Trouver et gérer une équipe à distance

Spencer Coon
jui 04, 2017

J’ai travaillé à distance pendant presque un an aujourd’hui – j’étais à New York, très loin du siège de Hibox à Barcelone. L’équipe d’Hibox est diverse répartie à travers 4 pays. Et vous savez quoi? Cela marche très bien pour nous. Nous pouvons dire que nous avons eu de la chance et d’un autre côté nous avons en quelque sorte crée notre propre chance. Nous avons les bons outils pour un travail à distance bien organisé et productif. Mais de manière plus importante, nous avons choisi les bonnes personnes!

Le télétravail grandit de plus en plus au sein du monde des affaires. 30% des employés seront des travailleurs à distance dans quelques années. Le travail à distance économise de l’argent que ca soit directement dans les frais généraux et indirectement sous la forme de taux d’attrition plus faibles.

Mis à part la capacité technologique, vous choisissez de remplir des postes éloignés. Adopter la combinaison des compétences techniques, de l’auto-motivation et de l’adaptation culturelle n’est pas facile. Avec le manque de temps de formation et de rapport face-à-face, il y a une petite chance d’erreur. Heureusement, il y a une nouvelle force de travail qui remplit les rôles éloignés plus naturellement que jamais.

Nous avons découvert, grâce à notre expérience, qu’il y a de nombreux outils et méthodes qui nous aidé à connecter les membres de notre équipe à distance.

Trouvez une équipe:

AngelList, WeWorkRemotely.com, and WorkingNomads.co:

Étant donné que le marché des travailleurs à distance et des indépendants a explosé complètement dernièrement, une multitude de sites vraiment géniaux s’est construite  uniquement pour connecter des employés enthousiastes à distance.

WorkingNomads.com a un système vraiment facile à assimiler dans tous les domaines d’activité. Les positions distantes les plus populaires (probablement en raison de leur nature) sont la gestion de contenu (moi) et les positions de conception. Il n’y a pas de pénurie à ce niveau là.

WeWorkRemotely est le même concept, juste un peu plus cher à utiliser. Chez Hibox, nous préférons former les employés au QG avant d’aller à temps plein. J’ai trouvé Hibox à travers AngelList et, par conséquent, j’ai fait mes premiers mois au QG. AngelList, « où le monde rencontre les startups », est formidable pour nous car,  nous avons connu un démarrage relativement rapide et cela nous aide à attirer le bon type de personne et de talent pour faire face à notre culture.

Commencez l’expérience de manière efficace:

Félicitations, nous avons passé la première étape. De notre expérience, la deuxième étape est la plus critique pour faire fonctionner l’ensemble d’une équipe à distance. En fait, nous préférons être intégré en personne pendant deux mois au QG pour ensuite établir des rapports qui durent des années de travail – Vous pouvez faire travailler quelqu’un de manière productive le plus rapidement possible avec ce genre d’outil. Le partage d’un dossier Google Drive doc avec toutes les informations techniques pour aider les employés à répondre aux questions elles-mêmes a été très utile pour nous. Nous utilisons une plateforme de chat (dont je vous parlerais plus tard) pour toutes les communications liées au travail, afin que la conversation soit aussi naturelle que possible et que nous puissions obtenir des réponses et discuter immédiatement de tout. Comme avec n’importe quelle position, il y a une courbe d’apprentissage. Cloud App est un créateur de GIF que nous utilisons pour créer de petits GIF à partir de captures d’écran pour illustrer le mode d’emploi d’Hibox aux nouveaux employés. Nous les avons sauvegardé afin de pouvoir les envoyer à tout moment.

Construisez un espace de travail numérique:

Comme je l’ai déjà mentionné, notre équipe utilise une plateforme de chat. En fait, nous utilisons notre propre plateforme pour le communication interne. Hibox réunit chat, gestion des tâches et appels vidéo en une seule plateforme. Honnêtement, je ne sais pas comment d’autres équipes travaillent avec des employés à distance sans ce genre d’outil. L’un des plus grands défis de l’évolution du travail à partir de l’espace traditionnel, est la décentralisation de la communication et de l’information. Il y a beaucoup plus de risques pour les erreurs, les mauvaises communications et les multiples versions de fichiers sans un outil tel qu’Hibox. En gardant le chat, les tâches et les fichiers au même endroit, nous éliminons ces risques. D’autres outils essentiels incluent Google Drive et Dropbox (nous l’avons intégré dans Hibox) qui sont le même concept – un espace numérique central.

Gardez votre business personnel:

Une chose que nous savons est certaine: travailler avec des pigistes et engager un employé à distance est totalement différent. Un employé à distance est un partenariat continu où quelqu’un contribue continuellement à la direction de l’entreprise. Il est essentiel de s’assurer qu’ils savent ce qui se passe dans l’entreprise et tout cela malgré la distance. Je pense que nous faisons un très bon travail à ce sujet. Je veux dire, je le sais, parce que je suis l’une des plus éloignées et j’ai toujours l’impression d’avoir une très bonne connexion avec le QG sur une base constante. Notre flux de discussion de groupe complet a été vraiment utile pour informer tous les participants, en introduisant de nouveaux employés et en se liant quotidiennement comme un groupe distant. Le chat vidéo ne devrait jamais être sous-utilisé également. Non seulement les moments en face-à-face sont mieux pour certains types de brainstorming et discussions, mais c’est aussi la meilleure façon de rester connecté personnellement. Parfois, nous programmons des appels pour rattraper le retard si cela faisait un certain temps. Ne le réduisez pas.

Au fil du temps, ces petits détails ont fait une énorme différence dans le succès global de notre équipe à distance. Si vous cherchez un espace de travail numérique qui vous permet de mettre à jour vos nouveaux employés à distance, consultez Hibox.

Essayez gratuitement et changez votre manière de travailler