Comment utiliser Hibox pour améliorer votre service client

Vous cherchez des outils pour améliorer votre service client ? Voyez comment notre plateforme peut vous aider avec efficacité !

Que votre compagnie soit une grande entreprise avec une importante équipe service client ou que ce soit juste quelques personnes dans un même bureau, vos opérations de service à la clientèle devraient être presque parfaites dans le but de développer une clientèle fidèle. Les attentes sont toujours élevées, peu importe qui que vous soyez ou dans quelle entreprise vous travaillez. Le seul moyen de fournir un excellent service à la clientèle est d’avoir une communication interne cohérente et une bonne gestion des tâches.
Dans cet article, nous vous montrerons comment utiliser Hibox pour optimiser votre communication et votre responsabilité, afin d’avoir un service client incroyable.

Chattez et planifiez des tâches au même endroit pour aider les clients comme une équipe

La plus grande clé pour une expérience client parfaite est la cohérence. Si votre équipe est mal organisée, vos clients peuvent s’en rendre compte. Et il est difficile de mettre en place un suivi de conversation avec un client lorsque vous êtes en équipe. Les clients ne veulent pas répéter leur problème au service entier chaque fois qu’ils ont besoin d’aide. Un chat interne est alors un moyen de communication rapide et intuitif pour rester connecter facilement avec l’ensemble de votre équipe. Avec Hibox, les flux de conversation de groupe avec la gestion des tâches intégrée rendent le processus simple.

Les membres de l’équipe peuvent communiquer en chattant. Ils peuvent attribuer des tâches à des membres spécifiques – que toute l’équipe peut voir – pour ainsi suivre les tâches en attente pour chaque client.

Vous pouvez par exemple créer la tâche d’appeler un client, afin que vous puissiez vous assurer que l’appel soit effectué à temps. Vous pouvez même attribuer des tâches récurrentes pour que les personnes en charge reçoivent la notification d’émettre la facture mensuelle ; comme ça vous n’oublierez pas de facturer à vos clients pour votre travail acharné !

Créez des flux uniques pour chaque client et organisez ainsi leurs informations importantes dans un seul endroit

Vous pouvez partager des fichiers de votre ordinateur ou via Google Drive directement à un flux dans Hibox. Ceux-ci apparaîtront dans votre liste de fichiers afin que chacun puisse y accéder facilement. C’est parfait pour organiser votre liste de contacts clients et regrouper l’information que vous avez sur eux, les propositions, budgets, factures, etc. Il est alors facile pour tout membre de l’équipe de rechercher les informations d’un client durant un appel, ce qui accélère alors votre service et augmente la satisfaction clientèle.

Utilisez la fonction «External User » (Utilisateur externe) pour apporter plus de soutien aux clients 

Si vos relations avec vos clients requièrent une attention particulière et constante, la fonction « External User » changera la façon dont vous gérez le service clientèle. Ajoutez vos clients en tant qu’utilisateurs externes afin qu’ils puissent discuter, partager des fichiers et des tâches avec votre équipe, le tout dans un flux privé pour qu’ils ne soient pas en contact avec d’autres clients.
Vous pouvez utiliser le système de tâches pour montrer à vos clients l’avancement de votre équipe et démarrer une discussion instantanée au lieu de passer constamment des coups de téléphone ou de communiquer par email. Vous pouvez même appeler vos clients depuis votre flux. Vous avez toute l’information et les possibilités de communication dans un seul endroit pour un confort total.

Utilisez la récurrence des tâches et le calendrier pour planifier un système cohérent vers un meilleur service client

Pour maintenir de la cohérence avec les tâches mensuelles ou hebdomadaires telles que les notifications de facturation, les enquêtes auprès des clients, les suivis etc., utilisez la récurrence de tâche et la vue calendrier pour établir une planification cohérente et répondre aux besoins des clients. Programmez un suivi hebdomadaire pour chaque client et construisez ainsi de fortes relations. Attribuez des tâches à des membres spécifiques de votre équipe afin que chacun connaisse son rôle et fournisse un excellent service client, en ne laissant jamais rien passer !
Vous n’avez pas besoin d’être une grande entreprise pour gérer parfaitement le service à la clientèle. Vous pouvez satisfaire vos clients et établir des relations à long terme en mettant en place un solide système interne de communication et d’organisation. Hibox fournit à votre équipe tout ce dont vous avez besoin par le biais d’une plateforme très pratique. Pour obtenir un service client incroyable, essayez gratuitement Hibox avec votre équipe !