Avec Hibox, votre équipe marketing peut:
- Mieux organiser la communication et la charge de travail sur des projets spécifiques.
- Déléguer le travail et suivre le progrès de l’équipe avant les dates d’échéance.
- Faire un brainstorming et collaborer en temps réel qu’importe l’endroit où se trouve votre équipe.
Commencez étape par étape:
1. Organisez votre équipe avec les flux de projets
Les flux de projets permettent de séparer les groupes de chat en conversations précises, facilement organisables et consultables. Vous pouvez aussi gérer les tâches et les documents partagés sur chaque flux pour garder le travail organisé.
Pour les équipes de marketing, essayez de les organiser par:
- clients individuels où vous assignez seulement les membres de votre équipe qui sont focalisés sur ce client.
- groupes de clients avec des caractéristiques similaires comme l’industrie, la taille, la région et assignez chaque petite équipe à aborder les clients ensemble
- processus de marketing spécifiques comme les réseaux sociaux, Adwords, Facebook, LinkedIn, Email Marketing ou Graphic Design.
Uva Communication organise ses flux par clients individuels car ils sont une petite entreprise qui se focalise sur les projets à long terme et les campagnes, avec des comptes séparés. C’est un outil très personnalisable pour les besoins de votre équipe. La chose la plus importante est que les conversations sont organisées par petites équipes focalisées donc vous n’empiétez pas sur le travail des autres et donc ne perdez pas d’informations.
2. Utilisez le calendrier pour planifier le lancement de vos produits ainsi que pour mesurer les résultats.
L’une des meilleures fonctionnalités pour planifier, lancer des campagnes, et mesurer les résultats de votre travail d’équipe est la vue du calendrier. Vous pouvez organiser les tâches grâce à la vue de calendrier conçue pour les projets sur le long-terme. Toute l’équipe peut avoir une idée visuelle des tâches à effectuer sur des projets simultanés grâce à cette vue. Les tâches issues des différents flux apparaîtront de couleurs différentes.
Uva Communication utilise le calendrier pour identifier les goulots d’étranglement où il y a trop de campagnes prévues au lancement en même temps ou pour éviter à certain employés d’être surchargés de travail.
Pour les tâches répétitives vous pouvez utiliser la fonction récurrence des tâches afin d’être sûr que cette tâche soit toujours présente dans votre liste de tâche à effectuer et qu’il y ait une personne qui s’en occupe. Réglez la répétition des tâches pour les posts sur les réseaux sociaux de manière hebdomadaire et soyez sûr qu’ils soient toujours effectués.
Uva utilise la récurrence des tâches dans leur flux de marketing digital pour mettre à jour Adwords, ainsi que dans leur flux dédié aux réseaux sociaux afin de ne pas oublier de poster du contenu sur certains sites.
3. Divisez le travail en sous-tâches
Pour les tâches complexes, vous pouvez utiliser la fonction sous-tâches. Les sous-tâches vous permettent de diviser les tâches en tâches plus petites que vous pouvez assigner à différents utilisateurs et leur fixer différentes dates d’échéances. Utilisez les sous-tâches pour planifier les projets sur le long terme, comme les nouveaux post pour vos blogs, vos campagnes ou vos présentations. Vous pouvez ajouter plus de détails dans les commentaires des tâches. Les sous-tâches vous aident à distribuer les responsabilités et à avoir une trace, tout en travaillant sur le même objectif.
L’équipe d’Uva Communication divise et garde un suivi du travail de ses campagnes multilingues, en assignant des sous-tâches de chaque campagne à différents membres.
4. Les applications intégrées vous permettent de collaborer comme jamais auparavant
Vous pouvez utiliser les intégrations présentes sur Hibox pour organiser vos informations et tenir votre équipe au courant. L’intégration des emails est utile pour manager les prospects avec vos collègues. Vous pouvez envoyer des emails à des adresses associées à chacun des flux de votre compte Hibox, “[email protected]” par exemple. Tous les emails envoyés à cette adresse seront automatiquement postés dans ce flux. L’équipe d’Uva communication utilise ces emails intégrés pour recevoir et manager en équipe Facebook et Adwords. C’est la solution parfaite pour les équipes en collaboration comprenant des partenaires et clients externes. Toutes les personnes sont toujours à jour sans avoir de problème de mails manquant ou d’informations n’ayant pas été vues.
Pour les campagnes Adwords et Facebook, l’équipe d’Uva Communication a paramétré l’intégration des emails de manière à ce que les mails récapitulatifs des performances de ces campagnes aillent directement dans leur flux de Digital Marketing. Grâce à cela, toute l’équipe marketing est automatiquement tenue au courant et peuvent ainsi discuter des changements futurs.
Google Doc est aussi intégré afin de permettre une collaboration sur les bases de données et de permettre à plusieurs utilisateurs de travailler conjointement sur le même document. Cela permet à l’équipe de travailler sur des projets de manière fluide et créative, comme si l’équipe était en train de travailler dans le même bureau. Toutes les personnes auront toujours accès aux dernière versions des bases de données ou du contenu marketing sans se donner la peine de chercher parmi leurs nombreux emails.
L’intégration de Dropbox est parfaite pour les images et les contenus visuels marketing que toute l’équipe a besoin de partager; cependant les documents ne sont pas modifiables lors de l’utilisation de cette fonction. C’est l’outil idéal pour partager des photos, des vidéos et des présentations. C’est un autre moyen pour s’assurer que toute l’équipe soit au courant des dernières versions sans avoir à envoyer d’email.
5. Gardez un contact personnalisé en un clic
Le marketing est l’activité créative la plus importante dans le monde du business. Pour mener à bien leurs missions les marketeurs ont besoin de discuter en temps réel. Pour de nombreuses équipes, il est difficile de se réunir conséquemment. Sur Hibox, vous pouvez appeler vos collègues en vidéo conférence d’un simple clic, ainsi il n’y a plus de pertes de temps avec les connexions Skype. Vous pouvez passer des appels facilement afin de discuter des sujets dont vous pouvez difficilement discuter par message. Uva travaille avec grand nombre de professionnels créatifs qui sont souvent en déplacement. Être capable, en un clin d’oeil de rejoindre une vidéoconférence et de collaborer en ligne, de partage des idées est un gros avantage pour leur équipe.
Bonus : Employez l’intelligence artificielle comme assistante
Enfin, Hibox comprend un assistant personnel intégré, pour vous et votre équipe que vous pouvez utiliser immédiatement. Lorsque vous et votre équipe discutez sur le chat à propos de projets détaillés, Hibox utilise un processus naturel de codage qui reconnaît quand un message que vous envoyez doit être transformé en tâche et vous demandera automatiquement si vous voulez créer une tâche, directement dans le flux de discussion. Comme ces tâches peuvent être activées sans efforts et sont traçables, plus aucun détail n’échappera ni à vous ni à votre équipe.
Équipes de marketing utilisant Hibox :
L’équipe d’Uva Communication en Uruguay, est l’une des nombreuses entreprises ayant trouvé une solution pour obtenir une meilleure organisation et productivité de leurs équipes marketing, en utilisant Hibox. Le directeur des réseaux sociaux, Sebastien Urriza décrit Hibox comme “ un outil simple et pratique, qui nous permet de coordonner les tâches, les priorités, d’assigner les responsabilités, de connaître nos progrès ainsi que d’avoir accès à toutes les informations grâce au chat.”
Vous trouverez plus d’information sur Uva Communication en cliquant ici http://www.uvacomunicacion.com.
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