techniques for managing tasks

3 técnicas para organizar suas tarefas como um profissional

Spencer Coon
Mar 23, 2017

Todos já estivemos na situação de estar a caminho de casa depois de um dia de trabalho, pensando em todas as tarefas que deveria ter feito durante o dia e, de repente, se lembra de todas as consequências de não ter feito todas elas.

Para que não ocorram essas situações, existem dezenas de recomendações sobre como organizar suas tarefas. Muitos de nós ficamos horas organizando todas as tarefas de forma produtiva e gastamos o tempo em tudo, menos no importante, as tarefas.

Vamos te ensinar 3 técnicas realmente eficientes e que combinadas vão te permitir organizar-se como um profissional.

1. Minimizar as reuniões

Para que servem as reuniões?  Para muita gente (seu chefe, por exemplo), as reuniões são eventos sociais ou demonstrações de poder, para outros é só uma oportunidade de perder tempo, passando horas sentados das quais somente 5 minutos são produtivos. Temos um mal hábito de “email-meeting-email” onde realmente não fazemos nada produtivo.  As reuniões não são o lugar onde realmente fazemos o trabalho. O melhor que podemos fazer é encontrar uma estratégia para acabar com elas. Se você tem que organizar reuniões, tenha em conta o tempo e utilize um gestor de tarefas online para organizar planos possíveis e reais para assim conseguir que as coisas funcionem. Se tem que assistir a elas, tenha preparada uma boa desculpa para poder decidir sua vontade.

2. Crie diferentes objetivos, a curto e longo prazo

Normalmente não há necessidade de fazer tudo em modo multitarefa. A não ser que tenha adiado todas as suas datas limite. Você e seus superiores devem ter as tarefas divididas em anuais, mensais ou semanais.

Anuais:

Faça uma lista dos objetivos que deseja atingir no período de um ano. Pense em objetivos ambiciosos. Tenta utilizar este período para ver o que espera no futuro tanto do seu trabalho como de sua equipe.

Mensais:

Depois de revisar seus objetivos anuais, concentre-se nos mensais. Prepare de maneira inteligente tarefas mensais, assim será mais fácil ver como suas pequenas ações vão se complementando e vão te aproximando de seu objetivo e dos de sua equipe.  

Semanais:

Veja um passo a diante com os objetivos semanais baseados na consecução de seus objetivos mensais. Pode lhe ser realmente útil separar as tarefas em categorias e fazer estimativas do tempo que levará em fazer cada tarefa. Usando este método não terá a pressão das datas limite. Você decide que tarefa fazer dependendo de sua energia e sua carga de trabalho. Com esta decisão tomada,  demonstrou-se que se trabalha de uma maneira muito mais produtiva. Ps: é vital conhecer as limitações de cada um, saber quando se está chegando ao limite e saber parar a tempo. A prática é o melhor aliado para saber o volume de tarefas que você pode fazer em uma semana.

3. Gestione o tempo com a técnica de Pomodoro

Uma vez que tenha ganhado tempo reduzindo o tempo perdido nas reuniões e periodificando as tarefas, é tempo de fazê-las!

A técnica de Pomodoro te ajudará a trabalhar em suas tarefas, aumentando a concentração em pequenos períodos de tempo. Ao diminuir a distração enquanto você faz uma tarefa, será capaz de fazer muito mais trabalho em menos tempo.

Te ensinamos como:

  1. Escolha uma tarefa
  2. Cronometre 25 minutos, estes 25 minutos serão de trabalho.
  3. Faça um pequeno descanso (de 3-5 minutos)
  4. Cada 4 Pomodoros faça um descanso longo (15-30 minutos)
  5. Continue com este ciclo até que tenha terminado sua tarefa e logo começa outra.

Esta técnica é uma forma fácil e simples de aumentar sua concentração. Prove e comece a gerenciar suas tarefas como um profissional.

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