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Como ser um gerente de projeto bem-sucedido

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Spencer Coon
May 03, 2018

Ser um gerente bem-sucedido requer basicamente duas coisas: fazer as coisas no tempo e fazer dentro do orçamento. Realizar estas duas tarefas é muito mais difícil do que pode parecer a princípio. Assim que você descobre que  menos de um terço dos projetos finalizam no prazo e dentro do orçamento, é mais fácil entender porque gerentes de projeto bem-sucedidos ganham bem e porque são tão valiosos para uma empresa. Planejar e executar um projeto bem-sucedido como um gerente de projetos pode ser muito mais fácil alterando algumas das maneiras geralmente implementadas de manusear o trabalho em equipe e a comunicação durante projetos.

Você pode aumentar a produtividade, coesão da equipe e eficência para ser um gerente de projetos bem-sucedido com estas poucas dicas.

Simplifique os métodos de comunicação:

Um dos maiores inibidores não apenas do sucesso de um projeto, mas da produtividade da empresa em geral são os métodos pobres e desatualizados de comunicação como o e-mail interno. Os funcionários desperdiçam metade do seu tempo no trabalho lidando com e-mail internos e são distraídos de realmente fazerem o trabalho de verdade. Uma equipe de trabalho eficiente deve gastar menos tempo organizando e comunicando informações e ficar 100% focada em fazer o trabalho. Trocar o e-mail interno por uma plataforma de chat interno para empresas é uma ótima maneira de aumentar a velocidade e a eficiência da comunicação entre os membros da equipe para fazer as coisas. Com o chat interno para empresas, a conversão é organizada e inclusiva entre os membros da equipe. Você pode pesquisar e salvar a informação em um local onde todos tenham acesso. O Hibox é uma ótima ferramenta que permite à sua equipe conversar e colaborar de maneira melhor que no e-mail.

gerente de projeto bem-sucedido

Faça da organização de tarefas uma prioridade:

Se você não implementar uma maneira para atribuir, organizar, delegar e rastrear as tarefas desde o início, você terá uma bagunça confusa já no começo do projeto e conforme os prazos se aproximam. Qualquer erro de comunicação ou tarefa faltante pode causar problemas maiores e prolongar o tenpo ou exceder o orçamento. Use um sistema de gestão de projetos que funcione com o chat empresarial para ajudar a passar da conversa à ação e centralizar todo o planejamento da sua equipe. O gerenciador de tarefas do Hibox já está integrado no chat. O calendário de projetos no Hibox torna muito fácil atribuir e delegar trabalho, levando a entregas no prazo e mantendo todos informados sobre como a sua equipe está progredindo.

gerente de projeto bem-sucedido

Defina padrões para comunicação e verificação como um gerente de projeto:

Principalmente com equipes remotas, como são muitas equipes agora, pode ser muito fácil perder controle da comunicação e acabar trabalhando completamente separados. Isso acontece até mesmo num escritório. É aqui que acontecem os erros e falhas de comunicação. Evite isto definindo os padrões sobre como a sua equipe irá se comunicar, incluindo métodos, frequência, o que você precisa para se comunicar, etc. Ter uma conversa cara a cara com os membros da equipe é importante para manter a conexão pessoal e motivação para projetos. Por exemplo, você pode decidir ter uma videoconferência de planificação com todos os membros da equipe de 15 minutos no começo da semana e uma chamada de vídeo de 15 minutos no final para discutir o que foi feito. O Hibox tem uma videoconferência, para que a sua equipe não precise deixar a plataforma para usar o Skype.

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Elimine regras tradicionais que inibem a produtividade para ser um melhor gerente de projeto

Qualquer que seja o motivo, existem coisas que as empresas continuam fazendo, mesmo que eles reduzam a produtividade de maneira significativa, por serem o habitual nos ambientes de trabalho. Não há necessidade de reuniões de atualizações de progresso longas. Cerca de 37% do tempo do funcionário é passado em reuniões. Se você está tentando terminar um projeto no prazo, este é um hábito de equipe que você precisa mudar. Em vez de reuniões, planeje sessões de brainstorming para trocar ideias e fornecer atualizações em salas organizadas de Hibox. Troque reuniões longas por chamadas curtas sempre que for necessário discutir os detalhes.

Promova a colaboração do máximo de trabalho possível:

Sempre haverá uma grande quantidade de tempo gasto em trabalhos individuais com projetos, é claro. Mas aumentar a colaboração em equipe pode ajudar a gerer ideias melhores, encontrar soluções para problemas, trabalhar de maneira mais eficiente e evitar erros e falhas de comunição. Torne a colaboração no trabalho mais fácil usando ferramentas como Dropbox, Google Drive e Hibox para compartilhar arquivos, para que todos possam editar um documento ao mesmo tempo juntos. Fazer uma sessão de brainstorming e obter feedback no trabalho é muito fácil quando você também pode compartilhar arquivos diretamente na sala. Isto reduz o tempo necessário para enviar e receber os arquivos por e-mail, fazer alterações, revisar e enviar de volta para um processo coeso e colaborativo.

gerente de projeto bem-sucedido

Existem vários fatores que vão em direção de uma boa equipe de projeto. Porém, eliminar os pontos fracos da produtividade e colaboração é uma ótima maneira de garantir um projeto bem-sucedido. Para uma ferramenta de gerenciamento de projetos integral, experimente o Hibox com a equipe do seu projeto.

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