project management tips

5 Trucchi Per Gestire Progetti Che Spingono La Produttività Alle Stelle

Sophia Ellis
mar 13, 2017

Non perdiamo più tempo inutilmente su introduzioni. Torniamo al lavoro, con il vostro team preferito, con questi suggerimenti sul Project Management.

Meeting e Videoconferenza:

Riunire la vostra squadra in una breve videochiamata, piuttosto che cercare di estrapolare i dettagli dalle e-mail, può salvare una quantità incredibile di tempo e trasformare rapidamente i vostri piani in azioni. Quando si discute un’idea con un gruppo faccia a faccia (anche se davanti ad uno schermo), si prova in genere un maggiore senso di urgenza e partecipazione. I membri del team si sentiranno più collegati personalmente soprattutto quando si effettua un brainstorming insieme prima di assegnare le varie attività. Le conversazioni faccia a faccia stabiliscono fiducia, permettono alle idee di essere migliorate, e allineano tutti i partecipanti verso lo stesso obiettivo. Il 93% dell’efficacia delle tue conversazioni scaturisce dal linguaggio del tuo corpo. È importante tenerlo sempre a mente ed utilizzare la tecnologia (la video-tecnologia) per migliorare le prestazioni del tuo team.

Liste attività, non to-do list:

Le to-do list non aiutano. Utilizzare liste individuali e slegate di cose-da-fare quando si lavora su un progetto di squadra il più delle volte implica un grande decremento di produttività. E ‘molto più efficace prima decidere in gruppo quelli che saranno i compiti prioritari, poi decidere a chi assegnarli utilizzando un sistema di gestione progetti. Un sistema che permette a tutti di sapere chi sono i responsabili delle singole attività, e poter quindi vedere come tutti i pezzi si incastrano, è l’ideale. L’assegnare ai singoli individui e decidere date di scadenza per le attività, rende queste ultime fruibili e non solo qualcosa che qualcuno della tua squadra “dovrà portare a termine“.

Ci sono svariate soluzioni per la gestione attività, dai un’occhiata a questa guida per capire quale si adatta di più al tuo team.

Documenti che prendono vita:

Strumenti come Google Drive aggiungono un elemento nuovo per la collaborazione su documenti con riscontri estremamente utili quando si parla di progetti in team. Invece che perdere tempo con differenti versioni dello stesso documento che viaggia di mail in mail, è molto meglio condividere documenti o fogli di lavoro su Google Drive dove puoi assegnare l’accesso a tutti i tuoi colleghi. Avrete sempre la versione più aggiornata e sarà più facile modificare ed aggiungere il proprio lavoro allo stesso tempo, a prescindere da dove vi troverete in quel momento. Integrare i vostri documenti con un gestore attività fa si che le attività pianificate siano ancora più azionabili.

Calendario integrato:

Un altro fallimento di produttività è il non creare un calendario centrale e condiviso che mostri le prossime attività del team. Per portare a termine scadenze ed azioni, dovrebbero essere allocate digitalmente, facilmente accessibili ed interattive. Dovresti anche includere i calendari personali dei membri del tuo team e gli eventi, così che non ci siano sorprese all’ultimo secondo e per poter distribuire il carico di lavoro in modo efficace. L’avere un calendario integrato può aiutarti ad individuare colli di bottiglia, come per esempio un sovraccarico per il tuo team, e ad ottimizzare l’agenda dei tuoi collaboratori per rispettare le scadenze. Ci sono varie soluzioni: dallo standard Google Calendar ad altre opzioni per team considerevolmente più grandi.

Chat, no email:

Ci sono molte aziende là fuori che fanno del loro meglio per “eliminare” le e-mail interne e sostituirle con strumenti digitali; le mail sono il nemico numero 1 della produttività. Alla fine risulta che una delle migliori soluzioni esiste già da un po’, solo che non l’abbiamo provata in ufficio. Solo di recente le chat aziendali hanno iniziato a prendere piede ed i team di lavoro stanno cominciando ad amare questa nuova tipologia di comunicazione, più intuitiva e produttiva. Le chat sono più simili a conversazioni in tempo reale, al contrario di mail segmentate e discontinue. Si può iniziare una discussione subito, a prescindere da dove ti trovi, con i propri colleghi ed in un apposito feed registrato. A differenza delle mail, ognuno fa parte della conversazione e tutto fluisce naturalmente come dovrebbe accadere in una discussione di gruppo. La chat è l’ideale per la collaborazione anche perché è molto più inclusiva delle mail e si può ricevere un feedback immediato. Gli studi dimostrano che le chat eliminano quei pregiudizi che portano le condividere meno durante i brainstorming. Il tuo team potrebbe produrre il suo miglior lavoro tramite chat.

Sono dei piccoli semplici cambiamenti che puoi mettere in pratica ora per ottimizzare la produttività del tuo team. Speriamo che questo ti sia di aiuto!

-Il Team di Hibox

Provalo gratuitamente e cambia il tuo modo di lavorare