Como aumentar a produtividade no gerenciamento de projetos com a Hibox

Dicas e truques que sua equipe pode usar para aumentar a produtividade no gerenciamento de projetos!

O gerenciamento digital de projetos é obrigatório para equipes de qualquer tamanho, estejam em um mesmo escritório ou espalhados pelo mundo. Ao introduzir uma ferramenta de gerenciamento de projetos virtual, sua equipe pode aumentar a produtividade, o compromisso e acompanhar o progresso melhor do que nunca.

A Hibox é a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos, com muitas dicas e conselhos que sua equipe pode usar para personalizá-la para seu fluxo de trabalho.

Ao usar Hibox para gerenciamento de projetos, você poderá:

• Dividir grandes projetos em partes mais gerenciáveis para sua equipe
• Manter todas as comunicações, compartilhamento de arquivos, atualizações e lembretes no mesmo local
• Acompanhar todo o progresso e colaborar em tempo real, não importa onde você esteja

Veja um guia rápido sobre como gerenciar projetos com Hibox e aumentar a produtividade

Um dos recursos mais vitais (e básicos) que você pode usar para organizar projetos são salas. Salas são grupos de bate-papo organizados com foco específico. Como gerente de projeto, é fácil criar uma sala para cada projeto em que sua equipe está trabalhando ou separar um projeto em partes diferentes usando as salas.

Por exemplo, se são uma equipe de marketing digital, você pode criar salas para diferentes áreas de trabalho para seus clientes.

Depois de ter suas salas específicas de cada projeto, você pode convidar apenas os usuários envolvidos. Cada sala terá sua própria lista de tarefas e arquivos. Desta forma, você pode organizar melhor conversas, arquivos e tarefas de acompanhamento por  projeto quando estiver com vários projetos sendo executados ao mesmo tempo.

Uma ferramenta de planejamento de projeto ativa e visual. Aumente sua produtividade com um gerenciamento de projetos eficiente

A visualização do calendário de tarefas é perfeita para obter uma visão interativa e visual dos cronogramas do projeto e identificar gargalos:

Se você está planejando uma data de lançamento para um novo produto, a Visualização do Calendário lhe dará uma visão clara de quem está trabalhando e em que para cada parte do projeto. Você pode arrastar e soltar tarefas para outras datas de vencimento e reatribuir a outros usuários se a carga de trabalho precisa ser realocada para otimizar rapidamente a carga de trabalho de sua equipe. A melhor parte é que você não precisará atualizar constantemente todas as mudanças, já que está sempre visível e atualizado na Visualização do Calendário.

Concentre-se no que é importante

Dentro de cada um de suas salas, você pode ver uma lista de tarefas privadas apenas para essa parte do projeto. Se você deseja obter uma visão completa de tudo, você pode ir diretamente à  visualização de tarefa. Aqui todas as tarefas estão listadas por salas e você pode usar o filtro por data, responsável, sala, prioridade, etc.:

Divida o trabalho como equipe

As subtarefas são perfeitas para o gerenciamento de projetos. É tão fácil dividir o trabalho em uma tarefa específica para cada projeto. Sob uma tarefa, você pode adicionar “subtarefas” e atribuí-las a diferentes usuários e atribuir vencimentos diferentes. Esta é uma maneira realmente eficaz de rastrear quem está trabalhando em quais partes e como as peças se ajustam ao planejamento. À medida que você completar cada parte, toda a equipe será notificada. Isso é perfeito para equipes remotas – um ótimo panorama visual de como tudo se encaixa.

Obter os detalhes

Para qualquer tarefa ou subtarefa, você pode adicionar seus comentários para ajudar a esclarecer os detalhes à sua equipe. Sempre que você clica em uma tarefa, uma barra de detalhes da tarefa aparecerá com tudo o que você precisa saber! Este é um ótimo lugar para manter instruções sobre como executar uma tarefa, comentários sobre o trabalho ou anexar arquivos relevantes.

Colaboração virtual com sua equipe

Um dos maiores problemas com o gerenciamento de projetos é manter as últimas versões do seu trabalho atualizada e disponível para todos! Sempre há arquivos perdidos por e-mail e várias versões flutuando. Pode ser confuso e levar a erros caros e tempo perdido. Para evitar isso, você pode usar as integrações do Google Drive, Dropbox e Box para compartilhar arquivos e mídias com sua equipe. Sua equipe sempre terá acesso à versão mais recente de qualquer arquivo que você compartilhe. Você pode trabalhar coletivamente em documentos e discutir em tempo real em seus salas ou iniciar uma chamada de vídeo para discutir os detalhes!

Estas são apenas algumas das nossas formas favoritas de aumentar a produtividade do gerenciamento de projetos na Hibox. Experimente por si mesmo e descubra todas as maneiras de personalizar a Hibox para ajudar sua equipe a ser mais produtiva e conectada do que nunca.