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Comment utiliser Hibox, en tant que freelancer, avec des clients à distance

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Mariano Rodríguez Colombelli
déc. 12, 2017

En étant freelancer vous avez l’impression d’être votre propre patron, manager et employé, tout à la fois ? Voici quelques outils pour vous organiser au mieux.

On doit l’attrait du travail freelance aux photos d’un bureau depuis des plages paradisiaques et un horaire flexible pour organiser vos passe-temps et projets de voyage selon vos envies. Ce sont de grands bénéfices. En revanche, il y a un autre côté du travail freelance que vous ne voyez pas sur Instagram.

Le travail freelance, c’est comme être votre propre patron, manager, et employé, les trois en même temps. Vous perdez la possibilité de “partir du bureau”, selon mon expérience vécue. Une grande organisation et planification sont nécessaires pour gérer les multiples clients. La communication est la clé pour que votre travail freelance soit synonyme de succès. Ne jamais faire de face à face avec les clients signifie que vous devez savoir parfaitement communiquer et informer fréquemment des progrès et de la stratégie. Vous passerez une bonne partie de votre temps à communiquer tout seul.

Il existe beaucoup d’outils pour travailler en ligne, mais très peu couvrent toutes les fonctions nécessaires aux professionnels indépendants. Hibox est l’outil parfait pour réduire le temps que vous utilisez à vous organiser et communiquer avec vos clients pour que vous puissiez plutôt vous mette à travailler et à profiter du style de vie indépendante que vous souhaitez avoir.

A suivre, nous vous montrons comment utiliser l’outil Hibox pour gérer le travail freelance:

1. Organisez vos clients par salles ou comptes

Vous avez deux options, toutes les deux bonnes. Si vos clients sont avant tout individuels, vous devrez créer une salle séparée pour chacun d’entre eux. Une salle est un chat de groupe regroupant les personnes que vous avez invité, avec qui vous pouvez chatter, créer des tâches, partager des fichiers et même faire des appels vidéo. Invitez vos clients par email comme utilisateurs externes. Ils ne pourront accéder à aucune information au-delà de cette salle.

Organisez les clients par groupes pour gérer le travail en freelance

Si vos clients ont leurs propres outils, je leur suggérerai de créer un compte séparé pour qu’ils puissent ensuite vous inviter à leurs comptes. Vous pourrez changer entre les comptes plus facilement.

Créez des comptes séparés pour les client afin de gérer votre travail en freelance

2. Utilisez le calendrier pour établir des deadlines et programmer des tâches récurrentes 

Comment vous le savez, plus c’est visuel pour les clients, mieux c’est. En général, lorsque tout se voit organisé, cela aide votre professionnalisme. Le calendrier de tâches de Hibox est parfait pour montrer à vos clients sur quoi vous travaillez. Vous pouvez programmer des tâches directement à l’intérieur du calendrier. Vous pouvez configurer des tâches récurrentes parmi vos tâches hebdomadaires pour ne jamais rien oublier. Vos clients peuvent également ajouter des tâches et des deadlines pour vous. Ils seront avertis lorsqu’une tâche sera complétée et savoir ce qu’il se passe après. Vous n’aurez pas à les contacter autant puisqu’ils auront accès à tout.

Utilisez un calendrier pour gérer le travail en freelance

3. Utilisez l’intégration Dropbox pour partager les supports avec le client 

Il est très facile de perdre des fichiers importants en mélangeant des emails, et plus spécialement lorsque vous avez plusieurs clients et plusieurs comptes. Hibox élimine entièrement les besoins relatifs aux emails et permet à vous et à votre client d’économiser du temps et de la frustration. Vous pouvez utiliser l’intégration Dropbox pour partager des fichiers et des dossiers, de manière à ce que tout le monde ait les dernières versions actualisées à chaque moment, sans avoir besoin de rechercher dans de vieux emails.

Utilisez l'intégration dropbox pour gérer le travail en freelance

4. Utilisez Google Drive pour collaborer et recevoir des commentaires

Avec l’intégration de Google Drive, vous pouvez partager des fichiers Google dans une salle et collaborer avec l’équipe. Vos clients peuvent voir votre travail directement depuis la salle et vous donnez des commentaires sans avoir besoin d’envoyer ou de recevoir des emails. Chaque partie a accès au document actualisé et vous avez terminé avec les nombreuses versions de documents. Simplifiez votre travail et limitez les confusions possibles ; c’est important lorsque vous travaillez avec plusieurs clients.

Utilisez google drive pour gérer le travail en freelance

5. Utilisez les tâches et sous-tâches pour organiser vos projets 

Les listes de tâches envoyées par emails ou dictées lors d’un appel vous donnent envie de mourir. Les clients se sentent frustrés parce-qu’ils ne savent pas comment vous avancez et, de votre côté, vous perdez votre temps en les informant constamment de ce que vous faites. Utilisez les tâches et les sous-tâches sur Hibox pour planifier des étapes claires pour chaque projet et que vos clients pourront ainsi voir. C’est comme une feuille de route de votre travail pour vous et vos clients. Cela vous permet également de rester organisé dans vos tâches pour chaque client. Vous pouvez alterner entre les listes de tâches propres à chaque salle ou allez à votre propre liste de tâches pour voir ce que vous devez faire pour chaque client.

Utilisez les tâches et sous-tâches pour gérer le travail en freelance

6. Pour un meilleur travail en freelance, faites des appels vidéo directement depuis une salle grâce à l’outil de vidéoconférence

Plus besoin de liens pour faire des appels vidéo, plus besoin de se rappeler quel outil utilise chaque client pour les appels vidéo. Avec Hibox, vous pouvez démarrer un appel vidéo en un clic, directement depuis la salle de chat avec vos clients. Vous pouvez même faire des appels vidéo regroupant jusqu’à 10 personnes. Avoir tous les outils dont vous avez besoin dans un seul espace vous fait économiser tout le temps que vous perdrez en essayant de configurer chaque compte nécessaire. Les clients aiment également savoir qu’un appel est à seulement un clic de distance.  

Utilisez les appels vidéo pour gérer le travail en freelance

7. Utilisez le traqueur de temps pour les heures que vous facturez

Si vous travaillez avec un tarif par heure, utilisez le traqueur de temps des tâches pour savoir exactement combien de temps vous travaillez sur chaque tâche pour le client. Ils peuvent également voir ce temps, pour une facturation simplifiée et transparente. C’est un moyen facile de garantir votre crédibilité que vos clients apprécieront. C’est aussi parfait pour rester informé de votre travail en général. Vous saurez quel travail vous prend plus de temps et comment vous pouvez alors mieux organiser votre temps et vos tarifs.

Utilisez la gestion du temps pour gérer le travail en freelance

8. Utilisez les tâches personnelles pour vous-même 

Pour les petites choses que vous oubliez de faire pour vous-même durant la semaine, les tâches personnelles sont parfaites. Chaque tâche personnelle que vous vous donnez sera dans la liste de tâches personnelles, et personne n’y aura accès. C’est un bon moyen de maintenir les tâches personnelles dans un endroit facile d’accès, plutôt que sur un bout de papier que vous finirez par perdre. Vous pouvez établir des tâches récurrentes hebdomadaires, comme la facturation, pour ne pas oublier.

Utilisez les tâches personnelles pour gérer le travail en freelance

Hibox est l’outil parfait pour aider des freelancers comme vous à arrêter de perdre son temps avec les aspects négatifs du travail d’indépendant et de profiter des avantages qui en font un travail si extraordinaire : la liberté ! Vos clients apprécieront réellement l’organisation et l’excellente communication émanant de votre part grâce à Hibox. Soyez professionnel, restez organisé, et économisez du temps en vous créant un compte sur Hibox pour l’utiliser gratuitement avec vos clients dès aujourd’hui.

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