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Les 10 meilleurs outils pour gérer votre petite équipe en 2018

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Spencer Coon
oct 10, 2018

L’époque où les grandes corporations dominaient les petites équipes dans tous les domaines est révolue depuis longtemps. Grâce à la technologie, les entreprises avec de petites équipes responsables de l’ensemble des opérations sont en train de surpasser de plus grandes entreprises, plus lentes et plus traditionnelles. Les petites équipes, même au sein de plus grandes entreprises, sont désormais cruciales de par leur souplesse et leur capacité à réagir rapidement aux changements. Le géant SaaS Buffer a commencé avec une petite équipe de moins de 20 personnes travaillant entièrement à distance, et l’autre géant Hubstaff n’est encore composé que de 25 employés.

N’importe quelle petite équipe peut désormais croître extrêmement rapidement grâces aux outils disponibles. Utiliser les outils appropriés peut aider votre petite équipe à entreprendre de grands projets et à donner vie à de grandes idées.

Essayez ces 10 supers outils pour manager votre petite équipe en 2018:

Calendly:

Programmer des appels entre les membres d’une équipe et avec des tierces parties est difficile à faire via email ou par messages. L’information peut se perdre et les échanges pour choisir un créneau prennent énormément de temps. Utilisez Calendly avec votre équipe et des tiers pour leur envoyer un lien avec vos dispositions afin de programmer un appel quand vous êtes libre. Calendly se synchronise automatiquement avec votre calendrier et vous envoie une notification.

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Clockify:

Le suivi du temps est important, surtout si vous diriger une entreprise où vos employés sont payés à l’heure ou que votre équipe a une emploi du temps flexible. Clockify est un outil très simple pour suivre le temps que les membres d’une équipe peuvent utiliser pour garder une trace du nombre d’heures travaillées. De cette manière, vous pouvez facilement facturer vos clients ou optimiser la gestion du personnel et l’organisation. La meilleure partie ? Calendly est gratuit et vous y avez accès pour un nombre illimité d’utilisateurs, contrairement à d’autres applications de ce genre !

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Hibox:

Hibox est l’espace de travail digital par excellence pour aider les équipes à booster leur productivité et rester organisées. Hibox comprend un chat interne pour les équipes de l’entreprise, un gestionnaire de tâches, une fonctionnalité de partage de documents et un outil de vidéoconférence, le tout sur une même plateforme avec un seul identifiant. D’autres outils pour équipes nécessitent que l’intégration et le paiement de plusieurs outils pour obtenir les mêmes fonctionnalités. Sur Hibox, vous pouvez créer des discussions organisées en fonction des activités et projets de l’entreprise, discuter ensemble, partager des fichiers en utilisant Drive ou Dropbox, et y créer des tâches pour rester organisés. Quand vous êtes à distance, l’appel vidéo vous permet de rester connectés. Tout ce dont votre équipe a besoin pour exceller est regroupé au même endroit.

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Google Docs:

Il est difficile de collaborer en tant qu’équipe et de réellement travailler ensemble, même si vous êtes dans le même bureau. Google Docs permet à toute votre équipe de collaborer, d’éditer, de changer et de contribuer aux mêmes documents, de sorte que tout le monde a accès à la dernière version de chaque document. Tout votre travail d’équipe est organisé dans un même endroit. Vous pouvez inviter tous les utilisateurs sur un dossier partagé pour que tout le monde y ait accès à tout moment.

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Dropbox:

Dropbox est la solution parfaite pour partager des informations d’équipe confidentielles auxquelles chacun a besoin d’accéder. Partager des documents importants par email est dangereux, déroutant, et difficile pour rester organisé. Très souvent, différentes versions de documents circulent ce qui peut poser de vrais problèmes. Dropbox est la meilleure manière de conserver de nombreux fichiers de manière organisée et centralisée pour vos équipes. Les versions pour entreprises sont relativement peu chères et vous pouvez inviter n’importe quelle personne avec qui vous voulez partager un fichier pour que tout le monde y ait accès à tout moment.

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Zapier:

Il peut être difficile en tant qu’équipe de s’assurer que les petites tâches sont bien prises en charge afin que tout se déroule bien. Utilisez Zapier pour créer des “zaps” qui vont s’occuper de réaliser les tâches à travers toutes vos plateformes. Par exemple, si quelqu’un programme un appel avec votre équipe depuis votre site web, Zapier enverra un email à toute votre équipe pour les tenir informés. Ce genre de détails est facilement oublié à moins d’avoir un outil comme Zapier.

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RealtimeBoard:

Il n’y a d’outil plus inspirant pour un brainstorming qu’un tableau blanc. Malheureusement, passer du temps devant un tableau, même pour les petites équipes, arrive de moins en moins. RealtimeBoard est un tableau blanc digital auquel toute votre équipe peut contribuer. Cela ressemble à un vrai tableau blanc sur lequel vous pouvez dessiner et ajouter des notes pour brainstormer et développer des nouvelles idées en équipe. Vos tableaux peuvent être sauvegardés et synchronisés avec vos comptes sur Google Drive, vos adresses email, et toute autre application que vous utilisez pour partager et accéder facilement à vos fichiers.

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Timezone.io:

Beaucoup de petites équipes travaillent maintenant à distance, au moins une partie du temps. Si votre équipe travaille depuis différentes zones géographiques, il peut être difficile de savoir l’heure qu’il est pour chacun et de s’organiser, surtout si les membres de votre équipe voyagent fréquemment. Timezone est un outil simple qui vous dit rapidement l’heure qu’il est pour chacun des membres de votre équipe. Vous pouvez facilement garder une trace visuellement. Vous pouvez sauver le lien en favori et vous y référer quand vous en avez besoin.

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When I Work:

Encore une fois, la plupart des petites équipes ne vont plus au bureau ou ne travaillent plus au même moment, au même endroit. Bien que la flexibilité soit importante, il peut devenir difficile de planifier. When I Work est un moyen de manager les horaires du travail en équipe afin que chacun connaisse les horaires des autres. C’est un super outil pour les équipes qui n’admettent pas d’horaires flexibles et qui travaillent depuis différents fuseaux horaires. Cela facilite grandement la programmation et l’organisation de l’équipe, la gestion des budgets de travail, et  augmente la responsabilité de chacun. Tout le monde peut vérifier son emploi du temps, activer et désactiver sa “cloche” pour que chacun connaisse ses disponibilités.

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1Password for Teams:

Les équipes s’appuient sur une multitude d’outils pour travailler tout au long de la journée. La gestion des mots de passe et leur partage pour tous les comptes doivent être organisés et, surtout, sécurisés. 1Password for Teams génère un mot de passe principal pour connecter tous vos comptes et auquel seuls les membres de votre équipe que vous invitez ont accès. Vous pouvez restreindre, ajouter, et révoquer l’accès à chaque membre de l’équipe à tout moment. C’est bien plus sûr que d’avoir le même mot de passe pour toutes les plateformes ou que de les partager par email ou dans des fichiers dont vous pouvez perdre le contrôle.

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N’importe quelle petite équipe peut construire un “Buffer” ou un “Hubstaff” et s’exporter à l’international depuis son bureau. Il vous suffit de travailler plus intelligemment, pas plus dur. Essayez ces outils pour transformer votre équipe en une force productive et vive. Pour l’espace de travail digital suprême et une productivité incroyable, essayez Hibox gratuitement avec votre équipe dès aujourd’hui.

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