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3 maneiras de “minimizar digitalmente” para melhorar a produtividade no escritório

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Spencer Coon
Feb 15, 2017

Por que minimizar digitalmente pode aumentar a produtividade do escritório:

Recentemente, o termo “desintoxicação digital” se tornou a palavra da moda. Muitos de nós têm consumido a memória do nosso telefone e dados até o limite com aplicativos para tudo – incluindo o trabalho. Agora, existe uma enorme necessidade de recuperar a produtividade no escritório e na vida pessoal.

As empresas, em um esforço para se “transformar digitalmente” e aumentar o engajamento e a produtividade dos funcionários, estão introduzindo aos funcionários cada vez mais ferramentas e plataformas digitais. No entanto, você pode “sobrecarregar digitalmente” sua equipe e o resultado é distração, confusão, mais erros e menos produtividade.

Adote uma abordagem zen minimalista para o seu escritório (Os millennials amam o que é zen).

1. Não exagere com integrações para economizar produtividade no escritório:

Vinte e sete por cento dos executivos seniores classificam a transformação digital como “uma questão de sobrevivência”. Para uma equipe com diferentes habilidades em tecnologia, mudar para uma variedade de novas ferramentas pode ser opressivo. Mesmo para uma Startup jovem e atualizada, muitas plataformas novas é uma perturbação (não é um bom caminho).

Embora as integrações mais recentes possam prometer elevar a produtividade, tome cuidado para não se integrar demais. Se você está em um bate-papo e precisa passar para uma vídeo conferência é um problema fazer como que todos estejam inscritos e conectados ao mesmo tempo. Procure plataformas que cuidam de múltiplas funções para sua equipe. O Quip oferece documentos baseados em nuvem para equipes com edição simultânea, semelhante ao Google Drive, mas adiciona um fluxo de bate-papo e lista de tarefas a cada documento para colaboração em tempo real. Quanto menos logins, melhor!

Minimize digitalmente para melhorar a produtividade no escritório, compartilhando arquivos, conversando e fazendo uma lista de tarefas

2. Opte Por Um Método De Comunicação Primário:

Um colega de trabalho envia um e-mail, você envia um texto para alguém e transmite a informação em um grupo de bate-papo com outra pessoa marcada e, em seguida, acompanha uma vídeo conferência em um aplicativo que você precisa solicitar para fazer login através do ponto correio.

Isso é um exagero, mas os minutos desperdiçados se somam e mensagens perdidas resultam em erros caros. A segurança dos dados é uma preocupação com ferramentas que não são especificamente projetadas para uso no trabalho. Escolha uma ferramenta com criptografia de ponta a ponta e que seja específica para a comunicação de trabalho. Isso também diminui a necessidade de integração em várias plataformas.

Bate-papo é ótimo. É rápido, intuitivo e colaborativo. Apenas certifique-se que isso seja produtivo:

Bate-papo centralizado da empresa para optimizar digitalmente e obter uma melhor produtividade no escritório

3. Adote Um Sistema De Gerenciamento De Arquivos Baseado Na Nuvem:

Se você ainda estiver enviando arquivos individuais por e-mail, isso impedirá a produtividade e capacidade de colaboração efetiva da sua equipe.

Usar um documento em um sistema de gerenciamento como o Google Drive, onde todos os membros da equipe têm acesso seguro a todas as informações da empresa, é um grande começo para eliminar arquivos fragmentados e inseguros. O Google Drive é colaborativo, permite a edição simultânea e sempre dá a todos acesso às últimas versões dos arquivos.

Outra ferramenta para a máxima a segurança (e criatividade) é Huddle baseado na nuvem, onde você pode acompanhar versões de arquivos e acessar auditorias para equipes internas e externas. Huddle ou Dropbox são os melhores para arquivos que você quer várias versões ou deseja conseguir enviar com segurança aos clientes.

Minimize digitalmente para melhorar a produtividade no escritório, compartilhando arquivos de forma segura

Uma transformação digital de sucesso pode ajudar a colocar sua equipe em uma posição competitiva.

Escolha o que é simples e intuitivo como a maneira mais rápida e fácil para uma maior produtividade.

– A Equipe Hibox

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