5 dicas para um melhor planejamento de projetos
Atingir prazos e respeitar o orçamento começa com o planejamento dos projetos. São poucos os projetos e distantes entre si no mundo dos negócios, fazendo com que um gerente de projetos decente consiga que uma equipe faça os prazos e fique dentro do orçamento uma adição valiosa para qualquer empresa. Um projeto bem-sucedido começa com um planejamento de projetos robusto que aborda com bastante antecedência todos os possíveis pontos críticos e problemas para evitar contratempos. Se não cobrir todas as bases em termos de comunicação, gerenciamento de tarefas e organização, você está deixando a porta aberta para que pequenos erros se tornem grandes problemas quando os prazos estão próximos.
Essas são as cinco dicas que os gerentes de projetos podem adotar para um melhor planejamento dos projetos:
Centralize o compartilhamento de informações e dados:
Erros e falta de comunicação são os principais aspetos a serem evitados no trabalho em equipe. Com os prazos apertados, qualquer pequeno problema pode prejudicar sua agenda ou orçamento. Uma ótima maneira de evitar isso é ter cuidado desde o início e centralizar todos os arquivos e compartilhamento de dados em um espaço onde todos tenham acesso às versões mais recentes dos arquivos. Perder arquivos e ter várias versões flutuando em e-mails é o que dá origem a muitos problemas. Além disso, o compartilhamento centralizado de arquivos elimina o tempo que fica buscando os arquivos e não é tão seguro quanto o compartilhamento em uma plataforma. O compartilhamento de arquivos na Hibox é uma ótima maneira de centralizar informações para melhor colaboração em projetos. Na Hibox, os usuários podem enviar arquivos diretamente em salas de bate-papo e esses arquivos são organizados automaticamente em listas de arquivos centrais e pesquisáveis.
Elimine o e-mail desde o início do planejamento dos projetos:
O e-mail é um assassino de produtividade e promove a existência de informações desconectadas e perdidas. O melhor será melhor eliminar totalmente o e-mail dos processos de sua equipe. Existem formas mais modernas e intuitivas de comunicação e colaboração que você e sua equipe devem usar. O chat interno para empresas que a Hibox oferece é perfeito para uma comunicação remota ou no escritório durante a execução de projetos. Sua equipe pode criar salas de bate-papo organizadas para cada parte do projeto e convidar apenas as pessoas necessárias, para que aqueles que precisam dessas informações tenham acesso a elas e aqueles que não precisam, não fiquem sobrecarregados com mensagens. Sua equipe pode também criar tarefas e compartilhar arquivos diretamente em cada sala para tornar a conversa imediatamente acionável.
Simplifique o número de ferramentas necessárias para o planejamento dos projetos:
Quando são muitas as ferramentas e autenticações necessárias para os membros de sua equipe usarem para trabalharem juntos em um projeto, seus processos começam a desmoronar. Sua equipe acaba perdendo mais tempo tentando se organizar do que realmente trabalhando. Estar na posse de processos realmente simples e de um pequeno número de ferramentas e autenticações necessárias é essencial para uma produtividade simplificada. Use um espaço de trabalho digital multifuncional que cuida de todas as funcionalidades que você precisa com uma autenticação. A Hibox inclui bate-papo de empresa, gerenciador de tarefas, compartilhamento de arquivos, e videoconferência tudo em uma simples plataforma. Sua equipe precisa apenas de uma autenticação para todas as funcionalidades necessárias para colaborar e organizar os prazos. Tudo o que você precisa de fazer é configurar uma conta Hibox e convidar todos os usuários em poucos minutos para que seu espaço de trabalho digital esteja pronto.
Torne o rastreio do tempo um hábito no planejamento dos projetos:
O gerenciamento do tempo é fundamental para o gerenciamento dos projetos! Menos de um terço de todos os projetos realmente terminam nos prazos esperados. O rastreamento de tempo é um ótimo hábito para implementar com sua equipe durante a fase de planejamento dos projetos, para que você possa planejar melhor seus projetos com prazos realistas. Saber quanto tempo duram as tarefas pode ajudá-lo a delegar melhor o trabalho e a planejar em conjunto o cumprimento de prazos. É também uma ótima maneira de motivar os funcionários. Todos nós sentimos uma motivação adicional quando adquirimos o hábito de sincronizar tarefas. É fácil sincronizar tarefas com o rastreador de tempo da Hibox. A partir de sua lista de tarefas, você pode cronometrar cada tarefa e saber exatamente o tempo que está passando. Todos os dados ficam armazenados em um só lugar, para um melhor planejamento dos projetos.
Organize os prazos em um calendário de projetos comum:
O planejamento dos projetos deve começar com uma visão clara de todos os membros da equipe. Ter um calendário central com todos os principais prazos e eventos planejados é ideal para manter todos na mesma página. Com todos os prazos claros, você pode delegar e atribuir tarefas para que todos saibam qual a sua contribuição para o objetivo comum e quais as suas responsabilidades. É mais provável que os funcionários fiquem engajados e mais produtivos quando veem onde seu trabalho contribui diretamente. Também ajuda a manter as coisas no caminho certo e com clareza, no sentido do cumprimento dos prazos. A Hibox possui um ótimo calendário de projeto que lhe permite definir prazos e atribuir tarefas e subtarefas diretamente no calendário. É incrivelmente fácil para todo o mundo ver exatamente o que é esperado que cada um faça ao longo do percurso.
O gerenciamento de projetos pode parecer algo do senso comum, mas, claramente, com o número de projetos que falham e ultrapassam os prazos e o orçamento, é possível constatar que é uma tarefa muito mais complicada do que o que aparenta ser. Uma ferramenta abrangente, como a Hibox, simplifica o gerenciamento de projetos, fornecendo as ferramentas para que o planejamento dos projetos seja feito corretamente. Experimente a Hibox gratuitamente junto com sua equipa ainda hoje.
