Methods and tools to share tasks with your team

Les meilleurs méthodes et outils pour partager des tâches au sein d’une petite équipe.

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Spencer Coon
Mar 03, 2018

Au cours des dernières années, les startups composées de seulement une poignée d’employés aux ressources limitées ont été capable de progresser au-delà de grandes entreprises composées de centaines ou de milliers d’employés. La technologie a rendu possible pour de petites équipes de créer de grandes vagues de changements et d’innovations. Les petites équipes sont souvent sources des plus grandes idées et de catalyseurs de changements même dans les plus grandes organisations. Quand de petites équipes savent comment efficacement se partager des tâches et collaborer sur des projets, elles sont alors instoppables.

Tout le monde n’a pas besoin d’être une superstar du management et les équipes efficaces et talentueuses ne sont pas que pour les géants de la technologie. Plusieurs des plus impressionnantes petites équipes savent simplement comment bien travailler ensemble et mettent en avant le meilleur de chacun de leurs membres.

Voici des conseils et outils que vous pouvez essayer pour partager vos tâches en équipe et pour améliorer votre collaboration.

Éliminez les To-do list et utilisez une plateforme de management de tâches afin de partager vos tâches.

Les équipes qui perdent leurs temps en meetings une à deux fois par semaine et ensuite “délèguent” le travail pour que les membres de l’équipe fassent leur propre to-do list en travaillant de façon totalement séparé aboutissent à des malentendus et de la confusion. Il est bien plus efficace d’avoir un système numérique de collaboration où les tâches peuvent être déléguées, assignées, organisées et suivies pour toute l’équipe. De cette façon, tout le monde voit exactement quand leurs tâches doivent être réalisées et surtout, pourquoi. Les employés sont motivés pour faire de leur mieux en équipe quand ils voient de quoi leur travail fait partie.

Combinez communication et partage de tâches en équipe

Devoir passer d’une méthode de communication à une autre et ensuite à une plateforme de chat pour organiser des tâches n’est pas efficace ni productif pour les équipes. Avec une petite équipe, les processus devraient être incroyablement faciles afin de prendre un avantage basé sur l’agilité et la rapidité de travailler avec seulement quelques personnes. Eliminez les étapes entre les conversations et la création de tâches afin de vous assurer que les choses sont réalisées de façon organisées. Utilisez une plateforme de gestion des tâches comme Hibox qui possède un chat interne avec un management de tâche inclut. Une petite équipe peut rapidement parler des décisions et idées dans un groupe de chat et assigner des tâches et sous-tâches directement à partir du groupe de chat. Il n’y a pas d’étapes ni de connexions en plus. Les petites équipes rationalisées sont les plus productives.

Partagez les tâches pour un meilleur travail d’équipe

Incluez des fichiers, commentaires, et descriptions quand vous partagez des tâches

Comme pour la communication, c’est vraiment frustrant quand vous avez besoin d’ouvrir plusieurs fenêtres et outils pour obtenir ce dont vous avez besoin afin travailler sur une tâche. Rendez cela facile pour votre équipe et rationalisez votre processus en incluant tous les fichiers, commentaires et descriptions relatifs à une tâche sur une plateforme tel qu’Hibox. Les membres de votre équipe gagneront du temps en ayant tout ce dont ils ont besoin pour se mettre directement au travail, disponible et organisé par tâche incluant une liste de tâches prête au travail. Hibox vous permet de partager des fichiers à partir de Dropbox, Box et Google Drive de même que des commentaires pour plus d’instructions telles que des sous tâches si vous voulez vous répartir le travail. Les sous tâches peuvent être assignées à différents membres de l’équipe afin d’également organiser les travaux d’équipe.

Assurez vous que la progression des tâches est claire et transparente

Les membres d’une équipe peuvent devenir frustrés et perdus lorsque la progression d’un travail d’équipe n’est pas clair. Le partage des tâches devrait être transparents et bien organisé afin que tout le monde sache exactement ce qu’il en est. Des responsabilités pour chaque rôle des membres de l’équipe et un projet global qui aide à améliorer la productivité. En utilisant un agenda de tâches comme celui sur Hibox qui permet à tous les utilisateurs de voir exactement ce qui est attendu et ce qui doit être complété selon les dates d’échéances. Les tâches peuvent être assignées directement sur l’agenda. Les équipes peuvent l’utiliser pour distribuer le travail au mieux afin de s’assurer que tout est réalisé dans les temps pendant qu’ils travaillent sur de multiples projets.

Transparence sur la progression des tâches pour un meilleur travail d’équipe

Les petites équipes et leurs performances continuent de gagner en importance alors que l’environnement des affaires bouge rapidement vers des changements inattendus. Les membres d’une équipe ont besoin de travailler ensemble au mieux afin d’améliorer la compétition et donner vie aux idées de façon rapide et efficace. Pour une solution de partage de fichiers d’équipe complet, essayez Hibox gratuitement aujourd’hui.

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