Business chat is dead. Here’s how we fixed it.

Spencer Coon
mar 07, 2017

Il posto di lavoro è diventato ufficialmente social e ha cambiato per sempre il nostro modo di lavorare.

In qualche modo è stato positivo: strumenti come chat e videoconferenza hanno migliorato il modo con cui ci connettiamo e collaboriamo con colleghi in ufficio o che stanno dall’altra parte del mondo. Finalmente riusciamo a mantenere una conversazione naturale pur essendo in digitale, a prescindere da dove, ed in modo tracciabile.

Continua però a crescere anche il movimento “anti-chat”. Le chat sono spesso motivo di distrazione (anche dipendenza) a lavoro. Parliamo ma non pianifichiamo né tantomeno eseguiamo. Siamo più connessi ma meno produttivi. Nonostante gli svariati articoli che trattano della prossima chat che conquisterà il mercato, in realtà le persone iniziano a smettere di usare piattaforme tipo Slack, lamentandosi del fatto che si iniziano a notare decrementi di produttività e mancanza di “lavoro profondo” ed in alcuni casi tutto ciò porta al tornare (Dio non voglia) alle mail.

Le chat professionali sono arrivate per restare. Sono il futuro delle comunicazioni lavorative.

Ma abbiamo bisogno di fare qualcosa in più per sfruttare gli aspetti positivi e ridurre quelli negativi. Non abbiamo bisogno di smettere di utilizzare le chat, dobbiamo costruire tutto ciò che manca attorno al quel contesto. Perché è così difficile far funzionare una chat nelle nostre imprese e che cosa possiamo fare per risolvere il problema?

Entra, noi.

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Come siamo diventati ossessionati per la comunicazione e produttività:

Il nostro viaggio inizia tre anni fa in America Latina, dove stavamo gestendo un team di più di 40 programmatori creando soluzioni bancarie online per BBVA e altre istituzioni finanziarie. Il nostro team non aveva un ufficio centrale e non esisteva un modo per interagire come un team tradizionale e condividere informazioni, gestire attività ed eseguire progetti. Avevamo bisogno di uno strumento facile da utilizzare e che ci aiutasse a collaborare e a permettere al nostro team di non saltare le scadenze fissate con i nostri clienti.

“Siamo stati i primi a dover affrontare la sfida di mandare avanti un team dinamico con i membri sparsi in tutto il mondo e con diverse zone orarie. Abbiamo sviluppato Hibox come uno strumento per condividere informazioni in modo istantaneo ed organizzare il lavoro grazie a specifiche attività così che tutti sapessero le cose da terminare e quando. E lo abbiamo immaginato e costruito perché si adattasse ad ogni tipo di business, di ogni forma e misura, non solo per startup normalmente esperte di tecnologie.” — Spencer Coon, COO e co-founder di Hibox.

Il risultato: Chat di gruppo, gestione attività e videoconferenza in un unico strumento.

Hibox risolve i tre principali punti dolenti quando devi collaborare con il tuo team: 1) Più veloce, una comunicazione meglio organizzata (messaggistica per team), 2) Tracciare meglio attività e progetti (gestione attività), 3) Discussioni live per team che lavorano da remoto e in uffici localizzati in luoghi diversi (videoconferenza).

Non c’è bisogno di cercare 3-4 strumenti diversi, settare tutte le piattaforme e far iscrivere tutto il team su 3-4 applicazioni per avere tutto ciò di cui hai bisogno. Non hai bisogno di integrare niente tantomeno di costantemente saltare da uno strumento all’altro con design e caratteristiche di usabilità distinte per lavorare tutti insieme il più produttivi possibili.  

Per ora, più di 10.000 team da 22 paesi hanno trovato la loro soluzione per la produttività con Hibox. Altri 1.000 team ogni mese si stanno unendo a loro. La chat era solo l’inizio dell’ottimizzazione della comunicazione, Hibox è l’evoluzione della prossima generazione della collaborazione.

Business chat per team migliorata:

La Stanza Pubblica può essere utilizzata per fare dei brainstorming su dove organizzare l’happy hour del venerdì, sia che tu sia seduto nella hall della compagnia o dall’altra parte del globo. Vai avanti e metti like a messaggi, aggiungi emoticon o GIF (può sembrare banale ma rende il lavorare molto più divertente).

Qui è dove la tua compagnia si unisce come un team, a prescindere da dove tu sia. Su Hibox puoi organizzare tutto per luogo, sezione della impresa o progetto grazie alle “stanze”. Le stanze sono spazi per la collaborazione, molto più di semplici chat.

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Inizia a realizzare con il gestore attività integrato:

La chat di per se è valida, ma non è una soluzione che da sola può aumentare la produttività. Ora che abbiamo reso più semplice parlare di qualsiasi cosa insieme, dobbiamo ottimizzare il modo di lavorare insieme. Infatti, molti team hanno visto decrementare i livelli di produttività dopo aver utilizzato la chat. Abbiamo cambiato questa situazione integrando il gestore attività direttamente nelle stanze.

Finalmente, potrai trasformare tutte le tue conversazioni in attività concrete ed azionabili. Sfrutta la creatività della tua squadra e converti semplici comunicazioni in risultati tangibili che il tuo team possa tracciare in tempo reale. Crea ed assegna compiti dentro stanze ad utenti specifici per essere sicuro che le attività vengano sempre portate a termine in tempo. Utilizza i filtri della sezione compiti così da sapere in tempi rapidi cosa è stato completato, chi è stato assegnato a cosa e quali sono i prossimi step.

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Face-to-face meeting dentro Hibox:

Non è fastidioso quando vuoi avere una conversazione con il tuo team e non riesci a far fare login a tutti i colleghi interessati su un’altra piattaforma come Skype o Hangouts? Con Hibox, effettuare una discussione faccia a faccia con tutto il tuo team è istantaneo e a portata di (un) click, con la videoconferenza integrata in ogni stanza. Non dovrai mai lasciare la piattaforma. Lavoratori da remoto, avrete la possibilità di mandare avanti conversazioni reali con i vostri colleghi come se foste in ufficio. Nessuno sarà più troppo distante.

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Intelligenza artificiale che cambia le regole del gioco:

E non ci fermiamo qua. Stiamo utilizzando l’intelligenza artificiale per apprendere dai vostri comportamenti e dalle informazioni che condividete per aiutarvi con le vostre attività giornaliere.

Per esempio, Riconoscimento Automatico dei Compiti. Quando stai scrivendo un messaggio e il sistema ha l’impressione che possa essere un compito, Hibox ti chiederà se lo vuoi convertire, in modo completamente automatico. Tutti quelli taggati nel messaggio e qualunque tempistica/data riconosciuta verrà automaticamente associata al compito. Ti aiuterà a salvare tanti piccoli step che portano via un po’ di tempo. Se citi anche un file specifico, ti verrà mostrata la versione più recente. Queste funzionalità sono solo l’inizio.

Ci sono tonnellate di altre funzionalità che stiamo testando come per esempio utilizzare l’assistente AI per analizzare il carico di lavoro degli impiegati ed automaticamente assegnare compiti alle persone più indicate. Hibox individuerà gli utenti più indicati per una determinata attività basandosi su abilità e performance del passato. Sarà anche in grado di prevedere di quanto tempo l’utente abbia bisogno responsabile per completarlo in base ai requisiti e alle altre attività da svolgere. Inoltre, Hibox sarà in grado di programmare meeting incrociando le informazioni dei calendari degli utenti interessati per suggerire il dove ed il quando.

Con queste funzionalità, abbiamo trasformato una semplice chat nello strumento definitivo per la produttività.

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Si, puoi sempre utilizzare tutte le integrazioni di cui hai bisogno:

Non preoccuparti, Hibox ti permette di utilizzare tutti quegli strumenti che fanno già parte della tua routine. Integra tutti gli account tuoi e dei tuoi colleghi  già esistenti su Google Drive, Dropbox ed email per poter condividere qualsiasi cosa. A breve, sarai in grado di sincronizzare la tua lista attività con il tuo calendario così che nulla più venga dimenticato. Saranno disponibili Quickbooks e Salesforce per tracciare questioni finanziarie e stare al passo con i vari lead in modo rapido e senza lasciare Hibox.

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E ci sono tante altre novità in arrivo:

Abbiamo creato Hibox con l’obiettivo di rendere le chat per team più produttive. Continuiamo a lanciare quelle che crediamo siano le nuove metodologie necessarie per permettere al tuo team di avere l’esperienza  collaborativa migliore di sempre.

Siamo i nuovi expats in città, nel nostro nuovo HQ europeo: We’re the newest expats in town at our European HQ: lido per talenti multiculturali e zona sempre in fermento per turismo d’affari, Barcellona, Spain.

Stiamo già acquistando una posizione di rilievo nella scena europea:

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Quando sarai in città per la prossima conferenza mondiale o vuoi semplicemente mangiare due tapas in compagnia, passa per dire ciao.

In Chiusura…

Speriamo che il tuo team possa trovare il suo ambiente digitale lavorativo ideale con Hibox così da poter essere il più produttivo di sempre. Registrati tu ed il tuo team gratuitamente su hibox.co per iniziare a chattare, collaborare e costruire il tuo business insieme.

-Il Team di Hibox

Provalo gratuitamente e cambia il tuo modo di lavorare