Como usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas para melhorar a produtividade

Mariano Rodríguez Colombelli
Mai 30, 2017

Produtividade é tão importante que ela pode criar ou quebrar empresas. Manter sua equipe organizada e focada nas tarefas mais importantes é a chave para ser um gestor bem sucedido. Então, o que sua equipe está fazendo para monitorar e aumentar a produtividade?

Se você tem dificuldades para compreender maneiras de trabalhar para melhorar sua produtividade, é hora de mudar isso. Você pode estar perdendo uma grande chance de aproveitar sua equipe ao máximo. Felizmente, a tecnologia trouxe algumas soluções incríveis que você pode implementar agora. Ferramentas de gestão de tarefas digitais fazem monitoramento e melhoram a produtividade da sua equipe. Aqui estão alguns maneiras que você pode usar a ferramenta de gestão de projetos e tarefas para melhorar sua produtividade.

Mantenha sua equipe contabilizada e informada:

Sem uma plataforma de gestão de tarefas é fácil falar sobre a atribuição de tarefas sem qualquer maneira acionável e rastreável para se certificar de que você ou outros realmente seguirão. Esta é provavelmente a razão pela qual 67% dos gerentes consideram as reuniões como fracassos. Se não houver maneira de imediatamente colocar os planos em tarefas e prazos com conhecimento individual sobre quais são as expectativas, o resultado é falta de comunicação e progresso ocioso para os projetos. Usando a plataforma de gerenciamento de tarefas para atribuir trabalhos individualmente e definir prazos para objetivos, todo mundo sabe exatamente o que precisa ser feito e pode ser responsabilizado por isso. Não existem mais questões ou pequenas tarefas esquecidas que impeçam o progresso.

Organizar e atribuir no mesmo calendário:

Uma das maiores reclamações sobre usar calendário, como o Google Calendário, para organizar projetos e tarefas para equipes é que ele não foi criado para equipes ou tarefas. Você coloca um prazo em um calendário e é isso. Não existem tarefas atribuídas a membros da equipe, apenas uma notificação abaixo da linha. Uma plataforma de gestão de tarefas te permite organizar e planejar seus projetos e eventos em tarefas acionáveis atribuídas no mesmo calendário. Desse jeito, todos os funcionários envolvidos sabem o que tem que fazer e podem ver seus prazos relativos ao projeto principal. Você não perderá mais nenhuma pequena tarefa no decorrer de um grande prazo e poderá manter a programação como planejado desde o princípio.

Delegar trabalho efetivamente:

Uma equipe de trabalho bem administrada é a melhor maneira para ter um alto desempenho em grupo. É quase impossível delegar, efetivamente, trabalho para uma equipe em um projeto ou prazo sem uma plataforma de gestão de tarefas. Todos precisam poder ver como a contribuição dele participa do projeto global. As sub-tarefas e fluxos de projeto são ideais para isso. Você pode facilmente delegar o trabalho em uma única tarefa para múltiplos membros da equipe e atribuir diferentes datas. Isso faz com que o trabalho em equipe seja mais fácil de monitorar e mais organizado de um jeito que todo mundo possa ver o que está acontecendo. Esse é o sonho de qualquer gestor de projetos. Os membros da equipe são mais proativos em relação ao seu papel no trabalho em equipe se eles dividem a mesma informação e podem ver como seu trabalho contribui para o projeto em geral.

Monitore o progresso e evite os gargalos:

Um dos melhores benefícios de ter uma ferramenta de gerenciamento de tarefas é que você tem uma visão real do que cada um da sua equipe está trabalhando. Com todo mundo trabalhando em suas próprias listas “do que fazer” sem uma ferramenta central de gestão de tarefa é impossível ver como a produtividade da sua equipe realmente é.  É fácil monitorar progresso para membros individuais e projetos como um todo quando você pode ver todas as tarefas atribuídas em um lugar. Além disso, você pode atribuir tarefas para evitar gargalos para ter máxima produtividade em equipe.

Monitorar e melhorar produtividade parece diferente para cada equipe. Mas na linha de base, ter tarefas centralizadas e acionáveis em uma ferramenta de gestão de tarefas que todo mundo está usando simultaneamente é a chave. Sem isso, produtividade é só um termo arbitrário dos negócios. Se você está interessado em uma ferramenta de gestão de tarefas que providencie tudo que sua equipe precisa para melhorar produtividade, experimente a Hibox hoje grátis.

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