techniques for managing tasks

3 tecniche per gestire attività come un ninja

Spencer Coon
mar 23, 2017

Tutti noi conosciamo bene la sensazione mentre torniamo a casa da lavoro e rimuginiamo su tutti quei compiti che avevamo intenzione di portare a termine, ma che invece andranno ricordate con metodologie che tutto fanno meno che aiutarti a gestire attività come vorresti.

Per questo tipo di situazioni, ci sono un sacco di suggerimenti su come organizzare le proprie attività. Capita poi che molti di noi si lascino intrappolare dal come organizzare e migliorare queste “tecniche per la produttività” e di nuovo perdiamo tempo senza finalizzare e portare avanti il lavoro che conta davvero: le nostre attività.

Di seguito troverete le 3 tecniche più importanti e che, combinate tra loro, vi possono aiutare a gestire compiti ed attività come un ninja.

1. Ridurre i meetings

A cosa servono i meeting? Per alcune persone (il tuo capo per esempio) i meeting sono un evento potente e sociale mentre per altri equivalgono a trovare un posto dove nascondersi.  Spendere ore per organizzare e sedersi al tavolo per poi essere produttivi solo 5 minuti (forse). Abbiamo la cattiva abitudine dei cicli “email-meeting-email” dove non facciamo altro che programmare e promettere di collaborare prima o poi. I meeting non sono un luogo dove il lavoro viene svolto tantomeno portato a termine. Sarebbe meglio trovare una strategia per evitarli. Se devi condurre dei meeting, preoccupati di limitare il tempo e di utilizzare un gestore attività online per organizzare dei piani che siano reali e azionabili in tempi brevi, anziché la classica catena di mail, così da poter vedere le cose prendere forma fin da subito. Quando non puoi fare a meno di presenziare, tieni pronta una scusa per poter scomparire quando le cose si prolungano troppo.

2. Crea traguardi a breve e lunga scadenza

Normalmente non c’è bisogno di provare ad essere multitasking, tranne quando vengono posticipate di troppo vecchie scadenze importanti. Tu ed il tuo supervisore dovreste avere le vostre attività organizzate in traguardi annuali, mensili e settimanali.

Traguardi Annuali:

Fai una lista di traguardi da compiere quest’anno. Pensa in grande per questa categoria. Possiamo trattarla come una sintesi dei risultati che vorrai raggiungere con il tuo lavoro e con il tuo team.

Traguardi Mensili:

Il seguente passo, dopo aver deciso i tuoi traguardi annuali, è separare i vari blocchi ed organizzare il lavoro in traguardi mensili. Decidendo attività più piccole e gestibili per ogni singolo mese, sarà più facile vedere come le tue piccole azioni riescano a contribuire in modo tangibile ai traguardi personali e di tutto il team.

Traguardi Settimanali:

E ancora, continuando a suddividere il tutto in passi sempre più piccoli arriviamo ai traguardi settimanali, quelle specifiche azioni che ti porteranno a raggiungere i tuoi goal mensili. Troverai utile separare le attività in categorie ed approssimare le date di scadenza in relazione al tempo di cui avrai bisogno per finalizzare ciascuna attività. Utilizzando questo metodo non sentirai il peso della pressione dato da scadenze con tempistiche strette. Sarai tu a decidere quale attività svolgere in base al tuo livello di energie e carico di lavoro. La maggior parte di noi lavora in modo più produttivo con questa motivazione intrinseca.

Una nota personale: è vitale conoscere i propri limiti o ti distaccherai troppo dal tuo piano produttivo iniziale. La pratica ci aiuta ad essere perfetti anche quando si parla di decidere quale sia il numero di attività settimanali consoni da svolgere.

3. Gestire il tempo con la Pomodoro Technique

Quando avrai risparmiato il tempo una volta speso per meeting e deciso i tuoi traguardi e le principali attività correlate, si potrà incominciare a lavorare sul serio per raggiungere gli obiettivi prefissati.

La Pomodoro technique ti aiuterà a lavorare sulle tue attività con alti livelli di concentrazione per brevi periodi di tempo. Senza passaggi tra un’attività e l’altra e distrazioni generiche, si portano a termine più cose ed in meno tempo.

Di seguito spiegato come:

  1. Scegli un’attività.
  2. Fai partire un timer e lavora per 25 minuti a concentrazione massima.
  3. Fai una piccola pausa (3-5 minuti).
  4. Lavora altri 25 minuti senza prendere un’altra pausa e così via.
  5. Ogni 4 Pomodoro prendete una pausa più grande (15-30 minuti).
  6. Continuate con questa metodologia fino ad attività ultimata ed iniziate a lavorare sulla prossima.

Queste tecniche per la gestione ottimale delle attività sono delle semplici e facili linee guida da seguire. Provale ed inizia a gestire le tue attività come un ninja.

-Il Team di Hibox

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