Internal communication tools

Devriez-vous abandonner l’email pour les outils de communication interne?

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Mariano Rodríguez Colombelli
May 03, 2018

Tout le travail que nous faisons est en ligne maintenant même si nous sommes ensemble au bureau. Nous interagissons, collaborons et obtenons le vrai travail dans l’espace numérique. Mais même la façon dont les entreprises communiquent numériquement devient obsolète et inefficace. Nous pouvons certainement faire mieux. Les entreprises qui optent pour des outils de communication plus modernes constatent d’énormes gains de productivité et un travail de meilleure qualité.

Les anciennes façons de communiquer, comme l’email, volent jusqu’à 6,3 heures de temps d’employés chaque jour. La façon dont vous communiquez ne devrait pas être si gênante que les employés passent plus de temps à organiser la communication que de faire le travail réel. Il existe de nouveaux outils de communication interne simples, intuitifs et axés sur le support.

Les outils de communication interne éliminent les points douloureux des méthodes obsolètes comme l’email pour augmenter la productivité et gagner du temps

Combler le fossé entre la parole et l’action avec des outils de communication internes:

L’email est juste un courrier d’escargot numérique. C’est plus ou moins une méthode de communication un-à-un et ne supporte pas la conversation intuitive en temps réel. L’information est perdue dans les fils de discussion et il est difficile de relier les points à ce qui doit être fait avec plusieurs personnes et fils de discussion. Le courrier électronique est acceptable pour les annonces générales, mais n’entraîne aucune action productive au-delà de la conversation. Il n’y a pas de tâches à suivre ou de responsabilité. Le remplacement du courrier électronique par une méthode de communication interne plus rapide et plus intuitive, comme le clavardage d’entreprise, est plus efficace. Vous pouvez faire défiler, rechercher et inviter autant de personnes que nécessaire pour un flux de discussion afin que tout le monde soit inclus et qu’aucune information ne soit perdue. C’est beaucoup plus organisé que les fils de discussion déconnectés. Hibox est une excellente option pour les outils de chat d’entreprise, car vous pouvez créer des tâches directement à partir de votre flux de discussion pour transformer les plans en travail.

outils de communication interne

Rendre la collaboration en temps réel possible contrairement à l’email:

Avec les fils de discussion électroniques, il n’y a pas beaucoup de travail de groupe collaboratif qui se produit malgré tout le monde qui travaille en ligne. Le travail est très séparé. Les versions des fichiers vont et viennent lorsque les utilisateurs font des mises à jour et des commentaires. Cela laisse beaucoup de place aux erreurs, aux versions manquées, à la confusion et au gaspillage. L’utilisation de documents collaboratifs tels que Google Drive combinée à la discussion en entreprise est plus collaborative. Votre équipe peut modifier des documents et ajouter des commentaires via le chat sans créer de confusion. Tout le monde est à jour avec les dernières et peuvent contribuer leurs pensées. Cela accélère le processus d’approbation et de finalisation afin que le travail se fasse plus rapidement, laissant votre équipe passer à la prochaine étape.

outil de communication interne

Utilisez l’outil de communication interne et éliminez les plus grosses pertes de temps de vos employés: email:

L’email est devenu plus une distraction qu’un outil de communication interne. Chaque fois qu’un employé reçoit une notification par e-mail, il peut prendre jusqu’à 23 minutes pour se recentrer sur une tâche. Cette quantité de temps seulement quelques fois par jour peut être un grand coup à la productivité de votre équipe. L’accent devrait être mis sur le travail réel, ne pas communiquer sur le travail. Se débarrasser de l’e-mail interne et l’enregistrer pour une communication externe aide les employés à rester concentrés et à organiser la communication. Le remplacement de l’e-mail par une conversation en entreprise aide les personnes à rester concentrées sur leur travail. Ils peuvent répondre rapidement et intuitivement à différentes questions et commentaires via le chat et se remettre au travail sans devoir faire défiler les discussions et vider leur boîte de réception.

Commuter des réunions inutiles ou des conférences téléphoniques pour les appels vidéo de groupe:

Que vous soyez au bureau ou dans une équipe à distance complète, vous êtes probablement encore sur vos ordinateurs portables travaillant individuellement la majorité de la journée. Les réunions sont un autre protocole de bureau désuet qui coûte plus de temps aux employeurs. Les employés rapportent qu’ils passent des heures par semaine à se préparer pour des réunions de «mise à jour» qui ne constituent pas des étapes à suivre. Les réunions ne sont généralement pas collaboratives. Ils sont généralement juste un gestionnaire parlant et beaucoup de gens à moitié attention. Donnez ce temps aux employés pour les mettre en pratique en utilisant des outils de communication interne comme Hibox, où vous pouvez facilement passer à un appel vidéo de groupe pour discuter des détails et des mises à jour en quelques minutes. Il est plus efficace d’avoir des appels lorsqu’une question ou un problème survient que d’attendre une réunion hebdomadaire. Tout peut aller beaucoup plus vite de cette façon. Combiné avec le chat pour suivre, discuter des détails, partager des fichiers et assigner des tâches, c’est le moyen le plus efficace de « faire des réunions ».

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Même certaines des plus grandes entreprises ayant des antécédents impressionnants commenceront à prendre du retard si elles ne mettent pas à jour la façon dont leurs équipes travaillent ensemble afin de pouvoir performer plus rapidement et mieux contre les concurrents. Les méthodes de communication interne des 15 dernières années deviennent rapidement obsolètes, bien qu’elles soient la norme dans de nombreux bureaux. Faire quelques changements dans les outils de communication interne que vous utilisez peut faire une énorme différence dans la productivité de votre équipe. Essayez Hibox pour une solution tout-en-un pour une meilleure communication interne et une meilleure collaboration.

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