distractions at work

Come evitare le distrazioni sul lavoro

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Mariano Rodríguez Colombelli
gen 26, 2018

Come eviti le distrazioni sul lavoro?

Se ripensi ai giorni di scuola in cui non c’era un telefono o un laptop davanti a te ad ogni secondo, puoi effettivamente ricordare com’era concentrarsi su un compito ed essere presente in una stanza. Quei giorni sono lontani e, se dai un’occhiata alle tue abitudini durante il giorno di lavoro, puoi dire che le ore tendono a confondersi ed è difficile ricordare cosa hai fatto. La nostra nuova propensione al “multitasking” e la disponibilità 24 ore su 24, ci ha tolto la capacità di impegnarci in un lavoro profondo. In effetti, è così grave che la quantità media di tempo effettivamente impiegata in un ufficio è di 2 ore e 53 minuti.

Realisticamente, potremmo ottenere più di un’intera settimana di lavoro svolto in soli due giorni lavorativi se diventassimo meno distratti e più produttivi. Quindi come lo facciamo?

Ecco alcuni suggerimenti che possono aiutarti a rompere le catene di distrazione sul lavoro e ad esibirti al meglio:

1) Non essere disponibile in ogni momento:

Sappiamo che questo è una contraddizione per ogni pezzo di tecnologia che usi nel tuo ufficio, ma è uno dei maggiori problemi che ti trattiene dalla produttività. Le notifiche causeranno il caos sulla tua capacità di attenzione mentre lavori. Solo una notifica impiega in media 23 minuti del tuo tempo per focalizzarti su ciò su cui stavamo lavorando. Riesci a immaginare cosa faranno alcune di quelle al tuo giorno? Eliminali tutti insieme. Invece, pianifica di controllare la posta e i messaggi dopo aver terminato le attività; un po ‘come una ricompensa. Sapere che c’è un tempo per controllare in arrivo ti aiuterà a sentire meno pressione e, normalmente, non c’è bisogno di rispondere immediatamente in ogni caso. Un suggerimento per la posta elettronica è di avere un’e-mail automatica per far sapere alle persone che ti inviano email che controllerai la posta due volte al giorno, in modo che sappiano cosa aspettarti da te e che la pressione non ti risponda immediatamente.

2) Non perdere tempo sugli accessi persi:

Uno dei maggiori problemi con la quantità di siti Web e strumenti che usiamo in ufficio è che dobbiamo accedere e rimanere connessi su tutti loro per rimanere aggiornati su quello che sta succedendo. Ci sono piccole correzioni che possono farti risparmiare un sacco di tempo. Meno tempo dedichi a cercare file ed email per informazioni, meglio è. Avere un file Dropbox o Drive centralizzato con tutti gli accessi per i propri account personali e uno per tutto il team da condividere per gli account comuni. Non crederesti quanto tempo possa farti risparmiare un piccolo cambiamento come questo.

3) Centralizza le informazioni:

Seguendo le linee del punto precedente, troppe piattaforme, strumenti, siti Web e accessi sono responsabili dell’uccisione della produttività. Fai del tuo meglio per centralizzare tutte le informazioni di cui hai bisogno per lavorare. Google Drive e le cartelle condivise sono un ottimo modo per ridurre al minimo la posizione in cui sono archiviate le informazioni relative a determinati team e progetti. Ancora più importante, cerca di centralizzare la comunicazione. Evita di lavorare con e-mail, chat, messaggi, chiamate, ecc. Tutti insieme. Ciò ti distrae, ti costringe a controllare tutto tutto il giorno e porta a problemi di comunicazione. Hibox è un ottimo modo per centralizzare tutte le comunicazioni e la condivisione delle informazioni eliminando l’e-mail tutte insieme per la comunicazione in ufficio. Si tratta di chat di gruppo, gestione delle attività, condivisione di file e videoconferenza tutto in uno in modo che tutto il tuo team possa lavorare insieme in uno “spazio di lavoro digitale” con un solo accesso.

4) Blocca ciò che ti sta prendendo del tuo tempo:

La produttività richiede onestà! Onestà con te stesso su dove sta andando il tuo tempo. Scopri dove stai sprecando la maggior parte del tuo tempo il prima possibile. Prova a utilizzare Toggl solo per il giorno per scoprire quali siti trascorri la maggior parte del tempo. Non solo ti aiuterà a identificare le distrazioni, ma sarai in grado di vedere quante attività ci vogliono per pianificare al meglio la tua giornata. Una volta che sai dove sta scivolando via il tuo tempo usando un sito blocker come StayFocusd per tenerti lontano da quei siti in modo da poter passare da 3 a 8 ore di lavoro produttivo al giorno. Puoi anche utilizzare il timer attività in Hibox per tenere traccia del lavoro e vedere quanto tempo stai spendendo per le attività. A volte avere un obiettivo e un ticchettio del timer può davvero aiutare a fare pressione su di te per rimanere concentrato e migliorare.

Questi cambiamenti possono essere piccoli ma il loro impatto può essere enorme, quindi prendili sul serio solo per una settimana e guarda cosa fa per la tua produttività. Si tratta di modifiche incrementali alle abitudini e alla routine per creare cambiamenti duraturi. Per uno strumento di produttività del team tutto in uno per un ufficio più concentrato e meno distratto, prova Hibox gratuitamente con il tuo team oggi.

 

 

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