5 técnicas para fazer avançar seus projetos mais rápidos

Zach Watsonconvidado
nov 16, 2018

A maioria das pessoas acha que a chave para avançar mais rápido nos projetos é trabalhar mais duro. Embora o esforço seja uma boa parte da equação, certamente não é a maneira mais eficaz de aumentar a velocidade na qual você trabalha.

Se você quiser ver resultados reais (sem pedir para sua equipe trabalhar mais horas), você deve examinar seus processos e as técnicas que você usa para gerenciar projetos.

Aqui estão cinco técnicas para avançar mais rápido nos projetos que aprendi trabalhando em startups de alto crescimento, pequenas empresas e agências inovadoras:

1. Evite a maioria das reuniões

As reuniões são a marca da cultura do escritório. Por gerações, gerentes de nível médio e executivos convocaram reuniões para compartilhar informações, trocar ideias ou planejar o próximo trimestre.

No entanto, a tradição não pode esconder que a maioria das reuniões são perdas monumentais de tempo e as pessoas as odeiam.

Uma pesquisa da Microsoft revelou que o trabalhador americano médio gasta 5,6 horas por semana em reuniões. 71% dos entrevistados disseram que as reuniões eram improdutivas. Quando o Salary.com perguntou a mais de 3.000 funcionários de escritório onde eles perderam tempo, 47% disseram que as reuniões eram o principal prejuízo para a produtividade.

Esses números só levam em conta a quantidade de tempo gasto em uma reunião; eles não levam em conta a perda de produtividade como resultado de sair do foco.

Se você quiser que seus projetos se movam mais rapidamente, certamente você deve ter menos reuniões. Isso é mais fácil do que parece. Reuniões que servem apenas para compartilhar informações geralmente podem ser substituídas por um bate-papo interno ou uma chamada de vídeo.

Para projetos complexos, como desenvolvimento de software ou design de produto, as reuniões diárias podem ser necessárias para manter todos alinhados. Nesse caso, um standup diário faz mais sentido.

Standups, assim chamados porque são de pé, são reuniões sem formalidade. Reúna sua equipe e peça a todos que façam uma atualização sobre o que estão fazendo. Não deve demorar mais de 15 minutos.

Se alguém precisa colaborar com mais profundidade, essa discussão ocorre após do standup e apenas entre as duas pessoas que precisam conversar.

Quando você impõe suas reuniões, você impõe sua produtividade. Um estudo de uma organização que mudou toda a estrutura de suas reuniões resultou em um aumento no desempenho da equipe de 28%.

2. Use as ferramentas de gerenciamento de projetos adequadas

Avanços na tecnologia sempre geram uma maior complexidade dos projetos. Por exemplo, construir um carro é mais complexo do que cuidar de um cavalo. Da mesma forma, projetar uma UX comercial é muito mais complicado do que configurar um site WordPress.

Os projetos têm mais partes móveis do que em qualquer outro momento da história. Para acompanhar todo o trabalho simultâneo que é feito em seus projetos, você precisa usar o software correto. De uma perspectiva ampla, o software de gerenciamento de projetos deve ajudá-lo a visualizar todo o trabalho que você deve fazer, atribuí-lo a outros membros do projeto e acompanhar seu progresso em relação aos prazos.

Esse trio de recursos oferece a capacidade de monitorar várias tarefas em um só lugar. Assim, em vez de perder tempo solicitando a cada colaborador individual atualizações do seu trabalho, você pode obter rapidamente um contexto importante sobre seu projeto.

Ter seu trabalho planejado, designado e visualizado reduzirá a carga cognitiva ou a energia mental que você gasta no gerenciamento de projetos. Isso o tornará mais produtivo, e você também pode concentrar sua energia em questões mais estratégicas, como

  • Conhecer a quantidade mínima de tempo (baseline) média que leva cada tarefa
  • Prever os tempos do projeto com base no baseline
  • Analisar quais habilidades você precisa adicionar à sua equipe para acelerar os projetos

Saiba mais sobre como usar um software de gerenciamento de projetos para aumentar a produtividade aqui.

3. Divida o trabalho em sprints

Como os standups, os sprints foram originalmente concebidos como uma técnica ágil de gerenciamento de projetos para desenvolvimento de software. O conceito é relativamente simples: atribua uma quantidade específica de trabalho à sua equipe e, então, execute esse trabalho rapidamente em um período de tempo específico.

Os sprints tornam as equipes mais produtivas porque adicionam estrutura e eliminam a complexidade do trabalho. Cada membro da equipe sabe o que é responsável por um determinado período de tempo, de modo que seus objetivos de produtividade sejam transparentes desde o início do sprint.

Para que os sprints sejam eficazes, o trabalho deve ser dividido em unidades mensuráveis. Por exemplo, trabalhei em várias organizações de marketing em que minha produtividade foi medida pelo número de artigos que escrevi em um sprint de seis semanas.

Esse modelo também funciona porque fornece aos funcionários uma indicação clara de seu progresso em direção ao objetivo do sprint.

Uma pesquisa realizada pela Harvard Business School descobriu que demonstrar aos funcionários que eles estão progredindo em um trabalho significativo é a maneira mais eficaz de motivá-los.

4. Evite o scope creep

Para projetos maiores, é fácil que o escopo (o conjunto de entregas do projeto) cresça conforme o trabalho é feito. Isso é chamado de scope creep, e é a maneira mais comum em que os projetos excedem seu tempo ou orçamento inicial.

Naturalmente, o scope creep é um poderoso impedimento para fazer com que os projetos se movam mais rápido, por isso é tarefa de todos os gerentes de projeto evitar novas solicitações depois que o trabalho já começou.

A maneira mais simples de combater o scope creep é trabalhar no modelo da sprint. Dessa forma, no início de cada novo sprint, você e seu cliente (ou chefe) concordam com a quantidade de trabalho que será feito durante o próximo ciclo.

Se for necessário fazer alterações no sprint, eles terão que ser à custa de outro trabalho. Como você dividiu sua tarefa em unidades mensuráveis, é possível estimar a quantidade de tarefas que devem ser sacrificadas para abrir espaço para novas solicitações.

Outra maneira de combater o scope creep é simplesmente dizer não. Às vezes, as solicitações não são razoáveis, e seu trabalho é comunicar que o que seu cliente ou chefe está pedindo simplesmente não é viável dentro do prazo estabelecido.

5. Obtenha feedback desde o início

Se você está criando um novo site ou escrevendo um artigo, é sempre bom receber comentários nos estágios iniciais. Dessa forma, você pode validar se o projeto está no caminho certo e evitar fazer alterações que consumam tempo mais tarde no processo.

Essa prática é comum na maioria das profissões criativas. O designer cria protótipos e modelos para mostrar uma ideia. Os escritores trabalham em scripts para indicar como eles abordarão um tópico específico.

A chave é estabelecer uma estratégia, criar rapidamente uma versão inacabada do projeto e obter feedback das partes envolvidas. Obter feedback sobre seu processo é uma maneira infalível de garantir que as coisas se movam na direção certa, o que acabará por impedir a necessidade de recuar.

Você pode usar uma ferramenta como o Beamer para obter comentários e reações de usuários e visitantes do seu site. Você pode coletar e responder a comentários e melhorar seu projeto com base no feedback dos usuários em tempo real.

Zach Watson
Diretor de Conteúdo no DePalma Studios
Zach Watson é diretor de conteúdo da DePalma Studios. Seu trabalho foi apresentado em publicações como Entrepreneur, Invision e Hubspot. Zach é um bebedor de café judicioso e gasta parte de seu tempo livre ao ar livre.
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