Como dupliquei minha produtividade com apenas 15 minutos por semana

Spencer Coon
Set 07, 2017

Todos os domingos à noite, fico motivado com o pensamento de uma semana perfeitamente produtiva que se aproxima. No entanto, chega a manhã de segunda-feira, meu mundo é um caos e esses bons pensamentos vão pelos ares. Antes que eu me desse conta, a semana havia passado por mim e as coisas definitivamente não aconteceram conforme o planejado. E, é claro, na próxima semana, esperarei o melhor, novamente.

Ser produtivo depende essencialmente de uma coisa: planejamento adequado.

Realmente, se você observa bem, todos os aplicativos e sistemas de produtividade são somente sistemas e aplicativos de planejamento.

Eu decidi que, em vez de apenas aplicar por alguns dias algumas das “101 melhores dicas de produtividade” e simplesmente esperar o melhor, eu me concentraria em uma coisa: planejamento adequado.

Comecei com as ferramentas mais básicas de produtividade: papel alinhado.

Aqui está o sistema que criei, que só leva 15 minutos do meu tempo todas as segundas-feiras de manhã, antes de começar qualquer outra coisa. (Eu vou te dizer como foi adiante.)

5 minutos refletindo:

Passo meus cinco primeiros minutos, ininterruptos, examinando meus e-mails, mensagens, Google Drive, Hibox, etc. Reflito sobre o que foi feito, o que foi discutido e o que não foi feito na semana anterior. Escrevo tudo: o que eu deveria ter feito, o que eu poderia ter feito, o que eu quero fazer e o que é absolutamente necessário fazer. Penso nos próximos prazos e projetos, e em que eu deveria estar trabalhando para realizá-los nesta semana.

5 minutos de planejamento:

Em seguida, escolho as dez principais “tarefas” que preciso fazer naquela semana. Mas – crucialmente – não mais de dez. Vejo o meu calendário semanal e agendado durante a semana. O número mágico que funciona para mim é completar duas tarefas “grandes” por dia, e programar uma pausa entre elas. Olhando para a minha semana a partir desta perspectiva, minhas tarefas e objetivos parecem completamente gerenciáveis. Eu me sinto confiante, o que me ajuda a combater a inevitável procrastinação que costumo enfrentar. Normalmente, procrastino quando tenho muito a fazer (o que reconheço ser completamente irracional, mas irritantemente comum). No entanto, não posso enfocar-me nas mesmas tarefas dia após dia e esperar que tudo de alguma forma sejam feitas até o final da semana. Por isso, trabalho desde o início com um plano claro – ainda que puxado. E, uau, faz a diferença.

5 minutos comunicando:

Os cinco minutos finais são o que me dá o empurrão para começar tudo. Depois de dar uma olhada em meu plano para a semana seguinte, eu digo a todos os envolvidos e me certifico de incluir detalhes e prazos. Há algo sobre comunicar os prazos de entrega que os tornam muito mais reais. Certamente, há um impulso imediato de motivação e responsabilidade quando você sabe que outros estão conscientes de seus prazos também. Por exemplo, envio uma agenda semanal de minhas tarefas por e-mail para as pessoas, ou uma mensagem para minha equipe em Hibox em cada um dos meus projetos, para que eles saibam o que podem esperar de mim naquela semana. Saber que meus colegas de trabalho esperam que eu complete certas tarefas me ajude a ter motivação e começar logo. É um impulso extra de motivação todos os dias.

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