Hibox pour la gestion de tâches et de projets en équipe

Arrêtez d'utiliser les emails pour manager les tâches et projets de vos équipes. Aidez vos équipes à augmenter en productivité et suivez les progrès mieux que jamais.

En utilisant Hibox pour la gestion des tâches et projets de votre équipe, vous allez pouvoir :

  • Diviser de grands projets en tâches moins lourdes pour votre équipe
  • Assigner des tâches à des utilisateurs, fixer des dates d’échéance et recevoir des notifications
  • Garder toutes les tâches, communications, documents et rappels au même endroit pour chaque projet
  • Voir tous les progrès et collaborations en temps réel, depuis n’importe quel endroit

Voici un guide rapide pour gérer les tâches avec Hibox:

1. Créez des projets ou des groupes pour organiser vos tâches:

Une des caractéristiques les plus basiques que vous pouvez utiliser pour organiser vos tâches sont les fluxLes flux sont des groupes de chat individuel sur un sujet particulier. En tant que gestionnaire de projets, c’est assez facile de créer un flux pour chaque projet majeur sur lesquels travaille votre équipe. Par exemple: “nouvelle campagne marketing” ou “nouvelle initiative de réduction des coûts”. Une fois que vous avez créé vos flux de projets spécifiques, vous pouvez inviter seulement les membres de votre équipe concernés. Ce flux de projet, ces tâches et documents seront privés et inaccessibles aux utilisateurs non invités.

Hibox gestion de tâches, Hibox projets en équipe

L’entreprise Modern Lantern de luminaires sans fils a mis en place un flux spécial pour le développement de leur nouvelle lampe extérieure sans fil. Ils ont invité tous leurs employés impliqués dans la planification et l’exécution du lancement. 

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Chaque flux à sa propre liste de tâches et de documents. Vous pouvez mieux gérer les conversations, les documents, et le suivi des tâches, organisés par projets si vous avez plusieurs projets en même temps.

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2. Créez des tâches, assignez-les à des utilisateurs et fixez des dates d’échéances:

Une fois que vos flux sont organisés, vous pouvez commencer à créer des tâches et les assigner à des utilisateurs. Dans chaque liste de tâches, vous pouvez classer ou supprimer des tâches pour modifier leurs priorités sur la liste. Donnez des dates d’échéances et des horaires précis à chaque tâches et recevez des rappels lorsque la date d’échéance arrive. Aucune tâche n’est oubliée !

Lorsque vous assignez des tâches, le calendrier des tâches est parfait pour avoir une vision d’ensemble et identifier les éventuels problèmes. À ce moment là, vous pouvez vous assurer que le travail d’équipe est bien optimisé avec les autres projets et tâches.

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Par exemple, Carrie, la gestionnaire de projet de Modern Lantern, utilise le calendrier pour distribuer le travail entre les membres de son équipe et s’assurer que toutes les dates d’échéances sont respectées pour le jour du lancement. Elle peut modifier les dates d’échéances des tâches et les redistribuer à d’autres utilisateurs si la charge de travail doit être changée, de manière à l’optimiser rapidement.

3. Restez maître de la charge de travail de votre équipe en utilisant les filtres des tâches:

Pour une vision complète des tâches d’un projet, utilisez la liste des tâches et les filtres. Ici les tâches sont listées par flux et vous pouvez les filtrer par statut, date d’échéance, utilisateur, priorité, etc dans le but de créer une vision spécifique de là où est rendu le projet.

Un gestionnaire de projet peut filtrer la liste de tâches pour voir les tâches qu’il a créé et donné à des utilisateurs spécifiques. Par exemple, Carrie peut filtrer par tâches données à Haley qui est en charge de l’approvisionnement pour la nouvelle gamme de lampe et voir quelles tâches ont été réalisées.

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4. Divisez les tâches en sous-tâches et faites-en un travail d’équipe:

Les sous-tâches sont parfaites pour diviser les charges de travail importantes.  Sous une tâche, vous pouvez ajouter “sous-tâche”, les assigner à différents utilisateurs et mettre des dates d’échéances différentes. C’est une manière très efficace de suivre qui travaille sur quelles parties et comment elles vont se combiner ensembles. Toute votre équipe recevra une notification lorsque chaque partie est finie. C’est parfait pour une petite équipe autant que pour toute une grande entreprise – ça permet de donner une très bonne vision de la façon dont le travail de toute l’équipe se combine.

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Modern Lantern a divisé le plan de marketing sur les réseaux sociaux pour leur nouvelle lampe extérieure entre les différents membres de l’équipe, en utilisant des sous-tâches; et ils peuvent suivre comment chaque partie permettent d’arriver au résultat final! Les différents membres sont assignés à différentes parties du lancement comme par exemple créer de nouveaux visuels avec la nouvelle lampe sur Facebook et contacter des blogueurs design pour des partenariats.

5. Ajoutez des pièces jointes et des commentaires aux tâches:

Pour n’importe quelles tâches ou sous-tâches, vous pouvez ajouter vos commentaires pour donner plus de  détails. Lorsque vous cliquez sur une tâche, une barre va apparaître avec des informations supplémentaires dont votre équipe à besoin comme la date d’échéance, la personne en charge, le statut de la tâche. Vous pouvez aussi rentrer dedans et ajouter des commentaires. C’est un bon endroit pour modifier les instructions, laisser un avis ou joindre des documents importants.

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6. Partagez des documents, faites des chat de groupes, ou des vidéoconférences pour travailler en temps réel:

Un des plus grands problèmes avec le travail d’équipe virtuel c’est de faire en sorte que votre équipe se sente personnellement impliquée. Avec Hibox, utilisez le chat pour communiquer en temps réel depuis votre bureau. Oubliez les emails hors du temps ou les visites intempestives. Quand vous souhaitez garder une conversation personnelle, faites un chat en face-à-face, vous pourrez toujours faire une vidéoconférence pour discuter des détails plus tard! L’équipe de Modern Lantern travaille sur le pôle design et le showroom. Carrie peut faire un appel vidéo en un clic rapide avec n’importe lequel de ses employés du pôle design pour discuter des détails des prochaines portes ouvertes.

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7. Employez votre propre assistant virtuel:

Hibox a développé un assistant personnel intégré pour votre équipe que vous pouvez activer dès maintenant. Pendant que vous discutez des détails d’un projet, Hibox utilise un traitement de langue automatique pour savoir lorsqu’un message que vous envoyez devrait être une tâche et va automatiquement vous demander si vous souhaitez créer une tâche dans le flux de conversation. Aucun des petits détails dont vous discutez avec votre équipe ne tombent aux oubliettes – ils deviennent des tâches concrètes et traçables immédiatement! Il va y avoir pleins d’outils d’intelligence artificielle bientôt disponibles qui vont vous aider à gérer et assigner les tâches aux utilisateurs en analysant la charge de travail des projets par membre et leurs capacités.

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“Hibox nous a permis de transformer notre créativité en résultats tangibles. Nous pouvons travailler en temps réel et organiser plusieurs projets pour réaliser rapidement de nouveaux designs. Non seulement nous pouvons rester connectés, mais nous pouvons aussi rendre les conversations en réelle productivité immédiatement.”

— Carrie Fitzwater, Modern Lantern

 

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Stephen et Carrie Fitzwater, directeurs de  Modern Lantern (Kye Lee)

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