Hibox voor taak- en projectbeheer

Stop met het gebruiken van e-mail om taken en projecten van uw team te beheren. Help uw team zijn productiviteit te verhogen en de voortgang beter dan ooit te volgen.

Door Hibox te gebruiken voor taak- en projectbeheer, kunt u:

  • Grote projecten verdelen in kleinere delen voor uw team
  • Wijs taken toe aan gebruikers, stel vervaldatums in en ontvang meldingen
  • Alle taken, communicatie, bestanden en herinneringen bewaren op dezelfde plaats voor elk project
  • Alle voortgang en werk realtime samen bekijken, waar u ook bent

Hier is een korte handleiding voor het beheren van taken met Hibox:

1. Maak projecten of groepen om uw taken te organiseren:

Een van de meest basis functies die u kunt gebruiken om projecten te organiseren, zijn streams.

Streams zijn individuele chatgroepen met een specifieke focus. Als projectmanager is het eenvoudig om een stream te maken voor elk groot project waaraan uw team werkt. Enkele voorbeelden zijn nieuwe marketingcampagnes of een nieuw initiatief voor kostenverlaging. Zodra u uw specifieke projectstreams hebt, kan u de betrokken werknemers uitnodigen. In deze projectstream, zijn alle taken en gedeelde bestanden privé en niet zichtbaar voor andere gebruikers die geen deel uitmaken van die stream.Hibox for task management, Hibox for project management

Draadloze verlichting maatschappij Modern Lantern heeft een specifieke stream gecreëerd voor de ontwikkeling van hun nieuwe draadloze buitenlijn collectie. Ze hebben alle medewerkers uitgenodigd die deel uitmaken bij het plannen en uitvoeren van de lancering van de nieuwe collectie.
Hibox for task management, Hibox for project management

Elke stream heeft een afzonderlijke taken- en bestandslijst. U kunt gesprekken en bestanden beter beheren en taken bijhouden die per project zijn georganiseerd, terwijl u meerdere projecten tegelijkertijd uitvoert.

Hibox for task management, Hibox for project management

 

2. Taken creëren, toewijzen aan gebruikers en deadlines instellen:

Vanaf het moment dat u uw streams hebt ingesteld, kan u beginnen met het maken van taken en deze toe te wijzen aan gebruikers. In elke takenlijst is het mogelijk om taken te verslepen en ze te ordenen qua prioriteit. Plaats bij elke taak een vervaldatum of specifieke datum en krijg een melding wanneer een deadline nadert. Geen enkele taak wordt op deze manier gemist!  

Bij het toewijzen van taken is de kalenderweergave een ideale manier om een visuele weergave te verkrijgen. Op die manier kan u ervoor zorgen dat de werklast geoptimaliseerd en goed verdeeld is van uw team.

Hibox for task management, Hibox for project management

De projectmanager van Modern Lantern, Carrie, gebruikt bijvoorbeeld Calendar View om werk onder teamleden eerlijk te verdelen en ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke deadlines worden ingesteld voordat een nieuwe lijn gelanceerd wordt. Ze kan taken verslepen naar andere datums en opnieuw toewijzen aan andere gebruikers als de werklast te veel is voor bepaalde werknemers, op deze manier wordt alles geoptimaliseerd.

3. Blijf op de hoogte van de werklast van uw teams met behulp van takenlijst filters:

Voor een compleet overzicht van de projecttaken kan u gebruik maken van de takenlijsten en filters. Hier worden alle taken weergegeven door streams en kan u deze filteren op taakstatus, toegewezen datum, toegewezen gebruiker, welke stream, prioriteit enz om een gespecificeerde weergave te krijgen van waar u zich bevindt in een project.

Een projectmanager kan de takenlijst filteren om alleen taken te zien die zij in dat project hebben gemaakt of die aan specifieke gebruikers zijn toegewezen. Bijvoorbeeld, Carrie kan taken filteren die aan Haley, degene die verantwoordelijk is voor de sourcing van een nieuwe lamp lijn, zijn toegewezen en of ze al dan niet voltooid zijn.

Hibox for task management, Hibox for project management

 

4. Splits taken op met deeltaken en maak er een teaminspanning van:

Deeltaken zijn perfect voor het splitsen van een grotere hoeveelheid werk in kleinere delen. Onder een taak kan u ‘deeltaken’ toevoegen en deze aan verschillende gebruikers toewijzen en op verschillende tijdstippen beschikbaar stellen. Dit is een heel efficiënte manier om op te volgen wie aan welke onderdelen werkt en hoe de stukjes bij elkaar komen. Je hele team krijgt een melding als een onderdeel is voltooid. Dit is perfect voor teams van slechts een paar of een heel kantoor – het is een fantastisch beeld van hoe ieders werk bij elkaar komt.
Hibox for task management, Hibox for project management

Modern Lantern heeft het marketingplan voor sociale media voor hun nieuwe buitenlijn onder verschillende gebruikers opgesplitst met behulp van deeltaken en kan nu bijhouden hoe elk onderdeel bijdraagt tot het eindresultaat! Verschillende gebruikers worden aan verschillende delen van de lancering toegewezen, zoals het maken van afbeeldingen van de nieuwe lampen voor Facebook of contact op te nemen met ontwerp bloggers voor de nieuwe collectie te promoten.

5. Voeg bijlagen en opmerkingen toe aan taken:

Voor elke taak of deeltaak kan u opmerkingen toevoegen om de details te verduidelijken. Telkens wanneer u op een bepaalde taak klikt, verschijnt er een detail balk met alle extra informatie die uw team nodig heeft, inclusief de vervaldatum, de toegewezen persoon en de taakstatus. U kan er ook op klikken en opmerkingen aan toevoegen. Dit is de ideale plaats om instructies toe te voegen, feedback op het reeds voltooide werk te geven of het toevoegen van relevante bestanden.

Hibox for task management, Hibox for project management

 

6. Deel bestanden, groep chat of videochat om realtime samen te werken:

Een van de grootste problemen met virtueel teamwerk is dat uw team zich niet persoonlijk verbonden voelt. Met Hibox chat kan direct vanuit uw bureau communiceren. Vergeet onpersoonlijke e-mails of opdringerige kantoorbezoeken. Wanneer je het persoonlijk wil maken en een face-to-face gesprek wil hebben, kan je altijd een videogesprek beginnen om de details te bespreken!

Het team van Modern Lantern werkt zowel vanuit het designcentrum als uit de showroom. Carrie kan een videogesprek beginnen met een medewerker uit het designcentrum via één muisklik om de details te bespreken voor een toekomstig evenement.

Hibox for task management, Hibox for project management

 

7. Neem een persoonlijke AI-assistent in dienst:

Hibox heeft een ingebouwde persoonlijke assistent voor uw team waarmee u meteen aan de slag kunt. Terwijl u chat en projectdetails bespreekt, gebruikt Hibox Natural Language Processing om te herkennen wanneer een bericht dat u verzendt een taak moet zijn en zal dit automatisch vragen of u hiervan een taak wilt maken. Op deze manier gaan er geen details verloren die u bespreekt samen met uw team, ze worden onmiddellijk traceerbare, bruikbare taken! Er zijn tal van andere AI-functies waarmee managers bepaalde taken aan de meest gepaste gebruiker kunnen toewijzen door de werkprestaties en vaardigheden van projectleden automatisch te analyseren!

Hibox for task management, Hibox for project management

“Hibox heeft ons in staat gesteld onze creativiteit om te zetten in tastbare resultaten. We kunnen realtime samenwerken en meerdere projecten organiseren om onze nieuwe ontwerpen en projecten snel tot leven te brengen. We kunnen niet alleen on-the-go verbonden blijven, maar we kunnen het gesprek meteen omzetten in daadwerkelijke productiviteit. “

— Carrie Fitzwater, Modern Lantern

Hibox for task management, Hibox for project management

Stephen and Carrie Fitzwater, eigenaars van Modern Lantern (Kye Lee)

 

Dit zijn slechts enkele van onze favoriete manieren om projecten in Hibox te beheren. Probeer het gratis samen met jouw team voor het volgende project of vraag een demo aan en laat ons je tonen hoe Hibox je team specifiek productiever en meer verbonden kan maken.

Begin vandaag een gratis proefperiode en bouw de beste digitale werkruimte voor uw volgende project in Hibox.

Probeer het gratis en verander jouw manier van werken