Le chat d’entreprise est mort, mais il a été réinventé.

Spencer Coon
mar 07, 2017

L’espace de travail s’est transformé en espace social et cela a complètement changé notre mode de travail.

Ce changement a été positif : les outils proposant des systèmes de chat et vidéoconférence ont amélioré notre façon de communiquer ainsi que notre façon de collaborer avec nos collègues du bureau ou à travers le monde. Au fil du temps, nos conversations In Real Life se sont transformées en échange digital, qui ne connaissent pas de frontières et que l’on peut enregistrer.

Cependant, le chat de travail « anti productif » a connu une hausse fulgurante. En effet, le chat est devenu une distraction (voire même une addiction) au travail. Nous parlons mais ne planifions et exécutons pas. Nous sommes plus connectés que jamais mais moins productif. Les articles dénonçant la baisse de productivité due à l’utilisation du chat, dénonçant le manque de « deep work » et racontant les ruptures avec certains outils tel que Slack sont nombreux. Beaucoup d’entreprises retournent vers des services de communication plus classiques… Pourtant les chats sont supposés être le futur de la communication dans les espaces de travail du fait de la digitalisation des entreprises.

Mais nous devons faire quelque chose pour mieux exploiter les aspects positifs du chat et ainsi réduire les points négatifs. Nous n’avons pas besoin de quitter les outils de chat, nous avons simplement besoin d’inventer un outil répondant exactement à nos besoins. Pourquoi est-ce si difficile de faire fonctionner un outil de chat dans nos business et comment pouvons nous faire pour régler cela ?

Bienvenue dans l’univers

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L’aventure commence il y a trois ans en Amérique Latine, où les fondateurs géraient une équipe de plus de 40 programmeurs pour BBVA et d’autres entreprises. Ils ont constaté qu’il n’y avait rien pour interagir facilement entre eux pour partager des informations, gérer des tâches et des projets. Ils avaient besoin d’un outil qui les aiderait à collaborer avec leurs clients, un outil réunissant chat de groupe, management de tâches et vidéoconférence.

“Nous avons fait l’expérience des challenges que représente la gestion d’un équipe éparpillée partout dans le monde. Nous avons développé Hibox comme un outil qui offre aux entreprises les informations instantanément et qui organise notre travail en tâches pour que tout le monde sache ce qui doit être fait et quand la tâche doit être faite. C’est un outil pour les entreprises de toutes industries et tailles, pas seulement pour les startups orientées tech.” — Spencer Coon, COO et cofondateur de Hibox.

Vous n’avez plus besoin de toujours jongler entre les différents outils pour être productif. Hibox résout les 3 principaux problèmes de la collaboration:

  1. Une communication plus rapide et mieux organisée (messagerie instantanée),
  2. Mieux suivre les tâches et les projets (gestion des tâches),
  3. Discussions en temps réel pour les équipes éloignées géographiquement (vidéoconférence).

Aujourd’hui, il y a plus de 10 000 équipes venant de 22 pays différents sur Hibox et environ  1 000 nouvelles équipes par mois. Ces équipes comprennent de grosses entreprises agissant sur le marché mondial, tout comme des entreprises de taille moins importante.

Chat d’équipe amélioré:

La salle de chat de l’entreprise est l’endroit où vous pouvez partager vos idées ou préparer un événement imminent – que vous soyez assis dans votre bureau ou dans deux parties du monde différentes.

Envoyez des messages, ajoutez des documents ou des dossiers – cela rend votre espace de travail et de communication plus agréable et efficient.

Une plateforme de communication collaborative comme Hibox permet de renforcer l’esprit d’équipe et de souder les liens entre collègues.

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Allez au bout des choses grâce au management de tâches intégré:

Le chat c’est bien, mais tout seul ce n’est pas une solution pour améliorer votre productivité. Discuter des projets est devenu plus simple mais cela n’est pas suffisant pour les gérer et les mener à bien. En effet un grand nombre d’équipes ont connu une baisse de productivité résultant de l’utilisation du chat. Hibox permet de changer cela grâce au management de tâche intégré aux salles de discussion.  
De plus, vous pouvez rendre toutes les conversations en tâches actionnables. Exploitez toute la créativité de vos équipes et convertissez la en résultats tangibles que vous pouvez suivre en temps réel. Créez et assignez des tâches à des utilisateurs spécifiques, dans les différentes salles de conversations, et soyez sûr d’aller au bout de vos projets. Vous pouvez également filtrer la liste tâches de manière à savoir ce qui a été terminé, ce qu’il reste à faire et qui a été assigné à quelle tâche.

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Ayez des réunions en face à face sur Hibox:

N’est-ce pas ennuyant d’attendre que tous les membres de votre équipe se connectent sur des plateformes extérieures comme Skype ou Google Hangouts pour pouvoir communiquer en temps réel? Avec Hibox, avoir des discussions en face à face est instantané et accessible en un clic grâce au système de vidéoconférence intégré. Vous n’avez donc plus besoin de quitter la plateforme pour communiquer et ce même en vidéoconférence. Vos collègues travaillant à distance, peuvent maintenant discuter avec vous comme si vous étiez  dans le même bureau. Plus personne ne sera jamais trop loin pour être contacté.

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L’amélioration de la productivité grâce à l’IA:  

Mais Hibox ne se limite pas seulement au système de chat et vidéoconférence. Hibox utilise l’Intelligence Artificielle pour vous aider dans le management de tâches quotidien.

Prenons par exemple la reconnaissance de tâche automatique : si vous envoyez un message qui ressemble à une tâche, Hibox vous demandera automatiquement si vous souhaitez convertir celui-ci en tâche. N’importe quelle personne mentionnée dans le message ou heure/date reconnues seront instantanément appliquées à la tâche, vous permettant de sauter plusieurs étapes dans la création d’une tâche.

Aussi si vous mentionnez un fichier spécifique, la version la plus récente du document sera automatiquement liée à la tâche.

De nombreuses fonctionnalités additionnelles sont en test, comme par exemple l’utilisation de l’IA pour analyser la charge de travail des équipes et ainsi automatiquement assigner les nouvelles tâches aux employés étant les plus disponibles. Hibox pourra aussi détecter quel utilisateur est le meilleur choix pour effectuer certaines tâches – basé sur la liste des compétences et la performance des tâches fermées précédemment. Vous pourrez même savoir combien de temps un projet vous prendra grâce à la prise en compte des différentes tâches affectées à l’utilisateur ainsi que des besoins nécessaires pour effectuer une tâche. De plus Hibox pourra planifier vos réunions en croisant les calendriers de toutes les personnes concernées et suggérera le meilleur jour et meilleur endroit pour cette réunion.  

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Oui, vous pouvez toujours intégrer tout ce dont vous avez besoin!

Ne vous inquiétez pas, Hibox vous permettra toujours d’utiliser tous les outils que vous aimez déjà. Vous pouvez déjà intégrer Google Drive, Dropbox et les compte mails de votre équipe déjà existants. Très prochainement, vous serez capable de garder votre liste de tâches synchronisée avec votre calendrier pour ne rien oublier. Quickbooks et Salesforce seront également bientôt disponibles pour suivre votre progression financière et devenir encore plus productif, tout cela en restant sur la plateforme.

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Il y a beaucoup plus à venir:

Cette année, Hibox s’est expatrié dans un nouveau siège européen: lit de talents multi-culturel et hotspot de tourisme d’affaire: Barcelone.

Hibox a déjà fait ses premiers pas sur la scène européenne en étant présents au 4YFN durant le Mobile World Congress à Barcelone. Le 4YFN présente les startups ayant le plus fort taux de croissance dans le monde.

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Pour conclure:

En pleine ère de la transformation numérique, les entreprises doivent améliorer leur communication digitale interne si elles veulent suivre le mouvement et améliorer leur productivité. Hibox se révèle être l’outil qui permettra à votre équipe d’être plus créative et productive que jamais. Chatter, collaborer et construire est ainsi simplifié pour les entreprises.

-L’équipe Hibox

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