Hibox, task management, office productivity

3 Modi per “Minimizzare il Digitale” E Migliorare La Produttività Lavorativa

Spencer Coon
feb 15, 2017

Di recente, il termine “disintossicazione digitale” è diventata una tematica molto in voga. Tanti di noi hanno spinto oltre ogni limite la memoria del proprio smartphone utilizzandola per gestire applicazioni per qualsiasi cosa, lavoro compreso. Ora c’è un forte bisogno di riguadagnare la nostra produttività sia personale che sul posto di lavoro.

Le imprese che si stanno impegnando tanto nella “digital transformation” e nel migliorare il coinvolgimento e la produttività dei propri impiegati, spingono sempre di più sull’utilizzo di nuovi strumenti e piattaforme digitali. Ad ogni modo, puoi correre il rischio di “sovraccaricare di digitale” il tuo team, ed il risultato può generare distrazione, confusione, più errori e soprattutto, meno produttività.

Inizia ad applicare un approccio minimale e zen al tuo ufficio (Millennials amano tutto ciò che è zen).

1. Non esagerare con le integrazioni per salvaguardare la produttività dell’ufficio:

Il 27% dei senior manager valutano la trasformazione digitale come una “questione di vita o di morte.” Per un team dalle disparate abilità tech, il passare da un software all’altro può essere opprimente. Anche per una startup early stage, troppe piattaforme tutte insieme possono essere dirompenti (e non con accezione positiva).

Anche se le integrazioni più recenti promettono di far salire la produttività alle stelle, dovrai essere cauto e non “integrare più del necessario”. Se sei impegnato durante una chat con i tuoi colleghi e vuoi passare in modo rapido ad una videoconferenza, normalmente risulta essere complicato chiedere a tutti di registrarsi e di entrare in un’altra piattaforma in tempi semi-istantanei. Cercate piattaforme che permettano di svolgere più funzioni e leggermente diverse tra loro a tutto il tuo team. Quip per esempio offre la possibilità di gestire documenti basati su cloud, permettendo ai team di modificare e lavorare in tempo reale (come su Google Drive), ma aggiunge una stanza chat e lista attività associata a ciascun documento, per collaborazioni istantanee. Quanti meno log-in, tanto migliore sarà il risultato.

2. Decidi Quale Sia Il tuo Principale Metodo Di Comunicazione:

Un collega ti invia una mail, tu invii un messaggio a qualcun’altro, mentre gli altri aspettano delle informazioni nella chat di gruppo ed alla fine si ritrovano una tua richiesta per effettuare il login ed accedere una videochiamata previa notifica del piccione viaggiatore di fiducia.

Un tantino esagerato come esempio, ma i minuti sprecati aggiungendo colleghi e reenviando messaggi sono errori che causano ingenti perdite di tempo e quindi denaro. La sicurezza dei dati è una preoccupazione quando gli strumenti utilizzati non sono stati specificatamente creati per l’uso professionale. Scegli una piattaforma che abbia crittografia end-to-end ed è stata creata nello specifico per comunicazione lavorative. Vi aiuterà anche a ridurre le tante integrazioni necessarie per far “comunicare” le piattaforme tra di loro.

Le chat sono fantastiche. Facili, intuitive e collaborative. Basta che rimanga una soluzione per essere produttivi:

3. Adotta Un Sistema Per La gestione Dei File Basato Su Cloud:

Se ancora stai inviando singoli file via email, probabilmente stai anche impedendo al tuo team di essere produttivo e di collaborare nel modo migliore.

Utilizzare un sistema per la gestione documenti come Google Drive, dove tutti i membri del team hanno accesso sicuro a tutte le informazioni dell’impresa, è l’ideale per eliminare la condivisione di file frammentati e non sicuri. Google Drive è collaborativo e permette modifiche simultanee ed in tempo reale e permette a tutti di accedere in modo istantaneo alla versione del file più recente.

Un altro strumento per massimizzare la sicurezza (e la creatività) è Huddle soluzione basata su cloud che ti permette di tracciare le varie versioni dei file e consentire l’accesso al team interno ed anche a persone esterne all’azienda. Huddle o Dropbox sono la cosa migliore quando vuoi gestire versioni multiple e vuoi condividere in modo sicuro con i tuoi clienti.

Una giusta dose di trasformazione digitale può aiutare il tuo team ad essere più competitivo. Utilizza le cose più semplici ed intuitive perché il cambio avvenga in modo naturale e senza sforzo. Dopo dovrai solo iniziare a contare le ore risparmiate.

— Il Team di Hibox

Provalo gratuitamente e cambia il tuo modo di lavorare