tips for working remotely

5 consigli per ottimizzare la produttività lavorando da remoto

Spencer Coon
mar 16, 2017

Decidere la propria agenda ed essere in grado di organizzare il proprio ufficio al bar di fiducia o in trendy spazi di co-working può essere considerato come il millennial dream. Grazie a nuove metodologie di comunicazione imprenditoriale e nuovi strumenti per la collaborazione online, il lavoro da remoto sta diventando una realtà per molti impiegati. Il lavoro da remoto continuerà ad essere una scelta degli impiegati e delle imprese, visti il tempo e i costi risparmiati e i considerevoli incrementi di produttività. Infatti, da un recente sondaggio è emerso che un terzo delle imprese crede che il 50% dei loro impiegati lavorerà da remoto nei prossimi anni.

Equivale a moltissimi impiegati che occuperanno un posto sui vari bar e locali sparsi per la città con connessione a internet.

Può sembrare un sogno, anche se la gran parte di noi è abituata a sentirsi dire cosa fare, dove e quando; gestire il nostro tempo può sembrare facile, ma l’abituarsi a farlo determina una curva di apprendimento ancora da esplorare.

Benvenuti nel futuro del lavoro. Di seguito alcuni consigli per aiutarvi a portare sempre a termini il lavoro e gli obiettivi prefissati, qualunque sia il luogo e con il successo che dovrebbe caratterizzare un digital nomad:

1. Occupatene bene e subito. Non aggiungerlo alla tua “To-do list”:

Senza un supervisore che mantiene il timone durante il lavoro da remoto, è molto facile rimandare e pensare “lo posso fare più tardi” ed aggiungerlo alla tua lista di cose da fare “appena ho un minuto”. Ora, queste attività non sono probabilmente così urgenti, ma possono essere comunque svolte subito.

Non aggiungere piccoli dettagli ai progetti, dimenticarsi di comunicare con i tuoi colleghi su cose di cui hai bisogno come lavoratore da remoto e lasciare troppe cose all’ultimo minuto è garantito che causeranno svariati problemi all’avvicinarsi delle scadenze.  Quindi, impara questa regola: se occupa via 10 minuti o meno, lo porti a termine subito.

2. Organizza il tuo lavoro così da poterti concentrare su una cosa per volta:

In comparazione con un’agenda prevedibile ed una routine piena di indicazioni esterne su come spendere il tuo tempo, il lavoro da remoto è decisamente più fluido e può essere opprimente.  È facile dare un’occhiata alle tue attività, al tuo calendario, alle tue scadenze ed essere un po’ ansiosi per il lavoro da remoto che ci aspetta. Abbiamo un bisogno eccessivo di provare a gestire molte cose e portare a termine molteplici attività contemporaneamente, per sentirci il più possibile produttivi. Cercare di essere multitasking può risultare in una diminuzione di produttività del 40%.

Stai alla larga dalla mentalità a “lista” ed organizza tempistiche strette per focalizzarti su singoli progetti. Mantieni la tua scrivania in ordine e senza niente che non sia strettamente correlato alla attività di quel momento. Un buon metodo per sfruttare al massimo il tuo tempo e riempire gli spazi tra i blocchi che dedicate alle attività più impegnative; piccoli compiti che portano via 5-10 minuti, come rispondere a una mail o qualcosa di personale come fare una lavatrice. La tua giornata ti sembrerà più dinamica, produttiva e con un focus specifico.

3. Suddividi il tuo lavoro cambiando fisicamente postazione:

Se suddividere il tempo come spiegato qui sopra non ti aiuta ad essere più concentrato, cambiare postazione può avere degli effetti straordinari per ri-focalizzare la tua mente su una nuova attività. È anche uno dei grandi vantaggi del lavorare da remoto—essere in grado di creare la tua scrivania di lavoro ovunque tu sia. Un buon esempio di questa tecnica è dedicare due ore lavorando alla tua scrivania su qualcosa di analitico, come un foglio Excel o un report di vendita. Prova a cambiare durante il pomeriggio al bar sotto casa, per svolgere un lavoro magari più creativo come sviluppare nuovi contenuti per una presentazione.

4. Crea playlist diverse a seconda dell’attività (se ascolti musica mentre lavori):

Un altro veloce consiglio per suddividere le tue differenti attività! La musica che ascolti ed i suoni che ti circondano, possono avere una forte influenza su stato d’animo e mentale. Suoni rilassanti, semplici e minimali sono l’ideale per gran parte delle persone che lavorano su attività analitiche. Minimizzare i suoni e le distrazioni è la cosa migliore—non sederti a guardare le persone che stanno con te al bar. Ad ogni modo, per lavori di brainstorming, è meglio ascoltare musica “movimentata” e stuzzicare il nostro cervello con stimoli visivi.  

Ottimizzare ciò che ti circonda in relazione al tipo di lavoro che stai facendo può significare una enorme differenza in termini di produttività.

5. Gestione del tempo — conosci i tuoi limit:

Una delle sfide maggiori del lavoro da remoto è pensare di avere tempo per completare le tue attività. Non c’è una “fine reale del giorno” ma, se non stai attento, potresti rischiare di rimanere perennemente in modalità lavoro. Ci sarà sempre qualcos’altro da fare. Per riuscire a gestire bene il tuo tempo e bilanciare vita privata e lavoro, hai bisogno di impostare una fine alla tua giornata lavorativa.

È facile fare una pausa e prolungare un compito quando le 5pm sono ancora lontane. Se un compito va ultimato entro le 3pm, sarai motivato a sederti e portarlo a termine magari qualche minuto in anticipo. Un po’ di pressione, anche quando si tratta di un lavoro creativo, per molti di noi può essere di grande aiuto. Senza una scadenza, finirai i tuoi compiti in ritardo e il tuo orario flessibile più che essere un lusso diventerà estenuante.

Il lavoro da remoto sta diventando in fretta la norma per molti impiegati, ma utilizzare il proprio tempo in modo corretto è importante per mantenere alti il livello del lavoro svolto. Ottimizzare l’ambiente circostante è vitale per un digital nomad e rispettare le tempistiche può anche essere divertente. Specialmente quando scopri le metodologie che più si adattano e che ti aiutano a tirare fuori il meglio di te. Speriamo che questi consigli ti aiutino!

-Il team di Hibox

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