Usando Hibox per gestire gli incarichi sarai in grado di:
- Suddividere grandi progetti in piccole aree più facili da maneggiare per il tuo team
- Assegnare compiti agli utenti, inserendo la data di completamento e ricevere comunicazioni
- Mantenere tutte le attività, comunicazioni e promemoria nello stesso spazio per ogni progetto
- Vedere tutto il progresso e collaborare in tempo reale dovunque tu sia
Guida rapida su come gestire le attività con Hibox:
1. Creare progetti o gruppi per organizzare le tue attività
Una delle caratteristiche di base che puoi usare per organizzare i tuoi progetti sono le stanze.
Le stanze sono chat di gruppo con obiettivi specifici. Per il manager del progetto, è facile aprire una chat per ogni grande progetto nel quale il tuo team sta lavorando, per esempio, nuove campagne di marketing o nuove iniziative di riduzione dei costi. Una volta creata, puoi invitare tutti gli utenti coinvolti nel progetto. La stanza, le sue attività e i documenti condivisi saranno completamente privati e li potranno vedere solo gli utenti invitati.
Modern Lantern, impresa dedicata alla distribuzione di lampade senza fili creò una stanza specifica per lo sviluppo di una sua nuova linea di lampade. L’impresa ha invitato tutti gli impiegati coinvolti nella pianificazione e nell’esecuzione del lancio.
Ogni stanza ha una lista di attività e documenti separati. In questo modo, è possibile gestire meglio conversazioni, documenti e seguire le attività di ogni progetto mentre lavori a molteplici progetti alla volta.
2. Creare compiti, assegnarli agli utenti e stabilire una data limite:
Una volta create le stanze, puoi iniziare a creare i compiti e assegnarli agli utenti. In ogni lista delle attività puoi trascinarla e abbassarla, combinado così la sua priorità nella lista delle attività del tuo team. Assegna ad ogni compito una data limite determinata e ricevi promemoria personalizzato prima della scadenza. Non ti dimenticherai di nessun compito!
Nel momento di assegnare i compiti, il calendario delle attività sarà perfetto per ottenere una visione globale e identificare eventuali ostacoli nella pianificazione del lavoro. Da questo momento, puoi essere sicuro che il carico di lavoro del tuo team è sincronizzato con quello degli altri progetti e compiti.
Per esempio, Carrie, manager del progetto di Modern Lantern, usa la vista generale del calendario per ripartire il lavoro tra i membri del team in modo equivalente e garantire che tutte le scadenze siano programmate per il giorno del lancio della nuova linea. Può spostare i compiti ad altre date o riassegnarli ad altri utenti se il carico per rendere lo svolgimento delle attività in maniera più rapida.
3. Controlla il carico di lavoro del tuo team usando i filtri delle attività:
Per ottenere una vista completa delle attività del progetto usa la lista delle attività e i filtri. In questo modo, tutte le attività saranno suddivise per stanze e potrai usare i filtri a seconda dello stato del compito, della scadenza assegnata, dell’utente assegnato, della stanza, della priorità etc. per creare una versione specifica nel momento esatto in cui ti trovi nel progetto.
Il manager del progetto può filtrare la lista dei compiti per vedere solamente i compiti che lui stesso ha creato e assegnarli a utenti specifici. Per esempio, Carrie può filtrare le attività assegnate a Haley, che si occupa del rifornimento della nuova linea di lampade e vedere quali compiti sono stati terminati.
4. Suddividi le attività in sottoattività e rendile in maniera collettiva:
Le sottoattività sono perfetto per ripartire il lavoro di un compito più ampio.
Puoi collegare una “sottoattività” ad ogni attività e assegnarla a differenti utenti in modo che essi possano lavorare simultaneamente o in maniera separata. In questo modo, potrai vedere in maniera realmente effettiva chi sta lavorando in quale sezione e come ogni sottoattività sia integrata all’attività principale. Tutto il team sarà informato ogni volta che l’attività viene completata. È perfetto per team che hanno pochi o un solo ufficio – è una forma grafica per vedere come il lavoro di ognuno combacia perfettamente.
Modern Lantern suddivide per reti sociali il piano di marketing della sua nuova lampada da giardino assegnando a distinti utenti le sottoattività. In questo modo è possibile vedere come ogni sottoattività va definendo il risultato finale! Diversi utenti saranno assegnati a distinte parti del lancio, creando immagini della nuova lampada per facebook e contattando bloggers per promuovere la nuova linea.
5. Allega documenti e commenti all’attività:
Ad ogni attività o sottoattività puoi aggiungere commenti per aiutare a comprendere i dettagli.
Ogni volta che selezioni un’attività appare una barra con tutte le informazioni extra di cui il team necessita inclusa la scadenza, chi ha assegnato il compito e in quale stato si trova. Puoi anche entrare e aggiungere commenti. È un sito perfetto per inserire istruzioni e commenti di feedback, riguardanti le attività o allegare documenti importanti.
6. Condividere documenti, chat di gruppo o video-chat per collaborare in tempo reale:
Uno dei principali problemi di lavorare online è mantenere un team interconnesso. Con Hibox, puoi usare la chat per comunicare in tempo reale da qualsiasi luogo. Dimenticati della posta elettronica offline o delle visite intrusive nel tuo ufficio. Se quello che desideri è una comunicazione più personale puoi cambiare e realizzare una videochiamata per parlare dei dettagli!
Il team di Modern Lantern lavora nel centro di progettazione e nella sala conferenze. Carrie può avere una videochiamata in modo rapido con un “click” con chiunque dei suoi dipendenti nel centro di progettazione per discutere sui dettagli del suo nuovo progetto.
7. Usa il tuo nuovo assistente personale con IA:
Hibox ha creato un assistente personale per tuo team.
Mentre chatti o analizzi il tuo progetto, Hibox usa un processore di linguaggio in forma naturale per riconoscere quando un messaggio che ha inviato può essere considerata un’attività e domandare in forma automatica se vuoi creare un compito nella stessa stanza di chat. Questo sistema non dimentica di nessun dettaglio, tutti diventano attività in forma automatica! Inoltre, stiamo preparando altri aggiornamenti nel sistema di IA che aiuteranno i manager ad assegnare i compiti ai migliori utenti, in base al carico di lavoro dei membri del team e alle capacità di ognuno.
“Hibox ci ha permesso di trasformare la nostra creatività in risultati tangibili. Possiamo collaborare in tempo reale e organizzare molteplici progetti per lanciarli in modo rapido. Non solo possiamo stare connessi mentre realizziamo il progetto ma anche trasformare conversazioni immediatamente in realizzazioni”
— Carrie Fitzwater, Modern Lantern
Stephen e Carrie Firtzwater, propietari di Modern Lantern(Kye Lee)
Questi sono solo alcune delle nostre modalità favorite di gestire progetti in Hibox. Prova la versione gratuita o domanda per la versione demo e permettici di insegnarti come Hibox può aiutare il tuo team a essere più produttivo e interconnesso.
Inizia ora con la versione Hibox di prova e costruisci il miglior spazio di lavoro digitale per il tuo nuovo progetto.
