project management tricks

5 truques de gestão de projetos para disparar a produtividade

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Sophia Ellis
mar 13, 2017

Não vamos perder tempo com uma introdução. Volte a trabalhar melhor com sua equipe com essas dicas de Gestão de Projetos.

Reuniões de videoconferência:

Fazer uma videoconferência rápida com sua equipe a fim de tentar eliminar detalhes por e-mail pode economizar uma incrível quantidade de tempo e definir planos de ação mais cedo. Quando você discute uma ideia ou um projeto com outros cara a cara (mesmo que seja por uma tela), geralmente tem um senso da urgência e apoio maior também. Os membros da equipe se sentirão mais conectados pessoalmente, especialmente se vocês fizerem um brainstorm juntos antes de atribuir tarefas. Conversas cara a cara estabelecem confiança, permitem que as ideias sejam melhoradas e alinhadas para que todos tenham o mesmo objetivo. 93% da eficácia da sua conversa deriva da linguagem corporal. É importante não esquecer disso e usar a tecnologia (isto é, tecnologia de vídeo) para obter mais vantagens da sua equipe.

Use a videoconferência em vez do e-mail para gerenciamento de projetos

Listas de tarefas, não listas do que fazer:

Listas do que fazer não são concluídas. Ter listas do que fazer, individuais e desconhecidas, quando se trabalha em um projeto em equipe é um enorme assassino da produtividade. É muito mais eficaz decidir como uma equipe quais são suas tarefas prioritárias e atribuí-las uns aos outros em um sistema de gestão de projetos. Um sistema que permite que todos se mantenham mutuamente responsáveis e ver como todas as peças se encaixam é o ideal. Atribuir indivíduos e datas limites para as tarefas as tornam acionáveis e não apenas algo que alguém na sua equipe vai “precisar fazer“. Existem muitas ferramentas de gestão de tarefas para escolher, confira este guia para determinar qual é a ideal para a sua equipe.

Use uma lista de tarefas em vez de uma lista de pendentes para o gerenciamento de projetos

Documentos “vivos”:

Ferramentas como o Google Drive adicionam um novo elemento de colaboração aos documentos. Isso é tão útil para os projetos de equipe. Ao invés de ficar preso com várias versões diferentes do mesmo trabalho flutuando por e-mail, compartilhe documentos “vivos” ou planilhas no Google Drive, no qual todos na sua equipe têm acesso. Todos vocês têm a versão mais atualizada a qualquer momento e podem editar e construir no seu trabalho ao mesmo tempo, independentemente de onde você esteja. Integrar seus documentos com a gestão de tarefas torna sua lista de tarefas ainda mais acionável.

Compartilhe arquivos com o Google Drive ou Dropbox para um melhor gerenciamento de projetos

Um calendário integrado:

Outra falha de produtividade a evitar é não estabelecer um calendário central compartilhado que mostre a sua equipe o que está por acontecer. Seus prazos e planos de ação para alcançá-los devem estar em algum lugar digital, de fácil acesso e interativo. Você deve incluir os calendários e eventos pessoais dos seus membros da equipe, assim ninguém terá nenhuma surpresa e você pode distribuir a carga de trabalho de forma eficaz. Ter um calendário integrado pode ajudá-lo a identificar gargalos onde pode haver muita coisa acontecendo com a sua equipe e otimizar a programação da sua equipe para cumprir prazos. Existem várias ferramentas: dos calendários padrão do Google até opções para equipes realmente grandes.

Use a vista de calendário para garantir a sua equipe um melhor gerenciamento de projetos

Bate-papo, não e-mail:

Assim, muitas empresas por aí estão fazendo o seu melhor para “matar” os e-mails internos com ferramentas digitais, porque o e-mail mata a produtividade. Acontece que uma das melhores soluções já está disponível a algum tempo e não é apenas para o escritório. Agora, as ferramentas de bate-papo de escritório estão decolando e as equipes estão amando o novo estilo de comunicação intuitiva e produtiva. O bate-papo imita conversas em tempo real em vez de e-mails segmentados e intrometidos. Você pode discutir imediatamente não importa onde você está com um parceiro em uma conversa gravada. Ao contrário do e-mail, todo mundo faz parte da conversa e flui naturalmente como uma discussão em grupo. O bate-papo é ideal para a colaboração porque é muito mais abrangente do que o e-mail e você pode receber um feedback imediato. Estudos sugerem que o bate-papo realmente elimina alguns dos viés que impedem as pessoas de compartilharem mais durante a sessão de brainstorming. Sua equipe pode realmente produzir o seu melhor trabalho através do bate-papo.

Estas são algumas mudanças realmente simples que você pode fazer para melhorar a produtividade da sua equipe de projeto. Esperamos que tenha sido útil!

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