Como usar uma solução de videoconferência para gerenciar melhor sua equipe

A comunicação rápida possibilitou um melhor trabalho em equipe, estejam elas no mesmo espaço de escritório ou em países separados. Nossa equipe faz as duas coisas! Nós temos nosso escritório central e uma equipe remota. Graças às ferramentas de comunicação e processos que implementamos, trabalhamos em conjunto quase ao mesmo tempo e ninguém fica de fora. Uma das ferramentas mais importantes que usamos é a nossa solução de videoconferência. Sem isso, a comunicação perde um certo toque pessoal e eficiência que afeta a produtividade geral.

E isso faz sentido: mais de 93% da comunicação é não-verbal. Ao debater e colaborar em equipe com opiniões variadas, é importante usar a comunicação completa por meio de videoconferência. Isso muda drasticamente a dinâmica!

Aqui estão algumas maneiras pelas quais sua equipe, no escritório ou remotamente, pode usar melhor a solução de videoconferência para trabalhar melhor em conjunto e aumentar a produtividade

Faça um brainstorming de ideias complexas via videoconferência para obter melhores resultados:

Todos nós sabemos como é frustrante tentar discutir ideias com mais de duas pessoas por meio de um e-mail de discussão. É incrivelmente fácil perder informações, arquivos importantes e, acidentalmente, não colocar alguém importante no CC. Encontrar algo mais antigo pode levar horas e algo muito chato de se fazer. As ideias são atropeladas e esquecidas. Independentemente de você estar no escritório, literalmente a uns metros de seus colegas ou em países separados, você provavelmente estará se comunicando e colaborando on-line. Com algo que requer muitas idas e voltas, como ideias de brainstorming, usar o e-mail é impossível. Elimine a luta dos e-mails usando videoconferência para discutir se você está no escritório ou remotamente. Basta uma rápida chamada de 15 minutos para trocar ideias e substituir horas de e-mails de ida e volta para tentar reunir ideias em um tópico.

Torne a videoconferência uma prioridade para o trabalho remoto:

Equipes remotas exigem trabalhadores independentes que se auto-motivam e podem gerenciar a si mesmos, mas ainda assim, sem uma comunicação fluida e consistente, é difícil manter as coisas andando na mesma direção para todos. Também é importante manter os relacionamentos pessoais dentro de sua equipe fortes, apesar da distância. A videoconferência deve ser uma parte regular do gerenciamento de sua equipe remota. Planeje uma recapitulação de 15 minutos ao começo da semana em um horário que funcione para todos os fusos horários antes que todos se separem em seus próprios horários. Ao discutir ideias e coisas mais complexas, reserve um tempo para agendar chamadas curtas, em vez de enviar mensagens de um lado para outro. Especialmente com as diferenças de fuso horário, a comunicação de coisas simples pode levar muito mais tempo do que o necessário.

Crie mais coesão entre os departamentos com uma solução de videoconferência:

Mesmo que sua equipe esteja no escritório, com que frequência há comunicação entre diferentes departamentos e equipes? As empresas que têm comunicação fluida e frequente entre equipes diferentes criam mais ideias e resolvem mais problemas mais rapidamente. Se você não tem o privilégio de trabalhar num escritório aberto, a videoconferência é essencial para criar o mesmo fluxo de trabalho coeso. Com a videoconferência como parte regular de sua forma de trabalho, sua equipe pode chamar qualquer pessoa para reuniões e pedir um conselho aos especialistas na tomada de decisões. Ele pode ajudar a eliminar muitos conflitos futuros, além de reunir a experiência de seus funcionários de maneira eficiente.

Utilize as videochamadas no escritório com o bate-papo para eliminar o e-mail interno:

Obviamente, se sua equipe está no mesmo escritório, você não tem necessariamente o problema de fuso horário com o qual as equipes remotas lutam, mas muito pouca comunicação face a face ainda acontece. Sua equipe provavelmente ainda está usando e-mail. É a maneira menos eficiente de se comunicar no escritório. Os funcionários relatam gastar até 6,3 horas do dia constantemente verificando e respondendo a e-mails internos. Após uma distração por e-mail, leva 16 minutos, em média, para voltar ao foco. Elimine o e-mail implementando o bate-papo da empresa para mensagens rápidas e usando a videoconferência para discussões. Essa combinação é mais rápida, mais intuitiva, mais organizada e muito menos perturbadora do que e-mail e reuniões. Os funcionários não precisam perder tempo constantemente verificando as Caixas de Entrada e percorrendo as cadeias de emails ao longo do dia. Além disso, todo mundo fica informado em um local central.

Torne a videoconferência ainda mais produtiva com o Hibox:

A desvantagem das reuniões é que elas geralmente não são muito produtivas. Os funcionários entrevistados dizem que mais da metade das reuniões são uma perda de tempo. Você pode usar a videoconferência para eliminar reuniões que desperdiçam tempo e são improdutivas. Seus funcionários, seja no mesmo prédio ou remotos, não precisam deixar o que estão fazendo para ir a uma reunião. A videoconferência também é mais abrangente e elimina algumas das estruturas de preconceito e poder associadas às reuniões tradicionais. Videoconferências curtas são menos prejudiciais para o fluxo de trabalho dos funcionários. Você pode tornar essas chamadas acionáveis organizando-as na Hibox, onde é possível criar tarefas e compartilhar arquivos durante a reunião, em vez de em um email de “acompanhamento” depois. Todos têm todas as informações que precisam ao mesmo tempo em um local central e podem ver os próximos passos após a videoconferência. A melhor parte? Ninguém precisa sair do Hibox para participar de uma videoconferência: gerenciamento de tarefas, bate-papo da empresa, compartilhamento de arquivos e videoconferência estão em uma única plataforma.

Bom gerenciamento e produtividade são fatores que determinam a facilidade com que sua equipe se comunica e planeja em conjunto.  Para aumentar a produtividade da sua equipe com videoconferência e tornar o trabalho em conjunto em um local central simples, experimente o Hibox gratuitamente hoje para obter gerenciamento de tarefas, bate-papo corporativo, compartilhamento de arquivos e videoconferência em um só lugar.