5 ferramentas e truques para ajudar você a gerenciar seu e-mail:

Lista de ferramentas e dicas para ajudar a gerenciar o e-mail antes que ele gerencie seu dia.

Acabei de escrever isso e logo mais provavelmente eu vou ficar distraída com alguma notificação de e-mail. Pode ser tanto um “ding” irritante ou um pop-up que aparece na minha tela quando eu estou tentando trabalhar, um e-mail me lembra de todas as outras coisas que eu também tenho de fazer – com uma pequena urgência adicionada. Isso pode ser bastante irresistível. Para muitos de nós, o e-mail é o maior assassino da produtividade no trabalho, no entanto, estamos dependentes demais que é difícil parar de sequestrar nossa atenção.

Depois de tentar algumas coisas diferentes, eu e nossa equipe montamos a seguinte lista de ferramentas e truques para ajudar a gerenciar e-mail antes que ele gerencie o seu dia.

1. Bloqueie completamente as notificações:

Cada vez que você se distrai com uma notificação de e-mail, demora em média 23 minutos e 15 segundos para se concentrar na tarefa que você estava trabalhando de novo. Você pode imaginar o que acontece se você receber algumas notificações por dia? Horas de produtividade se perdem apenas por causa da distração das notificações, muitas vezes, completamente desnecessárias. Realmente a melhor maneira que eu encontrei de combater isso é desligar completamente as minhas notificações e silenciar meu aplicativo de e-mail no meu celular. É relativamente simples para Mac e iPhone. Se é importante, eu vou procurar por isso em tempo hábil como qualquer outra tarefa. Não tem motivo nenhum de precisar ser atualizado imediatamente todas as vezes.

2. Agende um horário para verificar e-mail:

Um dos meus piores hábitos é verificar e-mail constantemente para preencher o tempo ou para fazer alguma coisa em vez de focar no que eu realmente deveria. Uma ótima maneira de se manter produtivo é remover quaisquer pontos possíveis de procrastinação – e-mail é um ponto importante. Você não precisa cortar totalmente esse vício ou ficar desconectado, mas ao em vez disso limite e planeje quando você está verificando seu e-mail. Mais de duas ou três vezes por dia não é necessário. Você pode até mesmo determinar. Eu gosto de checar os meus de manhã por causa da ansiedade de todas as coisas que eu preciso cuidar durante o dia e então, novamente, logo antes de eu parar de trabalhar naquele dia e depois disso eu posso “desligar” de verdade. Raramente tem algo urgente o suficiente para precisar de uma resposta imediata. Se é urgente, eles vão ligar.

3. SaneBox:

Eu experimentei algumas ferramentas que estão por aí para ajudar a gerenciar e-mail. Uma das melhores que encontrei que realmente funciona para mim é SaneBox. SaneBox usa IA para ajudar automaticamente a filtrar e classificar os e-mails recebidos por pastas que você pode verificar mais tarde. Não é “zero na caixa de entrada”, mas é bem melhor do que tentar filtrar um fluxo constante. Você pode configurar agora para qualquer conta de e-mail. É perfeito para manter um equilíbrio justo entre trabalho/vida. As pastas “Meu” são separadas para e-mails pessoais e e-mails de trabalho por projeto, para que eu possa ver exatamente o que está acontecendo em cada um. Eu economizo muito tempo tentando encontrar o e-mail certo.

4.Evite E-mail em situações onde você pode usar uma forma mais direta de comunicação:

Uma das coisas mais irritantes para mim são e-mails realmente inúteis. Você sabe o tipo de segmento de e-mail que dura alguns dias, mas a “conversa” poderia ter sido cuidada em questão de minutos no telefone ou uma chamada de vídeo. Especialmente quando se trabalha com colegas de trabalho ou em projetos colaborativos grandes, evite e-mails que vão e voltam e simplesmente encontre uma outra forma mais rápida de comunicação. E-mail não é ótimo para colaborações e brainstorming também – uma chamada de telefone é. Se você está trabalhando em uma equipe maior, plataformas de bate-papo do grupo diminuem a necessidade de e-mail quase inteiramente e proporcionam um espaço de trabalho digital ideal para colaborar.

5.Se for preciso, organize o e-mail da equipe com HelpMonks:

Se sua equipe precisa confiar em e-mail, não se preocupe, ainda há algumas ferramentas realmente ótimas para ajudá-lo a gerenciar melhor o e-mail. HelpMonks ajuda você a organizar e-mails recebidos por assunto e atribuir os e-mails recebidos a diferentes membros da sua equipe. Isso é ótimo se você é um gerente de projeto. Não precisa passar um tempo do dia tentando encaminhar, CC e atribuir o endereçamento de e-mails a outros membros da sua equipe. Isso é feito automaticamente. Isto também é útil para colaborar em e-mails como uma equipe. HelpMonks também irá arquivar tópicos importantes para você e armazená-los em um só lugar para referência futura. Com esta ferramenta você economiza muito tempo de rastrear e-mails e abordar a comunicação como uma equipe.

Esperemos que seja tão útil para você e para sua equipe como foi para mim!

Como uma das minhas maiores distrações, gerenciar meu e-mail de uma forma muito mais eficiente me ajudou a responder que importa e trabalhar no que importa. Eu realmente acredito que esta é uma chave importante para produtividade!