. Números são universais e, quando tempo e dinheiro estão na mira, eles precisam ser o seu foco. Não há espaço para suposições se você está “aumentando” ou “diminuindo” sua produtividade. Quantificar suas tarefas mais importantes será diferente para cada empresa e área de atuação.  Por exemplo, como uma equipe de vendas, vocês podem querer medir quantas chamadas de acompanhamento vocês estão realizando. Para mim, como escritora e marketer, eu foco nas palavras e peças escritas para aumentar o tráfego no site. Uma vez que você determina uma maneira de aplicar números para suas tarefas que mais criam valor, você irá ter uma visão clara da onde você está e o que realmente significa “aumentar” a produtividade.

Defina metas realistas de curto e longo prazo.

Uma vez que descobrimos o que realmente queríamos terminar e criada uma maneira de quantificar esse processo, fomos capazes de definir metas de curto e longo prazo. Ao invés de estarmos vidrados em “aumentar a produtividade” nós tínhamos metas quantificáveis como “complete mais de 15 chamadas de acompanhamento em um dia.”. Assim é uma maneira muito mais efetiva de motivar funcionários e a você mesmo. Quando você tem uma direção formalizada clara, você e sua equipe são 42% mais prováveis de alcançar as metas. É importante ter em mente que as metas devem ser ambas quantificáveis e realistas. Vejo isso como uma maneira de motivar sua equipe a sempre estar em busca e mover-se para uma melhor produtividade, não sobrecarregando eles com novos padrões sem sentido. Mais do que nada isso deve ajudar sua equipe a ter as metas mais claras e menos estressantes em termos de expectativa. Eu descobri com isso que existe um senso de foco e alívio com menos ambiguidade trabalhado com metas claras.

Desde que introduzimos essa abordagem de produtividade, nossa equipe está mais focada e produtiva do que nunca. É mais fácil para colocar os novos funcionários em nosso ritmo de trabalho com expectativas e direções claras. O mais importante, nós descobrimos o que nos torna “ocupados” e o que nos torna produtivos, para que a gente possa focar em melhorar nas tarefas que criam valor como uma equipe.

Esperamos que essas dicas sejam úteis para você e sua equipe!

Sophia Ellis, Content @Hibox 

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