ways to use Google Drive and Google Calendar

5 maneiras de usar o Google Drive e o Google Calendar que sua equipe precisa experimentar

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Sophia Ellis
Oct 24, 2017

Maneiras interessantes de usar o Google Drive e o Google Calendar!

Muitas vezes, estou pesquisando online e encontro umas dicas legais que não sabia que poderia aplicar com uma ferramenta que eu já uso para torná-la mais eficiente. Trabalhar como uma equipe remota com funcionários em todo o mundo na Hibox significa que aprendemos alguns truques para gerenciar projetos, comunicar e permanecer produtivo com uma variedade de ferramentas. Aqui, nós compartilharemos com vocês alguns dos pequenos hacks que descobrimos usando o Google Drive e o Google Calendar.

1. Use o Google Drive para organizar projetos com gerenciamento de tarefas

Em vez de enviar várias versões de arquivos por e-mail, configuramos pastas no Google Drive para todos os nossos projetos para que todos possamos ver as versões mais recentes em um só lugar. É bastante comum e ninguém poderia imaginar como mantivemos em ordem os documentos antes do Drive. Mas nós ainda fomos além e integramos o Google Drive no nosso gerenciamento de bate-papo e tarefas na Hibox. Não só podemos acompanhar os arquivos e pastas compartilhados do Google Drive, mas também podemos atribuir tarefas usando-os. É muito mais fácil ver quais tarefas pertencem a quais arquivos ao anexá-los diretamente.

Use o Google Drive para compartilhar arquivos com sua equipe

2. Use Calendly com o Google Calendar para configurar chamadas de grupo

Uma das coisas que você provavelmente não percebe é quanto tempo demora para enviar e-mails e agendar compromissos. Mesmo que seja útil programar no Google Agenda e depois receber notificações, ainda é uma dor. Tente usar Calendly para agendar chamadas, reuniões, etc. às vezes que funcionam para todos com apenas um passo. Calendly permite que você envie a alguém um link para uma programação de seus horários disponíveis para que eles possam reservar quando é melhor para eles. E então é imediatamente adicionado ao seu calendário do Google. Você não vai acreditar em quanto tempo e confusão você economiza.

3. Use o Google Forms para opiniões e decisões rápidas

O Google Forms é um produto Google subutilizado que é incrivelmente útil para tomar decisões e organizar opiniões com nossa equipe remota. Criamos um formulário e enviamos para toda a nossa equipe através de uma de nossas salas em Hibox, para que todos possam preenchê-lo e facilmente possamos obter os resultados em um mesmo lugar. É muito mais fácil do que fazer perguntas por e-mail, o que é difícil de acompanhar. Todos podem ver resultados em um só lugar no Google Drive ou em Hibox.

4. Use Toggl para rastrear o tempo gasto em projetos

Normalmente usado por freelancers, Toggl é incrível acompanhar o tempo gasto em projetos, para monitorar e melhorar a produtividade ou descobrir quanto tempo leva algumas tarefas. Você pode configurar o Toggl com um Documento ou Folha do Google para ver quanto tempo é gasto trabalhando em vários sites e projetos e, em seguida, rastrear seus resultados. Você saberá no futuro quanto tempo determinados projetos e tarefas vão demorar para que você possa alocar melhor o tempo com sua equipe.

5. Colabore e faça um brainstorm em documentos ativos enquanto conversa

O trabalho em equipe é fundamental, mas pode ser difícil facilitar um bom brainstorming e o trabalho em grupo, online ou pessoalmente. Descobrimos que a combinação de conversas em grupo com documentos ativos no Google Drive é uma ótima maneira de fazer um brainstorming enquanto as coisas acontecem. Para fazer isso, integramos o Google Drive com as salas bate-papo da Hibox. Nós configuramos as salas de chat para nossos projetos ou departamentos como “Marketing de Conteúdo” ou “Vendas” e compartilhamos documentos em nossas salas a que todos têm acesso. Podemos agrupar conversas para discutir novas idéias, trabalhar em tempo real nos documentos e manter a versão mais recente do nosso trabalho em um só lugar.

Use o Google Drive para fazer brainstorming online com sua equipe

Estes são apenas alguns dos pequenos hacks que descobrimos que realmente aumentaram a nossa produtividade. Eles facilitam o trabalho, especialmente quando se utilizam duas ferramentas que todos já utilizam!

Para aumentar a produtividade da sua equipe com bate-papo, tarefas e chamadas de vídeo integradas, experimente o Hibox gratuitamente hoje.

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