improve communication between offices

Como melhorar a comunicação entre escritórios

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Mariano Rodríguez Colombelli
Out 30, 2018

Quando Steve Jobs fez parte do conselho de diretores da Pixar, ele observou que os departamentos da empresa simplesmente coexistiam e percebeu que essa falha estava reduzindo o potencial da Pixar. Ele achava que havia muitas barreiras para a comunicação e colaboração entre os diferentes departamentos. A única vez em que eles se comunicavam era de maneira formal e regulamentada, e ele tinha certeza de que as melhores ideias e soluções nunca surgem em situações formais e regulamentadas.

Como um dos seus maiores legados, ele propôs uma solução de design muito simples: um edifício que garantisse a mistura de todos os departamentos e escritórios de uma maneira informal. Jobs sabia que a maior interação entre os departamentos significava uma maior diversidade de formas de pensar, idéias, pontos de vista e conhecimento que levariam a Pixar ao seu máximo potencial. Ele estava certo: após dessa mudança, a Pixar obteve milhares de patentes, seguidas por uma era de sucesso sem esforço.

Você não precisa que todos os membros da equipe estejam no mesmo prédio para obter esse resultado. Existem algumas ferramentas e pequenos truques que você pode usar para incentivar a colaboração e melhorar a comunicação:

Seguem algumas ferramentas e truques que você pode usar para incentivar a colaboração e melhorar a comunicação.

Compartilhe calendários e objetivos:

Essencialmente, todos os funcionários e departamentos de uma organização estão trabalhando para atingir as mesmas metas comuns. Quando os funcionários são excessivamente supervisionados e só veem suas próprias tarefas ou os objetivos de seu departamento, eles não podem resolver problemas coletivamente e implementar melhores maneiras de fazer as coisas. Eles também estão menos motivados e comprometidos. Permita que seus funcionários resolvam problemas coletivamente e alinhem os objetivos de diferentes departamentos, compartilhando calendários. Quando todos conseguem ver os objetivos compartilhados e as etapas a seguir para avançar, eles podem ajudar a melhorar os processos. Use o Google Calendar ou um calendário de projetos na sua plataforma de colaboração.

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Compartilhe ideias em um chat interno:

As sessões de brainstorming geralmente incluem membros do mesmo departamento ou mesmo apenas uma pequena equipe dentro de um departamento. O problema com isso é que muitas vezes você tem personalidades similares trabalhando no mesmo problema. Considerando o pensamento de Steve Jobs, adicionar novas perspectivas para resolver problemas coletivos pode ter um grande impacto na eficiência. Em vez de tentar misturar fisicamente os departamentos (o que pode ser difícil), permita que a comunicação flua entre os departamentos com tecnologia e um chat interno da empresa. Vá um passo para a frente e agende regularmente sessões de brainstorming com o chat da empresa. O chat realmente ajuda a eliminar alguns dos vieses e limitações para obter mais criatividade de toda a sua equipe. Você pode usar o Hibox para organizar o chat interno da empresa em salas por departamentos e projetos. O Hibox é um espaço de trabalho digital integral onde os membros da equipe podem conversar, criar e gerenciar tarefas, compartilhar arquivos e fazer vídeo chamadas em um só lugar. Melhora a comunicação e a colaboração entre departamentos e os membros da equipe.

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Trabalhe em uma plataforma digital central onde todos os membros da equipe possam compartilhar notícias, sugestões e ideias:

Hoje em dia, em muitas organizações, as notícias e novas idéias ou sugestões têm que viajar através de múltiplas camadas de comunicação para alcançar o ponto que desencadeia uma ação concreta. Muitas vezes, aqueles que conhecem os verdadeiros problemas e soluções de uma organização não podem obter o apoio ou reconhecimento para fazê-lo. Crie um espaço digital central onde os funcionários de todos os níveis e departamentos possam contribuir com ideias, sugestões e receber notícias diretamente, em vez de confiar em rumores. Saiba mais sobre os benefícios de colaborar online. Você pode usar a sala pública de Hibox para convidar a todos a uma conversa organizada, onde eles possam ver o histórico completo de mensagens em um só lugar.

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Faça da videoconferência uma forma frequente de comunicação entre escritórios:

A comunicação escrita, como o e-mail, impede a capacidade de ter discussões regulares que levem a grandes ideias e soluções. Naturalmente, esse tipo de interação não é possível quando existe uma distância física entre departamentos e escritórios. Para muitas empresas, os departamentos só se comunicam de uma maneira diferente do que o e-mail em conferências bianuais ou chamadas entre gerentes. As videochamadas são uma excelente maneira de unir mentes fisicamente para aproveitar ao máximo a capacidade de sua equipe. As videoconferências em grupo são fáceis de implementar com uma ferramenta como Hibox, onde você pode conectar vários membros da equipe com um único clique. Você também pode compartilhar arquivos, conversar e criar tarefas na mesma plataforma.

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Elimine os “níveis” de comunicação e formalidade:

Embora não seja novo, Elon Musk foi o pioneiro do “achatamento” dos níveis de comunicação nas empresas recentemente. Em um e-mail agora bem conhecido por todos os colaboradores, Musk observa que na maioria das empresas “as pessoas são forçadas a conversar com o gerente, que conversa com seu gerente, que conversa com o gerente do outro departamento que fala com alguém da sua equipe. Então a informação deve completar o ciclo de retorno. Isso é completamente tonto. Musk fomenta um fluxo de comunicação entre quem seja necessário para tomar decisões rápidas e inteligentes e proíbe aos gerentes criar “silos” internos de comunicação. Você também pode aumentar a comunicação incentivando e permitindo que os funcionários se comuniquem conforme necessário. Procedimentos simples, como fornecer um diretório da empresa com informações de contato de todos os funcionários e usar um chat interno para empresas, podem ajudar a tomar decisões e ações muito mais rapidamente.

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Ter uma comunicação mais próxima entre departamentos e escritórios pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo os diferentes níveis de experiência e conhecimento que você tem em diferentes equipes. Reunir as mentes certas pode criar soluções e ideias brilhantes. Gere um espaço colaborativo sem esforço para todos os membros da equipe em sua organização implementando Hibox hoje.

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