Remote work tips

Como trabalho remotamente para 5 empresas em 5 países

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Sophia Ellis
Dec 18, 2017

Você quer gerenciar seu “escritório” digital e poder trabalhar remotamente? Aqui tem algumas dicas baseadas na minha própria experiência.

Já faz quase um ano e meio desde que comecei a trabalhar à distância. Meu primeiro empregador remoto era, justamente, Hibox, quem construiu um espaço de trabalho digital para equipes que trabalham remotamente. Então, nós realmente conseguimos testá-lo. Durante um ano e meio, trabalhei perfeitamente com o meu time na sede de Barcelona, ​​Argentina e  Brasil. Durante esse ano, viajei entre dois países e sete cidades.

Depois de somar um cliente após o outro, agora tenho 5 clientes em 5 países diferentes. Mudei de “base” pelo menos 7 vezes: Los Angeles, Las Vegas, Dallas, Nova York e agora Barcelona, ​​Espanha.

Eu me definiria como “nômade digital”.

Estou prestes a passar mais um mês no exterior, longe do meu agora escritório atual, agora em “casa”, viajando pelos Estados Unidos.

Estive escrevendo sobre a minha situação de trabalho única por algum tempo e estou recebendo muitas perguntas sobre como eu estou gerencio o trabalho com equipes em todo o mundo enquanto também estou no exterior. Tenho certeza que você viu muitos outros “nômades digitais” aqui (ou na Tailândia) fazendo isso. Há muitos aspirantes à freelancers remotos se perguntando como isso funciona. Fazer com que a  comunicação, organização e colaboração seja um processo impecável é a chave para trabalhar remotamente com sucesso.

Aqui está um pouco mais sobre como eu estou gerenciando meu “escritório” digital para poder trabalhar com cinco empresas, em 5 nações, ao botar o pé na estrada:

Uma dica valiosa para sua equipe: Use Hibox para trabalhar remotamente

Construímos a Hibox para ser um espaço de trabalho digital completo; um “escritório” ao qual você faz login. E, verdadeiramente, é assim que se sente com cada um dos meus clientes. Cada cliente tem sua própria aba em minha conta e, dentro de cada uma, eu tenho toda a equipe disponível para colaborar em bate-papo, gerenciar tarefas e compartilhar arquivos com integrações como Dropbox e Google Drive.

Local de trabalho digital para trabalhos remotos

É fantástico porque tudo relacionado ao trabalho está em um só lugar, e também organizado de forma intuitiva. Não preciso configurar 10 contas de diferentes plataformas para obter todas as mesmas funcionalidades. E eu posso ficar logado em cada uma das minhas empresas e apenas clicar para passar para o próximo cliente do dia.

Posso responder às perguntas mais rapidamente, sempre tenho a versão mais recente dos arquivos, e posso até conversar em vídeo com cada equipe dentro de Hibox. Esta ferramenta elimina cerca de 5 contas diferentes para cada cliente. A quantidade de tempo economizado no login vale a pena. A interface é realmente fácil de usar, então eu não preciso passar por um período de “treinamento” com a maioria dos clientes com quem trabalho, mesmo que não sejam experts em tecnologia.

Timezone.io

Ainda não consigo assimilar todas as mudanças de horário em minha cabeça. Você não acreditaria quantas vezes eu escrevo no google “Hora em …”. Para cinco países, é quase impossível coordenar minha comunicação ao longo do dia sem uma pequena ajuda. Timezone.io me salva. Posso ver onde todos estão e exatamente a que horas são para eles em relação a mim com um único olhar. Isso é perfeito no planejamento do meu dia; uma parte fundamental para me manter produtiva.

Acompanhe o fuso horário para o trabalho remoto

Calend.ly

Este ferramenta leva a economia de tempo um pouco mais longe. Eu não sei quantos minutos eu desperdicei com e-mails de ida e volta para clientes apenas para agendar uma chamada de Skype de 15 minutos. Encontrar um tempo disponível leva mais do que a chamada real. Calendly mudou isso. Agora eu envio um link para minha agenda mostrando minha disponibilidade. Eles podem reservar uma hora adequada para eles, fazer mudanças se eles precisarem, e ainda recebo notificações quando nossa chamada é definida. O trabalho independente e remoto funciona unicamente em sistemas organizados de tempo e eficiência como este.

Aplicação de calendário para acompanhar o trabalho remoto

Any.do

O equilíbrio entre vida profissional e pessoal não é mais uma realidade com o trabalho freelancer. Faz parte da rotina. Sua vida pessoal deve ser tão organizada quanto sua vida profissional. Para todas as coisas pessoais ou relacionadas ao meu próprio negócio, eu uso Any.do. É um aplicativo de produtividade pessoal incrivelmente simples. É fácil fazer pequenas listas de tarefas pendentes. Eu tenho um para meus blogs, planos de viagem, tarefas diárias, processos de visto, etc. O importante é que ele é separado das tarefas dos meus clientes para que eu possa me concentrar quando eu abrir isso.

Organização pessoal para um melhor trabalho remoto

As ferramentas definitivamente não são suficientes. Mais do que qualquer coisa, ter a mentalidade certa para trabalhar com vários clientes remotos e entender seus hábitos de trabalho desde o início são imperativos. Aqui estão algumas das coisas que eu aprendi (da maneira mais difícil) que tornam o trabalho freelance remoto um sucesso.

Excesso de comunicação

Na verdade, sou bastante introvertida, então esta foi uma experiência de aprendizagem estranha para mim. Você pensaria que o trabalho remoto seria um sonho pra um introvertido, mas eu falo com mais pessoas durante o dia do que quando trabalhava em um escritório. Como você não está cara-a-cara diariamente, é importante se comunicar ainda mais do que acha necessário. Você não pode presumir que seus clientes sabem o que está acontecendo, como se estivessem no outro lado da sala. Eles se sentem mais confortáveis ​​se você fornecer atualizações consistentes, não importa quão pequenas sejam. Até configurei lembretes para enviar atualizações. Isso faz uma grande diferença em seu profissionalismo geral.

Seja realista sobre o tempo. Uma dica para você melhorar seu trabalho remoto

Uma vez que você está livre de 9 às 5, parece que começa a pensar que tem muito mais de 24 horas em um dia, quando trabalha remotamente. Fusos horários, prazos e listas de tarefas vão se multiplicando e pronto, te “enchem” a cabeça. Para a organização adequada do tempo, eu preciso ser muito realista sobre o tempo que as tarefas levarão. Por uma questão de evitar o estresse, programe mais tempo do que você pensa que precisa. Você não pode criar mais tempo, mas você pode organizá-lo corretamente. Aqui tem mais conselhos sobre gerenciamento de tempo de trabalho a distância.

Planeje a semana com antecedência

Um dos maiores erros cometidos por mim no início foi a criação de listas de tarefas para cada cliente e a tentar resolvê-las durante a semana. Nunca será feito tudo. Acabei com tarefas que sempre parecem se mudar para a próxima semana. Aprendi a programar o trabalho em blocos com antecedência, então havia um tempo definido para cada tarefa importante a ser concluída. Se não houve tempo? Deixe as pessoas saberem e arrume tempo na semana que vem. É melhor do que o excesso de promessa e a falta de entrega. Isso é realmente simples na visualização de tarefas no calendário da Hibox, para que meus clientes também possam ver qual é o plano.

Estabeleça rotinas que sejam tão flexíveis quanto você

Acabei de sair do telefone com um cliente que me perguntou se as coisas seriam “normais” enquanto eu estiver fora. Claro que sim! Minhas rotinas de trabalho não mudam, não importa onde eu esteja. É importante estabelecer isso desde o início. Suas tarefas agendadas, chamadas e processos para cada cliente devem ser sua constante. Não importa em que cidade eu esteja. Sei o que é esperado de mim todos os dias da semana com cada cliente e eles sabem o que esperar.

O trabalho freelance remoto é difícil e um risco. Não há dúvida sobre isso. Pode não ser para todos. Mas os benefícios são incríveis. Se você é como eu, você se encontrará mais envolvido e satisfeito com seu trabalho no longo prazo. Enquanto você se organiza desde o início e aprende a gerenciar-se de uma maneira que funcione para você, acho que você não se arrependerá.

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