Como implementar uma ferramenta de colaboração e não morrer na tentativa

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Spencer Coon
Feb 01, 2019

Se sua equipe geralmente se comunica através de cadeias de e-mail pouco claras, existem várias versões de arquivos por aí e os formulários impressos são uma prática comum; é hora de implementar uma ferramenta de colaboração. Pode parecer esmagador e gerar rejeição no começo. Nós entendemos isso; Sua equipe aprendeu a trabalhar com as ferramentas de sempre e a introdução de uma nova pode parecer um novo obstáculo à produtividade.

O interessante é que sua equipe provavelmente está pronta para uma melhoria: 86% dos funcionários e executivos mencionam a falta de colaboração ou comunicação ineficaz como os principais culpados pelos erros no local de trabalho.

Mas a introdução de uma nova e melhorada ferramenta de colaboração pode, a longo prazo, melhorar a produtividade em 20-25%. Mais de 80% das empresas estão usando ferramentas de colaboração, então você corre o risco de ficar para trás se não as implementar agora.

Pronto para dar o salto? Não tenha medo, aqui estão algumas estratégias para implementar uma ferramenta de colaboração com sucesso e sem estresse para sua equipe:

Procure uma plataforma que solucione seus problemas de comunicação:

Você não precisa implementar uma ferramenta muito sofisticada, mas sim uma solução que resolva seus problemas mais intrínsecos, tornando sua equipe mais produtiva. Avalie quais são seus problemas de comunicação e investigue alternativas. A maioria das equipes realmente tem dificuldades com emails internos e o uso de várias ferramentas para se comunicar, o que pode causar confusão. Implemente uma ferramenta fácil de usar, tudo em um e intuitiva que qualquer pessoa possa usar sem muito conhecimento técnico. Você precisa se sentir confortável com a ferramenta; Tem que ser facilmente adotada por toda a sua equipe de uma só vez. Isso não significa que você não tenha perguntas, mas elas devem ser fáceis de responder e não exigir conhecimento tecnológico extenso! Se o objetivo é simplificar a comunicação da sua equipe, ela deve ser intrinsecamente simples e intuitiva.

Tenha “líderes embaixadores” da ferramenta:

Pense na ferramenta de colaboração como um novo conjunto de habilidades que você está adicionando à sua equipe. Comunique a implementação da nova ferramenta e incentive a todos os usuários a se conectar desde o primeiro dia. Isso também ajuda a garantir que os gerentes e líderes estejam alinhados em termos de como a ferramenta colaborativa será usada coletivamente.

Mesmo que haja resistência no início, os gerentes e líderes de equipe devem atuar como embaixadores, assegurando que suas equipes estejam conectadas para que a implementação seja fluente e rápida. O período de aprendizagem é onde podem surgir a maioria das perguntas. A melhor forma de garantir que sua equipe adote o novo sistema de maneira fácil e autossuficiente é escolhendo uma ferramenta que tenha amplo suporte e informações disponíveis. Por exemplo, o Hibox tem um chatbot dentro do aplicativo que ajuda a responder perguntas do usuário. Há também um centro de ajuda disponível para revisar em detalhe como fazer quase tudo na plataforma. Desta forma, sua equipe pode aprender a ferramenta por conta própria e o processo de adaptação é muito mais simples.

Use uma plataforma com gerenciamento de tarefas integrada e comece a criar tarefas mensuráveis:

Se você não estava usando um sistema de gerenciamento de tarefas antes, essa é uma das vantagens que você obtém de uma ferramenta de colaboração. É também uma maneira de fazer as pessoas trabalharem e se envolverem com a ferramenta imediatamente. Usando um gerenciador de tarefas, você pode planejar projetos, organizar tarefas e atribuí-las a equipes e indivíduos para que o trabalho progrida mais rapidamente. Sua equipe vai adorar ter um lugar central para alinhar e atribuir seu trabalho de forma fácil. E você pode confirmar os resultados imediatamente.

Integre as ferramentas que sua equipe já usa:

É provável que sua equipe já use ferramentas cotidianas para compartilhar arquivos e ferramentas de e-mail com as quais não deseja se separar. Uma boa forma de levar as pessoas para uma nova plataforma de colaboração é integrar essas mesmas ferramentas à nova plataforma. Muitas plataformas de colaboração possuem integrações para as ferramentas mais populares usadas pelas equipes atualmente. A Hibox tem integrações para Dropbox, Google Drive, Box e email. Ao mostrar à sua equipe como eles podem funcionar melhor com as mesmas ferramentas na plataforma de colaboração, é mais provável que se sintam à vontade para usá-la imediatamente. Se seus funcionários estão familiarizados com as ferramentas, eles provavelmente entenderão a interface e como tudo encaixa em um espaço de trabalho digital completo. Do ponto de vista dos funcionários, parece mais uma simples atualização dos processos atuais do que uma mudança profunda.

Permita que sua equipe forneça sugestões e preferências sobre como estruturar a colaboração:

Ninguém conhece melhor os processos de trabalho do que sua equipe! Permita que seus funcionários contribuam com sugestões e preferências sobre como estruturar a colaboração em sua ferramenta de comunicação. É difícil forçar novos processos em pessoas que organizaram o trabalho dentro de sua empresa desde o início. Eles sabem o que é melhor para eles e seus colegas de trabalho e como eles funcionam melhor juntos. Deixe-os configurar seus próprios projetos para organizar tarefas e comunicação entre eles da maneira mais intuitiva. Dar a eles essa possibilidade inspira engajamento, propriedade e é mais provável que a ferramenta seja usada imediatamente.

Adicione o elemento social:

Uma excelente maneira de garantir a participação desde o início em sua ferramenta de colaboração é adicionar elementos sociais, que envolvem novas pessoas e usuários estáveis uns com os outros na plataforma de colaboração. Alguns exemplos usados em ferramentas de colaboração, como o Hibox, são salas de bate-papo para equipes ou para toda a empresa, onde os funcionários podem compartilhar mensagens engraçadas, GIFs e emoticons. Por ter um recurso como este, ele se assemelha a um tipo de ambiente de rede social que as pessoas realmente gostam de pertencer e é fácil de se adaptar.

Não desista muito cedo:

Dê ao novo sistema de colaboração tempo para dar resultado e, o mais importante, para que as pessoas façam que ele funcione individualmente. Algumas pessoas podem dedicar mais tempo para aprender como funciona a ferramenta e podem implementá-la em seu próprio processo de produtividade em seu próprio ritmo. Ajude-os a trabalhar nesse processo e seja consistente para garantir o sucesso!

Implementar uma ferramenta de colaboração para aumentar a produtividade de sua empresa não deve ser tão aterrador, mas geralmente sempre encontramos resistência à mudança. Siga estas dicas ao embarcar em uma missão de crescimento e melhoria! Experimente Hibox com sua equipe para uma experiência de colaboração mais intuitiva e produtiva.

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