Les 5 secrets de la gestion de tâches pour être plus productif

Vous voulez connaître les secrets de la gestion de tâches pour une meilleure productivité ?

J’ai lu presque un million d’articles sur des conseils pour améliorer sa productivité et sa gestion des tâches; tout en essayant d’éviter les conseils ridicules (comme dormir sans oreiller pour s’habituer à l’inconfort et donc s’habituer au travail) et lire ceux qui sont plus utiles (continuer de lire des livres).

Après plusieurs essais et de nouvelles pratiques utiles, j’ai trouvé cinq secrets très utiles pour une meilleure gestion des tâches, être moins sous pression, et en général travailler plus et mieux.

Aucun de ces conseils ne sont hyper compliqués ou nécessitent de grandes restructurations de vie; ce sont des changements positifs que vous pouvez faire aujourd’hui.

1. Gérer les cycles d’énergie:

Il y a un million d’articles qui vont vous suggérer de vous lever à 5h du matin et de suivre un emploi du temps précis pour votre productivité. Aucun de ces conseils ne prennent en compte vos cycles d’énergies personnels et les circonstances. Et si vous n’y faites pas attention, vous pourriez être plus frustré qu’autre chose. Vous n’avez pas besoin de travailler beaucoup plus et plus dur, mais vous avez besoin de travailler plus intelligemment. Une façon simple de commencer c’est de repérer comment vous travaillez aux différents moments de la journée.

Par exemple, je sais que je suis très concentrée sur les détails et les activités qui demandent de l’attention comme écrire ou planifier un projet, tôt le matin. Le soir, quand je suis un peu plus fatiguée, je travaille bien quand il faut juste lire ou faire des tâches simples.

Ensuite, écrivez vos tâches et organisez-les entre les tâches répétitives et celles plus importantes qui demandent plus de concentration. Planifiez-les aux moments de la journée où vous êtes le plus à même d’être très productif. N’essayez pas de suivre le planning de quelqu’un d’autre, vos cycles d’énergies vous sont propres.

2. Soyez réalistes (et indulgents) avec le temps:

Une de mes plus grosses erreurs de productivité c’était de penser que je suis Superwoman et que j’ai les capacités de finir quelque chose en “environ 20 minutes” alors que je sais au fond de moi que ça va prendre beaucoup plus de temps. Si vous êtes quelqu’un qui planifie vos journées, cela peut être contre-productif et vous donner l’impression que vous n’avez fait que la moitié de ce qui était planifié (alors que vous avez quand même bien travaillé).

J’ai abandonné mes attentes irréalistes. A la place j’ai essayé d’estimer combien de temps mes tâches devraient prendre, j’ai choisi 3-4 tâches importantes à faire par jour et je les ai planifié sur des plages horaires qui devraient être suffisantes mais pas strictes. Cela me permet d’avoir quelques moments de réflexion sur des tâches plus créatives sans avoir le sentiment de devoir me dépêcher et mon travail est général meilleur.

Je sais que c’est un cliché, mais la technique Pomodoro est super pour cela. Je vais consacrer deux à trois périodes de 25 minutes sur une de mes tâches importantes, en faisant des pauses entre chaque période. Cela me permet d’être plus concentrée et de mieux gérer mon temps sur les tâches plus simples.

3. Partagez-les avec quelqu’un:

Certaines tâches sont difficiles. Et c’est assez facile de procrastiner. Vous n’avez pas besoin d’un coach qui vous suit partout pour vous améliorer. Mais l’idée que quelqu’un vous regarde permet d’augmenter la motivation. Vous pouvez le faire de différentes façons. Avec mon équipe ou des amis proches, partager mon calendrier et ma liste de tâches fonctionne très bien. Un exemple encore plus simple, c’est simplement envoyer un message à quelqu’un sur ce que vous planifiez de faire. Une fois que vous avez parler de vos plans, ils paraissent plus concrets. Vous allez les voir en dates butoirs plutôt qu’en suggestions. Et la (bonne) pression ajoutée vous aidera. Cela boost de parler de ses attentes devant les autres.

4. Ecrivez-les:

Comprenez-moi bien, faire des listes de tâches sur papier pour gérer vos tâches est impossible si vous travaillez en équipe. Avoir toutes ces tâches dans le même espace de travail digital permet d’être plus productif. Mais pour mes tâches personnelles, j’ai découvert récemment que j’ai besoin d’autre chose pour être productive. J’ai essayé pleins d’applis de gestion de tâches, de rappels, de listes, etc. Le fait que ça soit digital rend la tâche moins concrète.

Quand j’écris mes tâches dans un planning physique, elles deviennent permanentes et immuables. Cela me met plus la pression pour les finir rapidement. Cela me permet aussi de séparer le travail de la vie personnelle donc c’est moins stressant.

5. Pour une meilleure gestion des tâches, planifiez votre semaine, pas vos journées:

Si vous appuyez toujours le bouton “rappellez-moi plus tard” ou que vous remettez toujours vos tâches au jour suivant, vous avez besoin de repenser la façon dont vous organisez votre planning. Toutes les tâches n’ont pas la même importance et donc n’ont pas besoin d’être finies tout de suite. C’est quelque chose qui me frustre encore quand je n’ai pas fini mes tâches dès le lundi ou le mardi.

Au lieu de vouloir faire toutes vos tâches en un jour et de vous forcer à faire le plus possible, essayez d’organiser vos tâches par ordre d’importance tout au long de la semaine. De cette façon, vous pourrez planifier plus de temps pour les tâches importantes plutôt que de les faire entre pleins d’autres petites. C’est comme ça que j’ai gagné en concentration et je me sens moins sous pression pendant la semaine.

Ce sont des petits changements que j’ai appris en lisant des articles sur la productivité. J’espère que cela vous a été utile dans votre quête du système de management parfait!