How to better organize tasks and increase productivity x2

Como organizar melhor as tarefas e dobrar a produtividade

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Spencer Coon
mar 19, 2018

Quando foi perguntado sobre a sua teoria da produtividade e a sua agenda, Elon Musk foi bem claro: “Se outras pessoas trabalham 40 horas por semana e você trabalha 100 horas por semana, se você estiver fazendo a mesma coisa…você irá conseguir em quatro meses o que normalmente levaria um ano para conseguir”. Nós podemos não estar querendo (ou podendo) trabalhar esta quantidade maluca de horas que o CEO da Tesla e da SpaceX trabalha para organizar tarefas, mas existem maneiras de pegarmos as horas que já trabalhamos semanalmente torná-las mais produtivas. A maioria de nós não está utilizando as 40 horas que trabalhamos por semana corretamente para maximizar os resultados.

Siga estas dicas para organizar tarefas e ver um aumento geral na sua produtividade

Torne muito fácil a organização de tarefas:

Primeiro de tudo, nós sugerimos usar um gerenciador de tarefas digital. Todos nós estamos acostumados a digitar e trabalhar em uma tela e também organizar tarefas desta forma. Até mesmo as ferramentas de gerenciamento de tarefas podem ser simples e fáceis de usar a qualquer hora. Pode ser muito fácil esquecer de usá-los. Quando você fica preso à comunicação e às ideias via email, mensagens de texto, mensagens e ligações telefônicas, os detalhes e tarefas específicas que você precisa que sejam feitas para o trabalho, podem se perder, principalmente se você estiver trabalhando com equipes. Ter um gerenciador de tarefas integrado em suas mensagens em uma plataforma como o Hibox é a melhor maneira de verificar que sua comunicação é útil. Se você está trabalhando sozinho, usar uma ferramenta muito fácil e rápida como o Any.do é uma ótima opção.

Podemos não estar no nível de dedicação do Elon, mas algumas tarefas básicas da organização podem duplicar os seus resultados. A longo prazo, como o Elon sugere, isso fará toda a diferença.

Compartilhe e organize as tarefas com sua equipe:

A prestação de contas vai de encontro com a produtividade. Compartilhar seus objetivos ou o que você terá feito com algo que pode ajudar a manter sua dedicação para seus prazos. Mas na verdade, ter as tarefas organizadas em um lugar que é compartilhado com sua equipe, evita a duplicidade de trabalho, agiliza o trabalho em grupo e mantém os projetos no caminho certo.

Torne a organização das suas tarefas tão móveis como você:

Trabalhamos agora com todos os dispositivos o tempo todo. Você quer que a organização das suas tarefas esteja disponíveis e fácil de usar, quando você precisa fazer alguma coisa. O gerenciamento de tarefas que só funciona em desktop ou algo físico como um planejador está ficando obsoleto. Use uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que permita o acesso tanto em desktop quanto em celular, para que você tenha a versão em tempo real de suas tarefas e agendamento sempre que você precisar abrir. O Hibox oferece uma versão para celular e para desktop, para organização pessoal e da equipe de trabalho.

Não faça lista de tarefas, agende tarefas:

É intuitivo e um mau hábito nosso começar listando o que precisamos fazer durante o dia. Costumamos exagerar nas nossas listas e sempre existem tarefas que você nunca consegue terminar, que acabam sendo transferidas para o dia seguinte. Tero uma lista assustadora de tarefas leva à multitarefa e à proscratinação. É muito mais eficiente usar um gerenciador de tarefas e agendar suas tarefas durante a semana em horários específicos. Dessa forma, todos sabem quando esperar que você faça as coisas durante a semana, em vez de esperar você tê-lo hoje. A pressão está desligada e cada tarefa tem um tempo específico onde você pode dedicar a energia para a qualidade no trabalho. Ter você mesmo um prazo ajuda a manter você motivado!

Saiba quanto tempo leva para organizar melhor as tarefas:

Você sente frequentemente que o tempo passa por você e você pensou que você teria feito muito mais do que você faz? Estimar quanto tempo leva as tarefas é uma parte significante para ser organizada e realista de acordo com o seu tempo. Quanto tempo suas tarefas rotineiras levam para que você saiba quanto tempo dedicar a elas, quando agendar suas tarefas. Ficar até tarde e não conseguir fazer as tarefas, gera estresse desnecessário. O Hibox construiu uma ferramenta para medir o tempo gasto em cada tarefa. Ele dará a você uma ideia de quanto tempo cada tarefa leva, para que você possa organizar melhor seu tempo.

Algumas mudanças simples ao que você já faz no trabalho podem ter um enorme impacto global a longo prazo. Tente estas poucas sugestões para quebrar hábitos que estão te prendendo, para você duplicar a produtividade. Para toda tarefa da organização e ferramenta de produtividade da equipe, experimente o Hibox grátis.

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