set goals for project management software

Como usar o software de gerenciamento de projetos certo para aumentar a produtividade

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Mariano Rodríguez Colombelli
Apr 09, 2018

O software de gerenciamento de projetos pode determinar ou quebrar a direção futura e a capacidade de “acompanhar” o mundo dos negócios que está em constante mudança para empresas grandes e pequenas. Ter a capacidade de criar, executar e aprender de novos projetos com rapidez e eficácia é um atributo raro e extremamente poderoso para qualquer equipe. Existem maneiras simples de melhorar o gerenciamento de projetos que não exigem uma nova equipe ou alterações de funções que são negligenciadas em muitas empresas. Obter as ferramentas e o software certos pode ajudar a melhorar drasticamente a taxa de sucesso de seus projetos. E fazer com que sua empresa fique em posição de liderança.

O software de gerenciamento de projetos não precisa de ser complicado para ser eficaz.

Defina objetivos claros e comuns:

A capacidade de motivar várias pessoas para um objetivo comum é aquela que parece ser intuitiva, mas na verdade é muito difícil na prática. Há algumas mudanças simples que podem ajudar os gerentes a motivar melhor as equipes a trabalharem juntas, alcançando os prazos. Uma delas é ter um lugar central para organizar o trabalho em equipe em torno dos prazos do projeto. Na Hibox, existe um calendário de projeto que permite aos gerentes atribuir tarefas e subtarefas pra que os membros da equipe possam trabalhar em conjunto para alcançar os objetivos de uma maneira organizada. É fácil fazer alterações e, rapidamente, você pode ver o que todos na equipe estão trabalhando e quando terminam os prazos. Isso ajuda a eliminar erros, bem como ajuda todos a se sentirem bem informados. Quando os funcionários são capazes de ver como seu trabalho contribui diretamente para o objetivo comum, eles ficam mais motivados e produtivos.

objetivos software gestão de projetos

Torne a conversa transparente e inclusiva com o software de gerenciamento de projetos:

Um dos maiores pontos críticos dos projetos e do trabalho em equipe é, em geral, o e-mail. O e-mail é demasiado desconectado e é um fator que distrai e não ajudar a equipe a colaborar ou trabalhar bem. Os funcionários passam, em média, 6,3 horas por dia lendo e-mails da empresa. A Hibox anula esse feto permitindo que a equipes criem salas de chat interno da empresa de uma forma que é intuitiva para a comunicação nos projetos. O bate-papo é instantâneo e inclusivo; perfeito para debater ideais. Anula a necessidade de realizar reuniões inúteis que apenas fazem perder tempo e não originam qualquer movimento real. Pode criar e atribuir tarefas nas salas de bate-papo da Hibox, sendo sempre acionável. Com uma comunicação mais transparente, os funcionários sentem que sua opinião está sendo ouvida e vão entender melhor qual o objetivo comum, em vez de ouvir à boca pequena. Funcionários felizes e motivados são 20% mais produtivos.

comunicacão em software de gestão de projetos

Centralize informações importantes:

Uma maneira de aumentar o moral e a produtividade, tornando as coisas mais convenientes, é centralizar todo o seu compartilhamento de arquivos com sua equipe. Com a Hibox, sua equipe pode compartilhar qualquer arquivo das plataformas que você já usa, como Dropbox, Google Drive, e Box diretamente em sua sala de bate-papo e anexado a tarefas, para que as informações fiquem organizadas. Você pode encontrar todos os arquivos que compartilhou em listas de arquivos convenientes para cada sala e, como sempre, é pesquisável. Nada fica perdido em e-mails e não estão sendo enviadas várias versões do mesmo documento. Os membros da equipe têm acesso aos arquivos do Google Drive mais recentes a qualquer momento e podem editar e adicionar arquivos simultaneamente.

troca de arquivos software gestão de projetos

Não se esqueça de manter o trabalho pessoal:

Algo que é fácil esquecer com o trabalho remoto, telas e escritórios separados, é a conexão pessoal como uma equipe. Os funcionários que criam relacionamentos sólidos com outros membros da equipe tendem a estar mais engajados e mais felizes no trabalho, o que leva a uma melhor produtividade. Uma ótima maneira de garantir que sua equipe está pessoalmente conectada, mesmo que você esteja distante, é tornar a videoconferência uma parte regular do seu projeto. Use uma ferramenta de videoconferência, como a da Hibox, pelo menos uma vez por semana, em equipe, para garantir que todos estão conectados. Às vezes, videoconferência é melhor discutir e debater sobre a comunicação digital também.

Facilite processos com um software de gerenciamento de projetos simples:

Frequentemente, os gerentes de projeto tentam organizar e aprimorar as coisas com várias ferramentas, mas geralmente isso causa mais confusão e elas não são utilizadas quando os funcionários retornam às formas antigas, como o e-mail. Simplificar a quantidade de ferramentas necessárias para começar a trabalhar ajuda a aumentar a produtividade e a manter sua equipe junta no mesmo processo. Também é mais barato do que pagar por vários softwares de gerenciamento de projetos. A Hibox oferece todas as funcionalidades que sua equipe precisa para gerenciar projetos sem usar várias autenticações. Com um bate-papo da empresa organizado, gerenciamento de tarefas, compartilhamento de arquivos e videoconferência, todas as ferramentas essenciais para a colaboração do projeto estão incluídas em uma única plataforma. Sua equipe só precisa de se autenticar uma vez e estar em um espaço de trabalho digital completo, onde pode encontrar tudo o que precisa e chegar a qualquer pessoa. É mais fácil introduzir uma ferramenta do que cinco!

O gerenciamento de projetos parece ser algo intuitivo, mas pode ser assustador e a maior fonte de frustração para muitas empresas. Saber que tipo de software de gerenciamento de projetos usar e como usá-lo pode fazer uma grande diferença no sucesso de seus projetos e da empresa. Experimente hoje a Hibox gratuitamente e junte sua equipe para seu próximo projeto.

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