Remote work tips

Comment je travaille à distance pour 5 entreprises situées dans 5 pays différents

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Sophia Ellis
Dec 18, 2017

Vous voulez gérer votre « office » digital tout en travaillant à distance ? Voici quelques conseils basés sur ma propre expérience.

Cela fait presque un an et demi que j’ai commencé à travailler à distance. Mon premier employeur fut précisément Hibox ; une plateforme de travail digital pour les équipes travaillant à distance. Nous avons donc eu l’opportunité de la tester en même temps. Durant un an et demi, j’ai parfaitement bien travaillé avec mon équipe située dans des bureaux à Barcelone, en Argentine et au Brésil. Pendant cette année, j’ai voyagé entre deux pays et sept villes.

Avec le temps, j’ai maintenant 5 clients dans 5 pays différents. J’ai déménagé mon « bureau » au moins 7 fois, entre Los Angeles, Las Vegas, Dallas, New York, et maintenant Barcelone, en Espagne.

J’aime me définir comme une « nomade digitale ».

Je suis sur le point de passer un autre mois à l’étranger, loin de mon bureau actuel, puisque je vais voyager vers les Etats-Unis.

J’ai souvent écrit sur ma situation de travail unique et j’ai reçu de nombreuses questions concernant ma manière de gérer le travail avec des équipes du monde entier alors que je suis moi-même à l’étranger. Je suis sure que vous avez entendu parler de ces « nomades digitaux » ici (ou en Thaïlande), faisant la même chose. Il y a beaucoup de personnes qui aspirent à être freelanceurs à distance et qui se demandent comment faire. Pour que votre travail à distance soit un succès, il faut que votre communication, organisation et collaboration soient impeccables.

Je vous laisse ici davantage d’information sur ma manière de gérer mon « bureau » digital pour pouvoir travailler avec 5 entreprises, dans 5 pays, pendant que je voyage dans le monde :

Travaillez à distance avec Hibox

Nous avons créé Hibox pour que ce soit un espace de travail digital complet ; un « bureau » dans lequel vous entrez. Et c’est réellement ce que je ressens avec chacun de mes clients. Chaque client a sa propre fenêtre sur mon compte et, à l’intérieur, toutes les informations sont disponibles pour collaborer grâce le chat, gérer les tâches, et partager des fichiers avec les intégrations comme Dropbox et Google Drive.

Lieu de travail numérique pour le travail à distance

Tout ce qui est relationné avec le travail est regroupé dans un seul endroit, et est organisé de manière intuitive. Je n’ai pas besoin de créer 10 comptes sur différentes plateformes pour obtenir les mêmes fonctionnalités. Et je peux rester connectée avec chacune des entreprises et j’ai juste à cliquer pour passer d’un client à l’autre.

Je peux répondre aux questions plus rapidement, j’ai toujours la dernière version des fichiers et je peux même lancer un appel vidéo avec chaque équipe à l’intérieur de Hibox. Cet outil m’évite de créer environ 5 autres comptes pour chaque client. La quantité de temps économisé un fois un compte créé vaut vraiment la peine. L’interface est très facile à utiliser, je n’ai donc pas eu à faire de « formation » aux clients pour lesquels je travaille, même s’ils ne sont pas des experts en technologie.

Timezone.io

Je ne suis toujours pas capable d’intérioriser les changements d’horaires. Vous ne me croirez pas si je vous dis combien de fois j’ai cherché sur Google « Heure à ….. ». Pour cinq pays, il est presque impossible de coordonner ma communication tout au long de la journée sans une petite aide. Timezone.io m’a sauvé. Je peux voir où sont chaque client et quelle est l’heure exacte pour eux en un coup d’œil. C’est une grande aide dans mon organisation quotidienne ; un point clé pour rester productive.  

Gardez un suivi des fuseaux horaires pour votre équipe à distance

Calend.ly pour un meilleur travail à distance

Cet outil permet d’économiser encore plus de temps. Je ne sais combien de temps j’ai perdu dans des chaînes d’emails avec des clients juste pour programmer un appel Skype de 15 minutes. Trouver un horaire qui nous convient aux deux prend plus de temps que l’appel que l’on souhaite passer. Calendly résout ce problème. Maintenant, j’envoie simplement un lien à mon agenda qui montre mes disponibilités. Ils peuvent réserver l’horaire qui leur convient, réaliser des changements si besoin, et recevoir des notifications un peu avant l’appel programmé. Le travail freelance et à distance fonctionne uniquement si vous organisez votre temps et le gérez efficacement.

Calendar app to keep track of remote work

Any.do

L’équilibre entre le travail et la vie personnelle n’existe plus avec le travail freelance. Cela fait partie de votre routine. Votre vie personnelle doit être aussi bien organisée que votre vie professionnelle. Pour organiser ma vie personnelle et les choses en relation avec mes propres affaires, j’utilise Any.do. C’est une application de productivité personnelle incroyablement simple. Il est facile d’utiliser les petites listes de tâches en attente. J’en ai une pour mes blogs, mes plans de voyage, mes tâches journalières, les processus de visa, etc. L’important est de séparer mes tâches de celles de mes clients, et ainsi pouvoir me concentrer sur moi quand j’ouvre l’application.

Une organisation personnelle pour un meilleur travail à distance

Mais ces outils ne sont pas suffisants. Il faut avant tout avoir la mentalité adéquate pour travailler avec de multiples clients à distance et comprendre leurs habitudes de travail dès le départ. Voici quelques choses que j’ai apprises (difficilement) qui ont fait que mon travail à distance soit une réussite :

Communiquez davantage

En réalité, je suis plutôt introvertie, et ce fut donc une expérience d’apprentissage un peu étrange pour moi. On pourrait penser que le travail à distance est un rêve pour tous les introvertis, mais je parle avec plus de personnes au fil de mes journées que lorsque je travaillais dans un bureau. Comme je ne peux pas faire de face à face tous les jours avec mes clients, il est devenu très important que je communique encore plus avec eux. Il est évident que vos clients ne peuvent pas savoir ce qu’il se passe comme s’ils étaient avec vous à l’autre bout de la pièce. Ils se sentiront rassurés si vous leur fournissez des mises à jour régulières, peu importe qu’elles soient petites ou non. J’ai même configuré des rappels pour penser à envoyer ces mises à jour. Cela montre une grande différence dans votre professionnalisme.   

Pour un meilleur travail à distance, soyez réaliste concernant le temps

Maintenant que vous n’avez plus l’obligation du 9 à 5, vous pourrez commencer à penser que vous avez beaucoup plus que 24 heures dans votre journée lorsque vous travaillez à distance. Mais les fuseaux horaires, les deadlines, et les listes de tâches sont floues et fatiguent. Pour une organisation du temps adéquate, j’ai besoin d’être réaliste concernant le temps que me prendra chaque tâche. Pour éviter le stress, donnez-vous plus de temps de ce que vous pensez avoir besoin. Vous ne pouvez pas créer plus de temps, mais vous pouvez l’organiser correctement. Je vous laisse ici des conseils concernant la gestion du temps lorsque l’on travaille à distance.

Planifiez votre semaine avec anticipation

Une des erreurs majeures que j’ai commis au début fut de créer des listes de tâches pour chaque client et essayer de les effectuer durant la semaine. Mais vous ne terminez jamais tout. Il y a toujours des tâches que l’on reporte à la semaine suivante. J’ai appris à programmer mon travail en étapes et avec anticipation, ayant ainsi un temps défini pour chaque tâche importante. Et s’il n’y a pas de temps ? Faites-le savoir aux clients et planifiez du temps pour la semaine qui suit. Il vaut mieux faire ça plutôt que d’annoncer des deadlines qu’on ne tiendra pas. C’est un processus facilité grâce à la vue calendrier des tâches de Hibox et vos clients peuvent aussi suivre votre plan.  

Établissez des routines aussi flexibles que vous

Je viens de parler au téléphone avec un client qui m’a demandé si les choses allaient être “normales” pendant que je serais en voyage. Bien sûr qu’elles le seront ! Mes routines de travail ne changent pas, peu importe où je suis. C’est important de l’établir dès le départ. Vos tâches, appels, et processus programmés avec chaque client doivent être constants. Peu importe la ville dans laquelle vous vous trouvez, je sais ce que l’on attend de moi chaque jour de la semaine avec chaque client et ils savent quoi attendre en retour.

Le travail freelance est difficile et représente un risque. Il n’y a aucun doute là-dessus. Il peut ne pas convenir à tout le monde. Mais les bénéfices sont incroyables. Si vous êtes comme moi, vous serez plus engagé et satisfait de votre travail à long terme. A partir du moment où vous vous préparez dès le début et que vous apprenez à vous gérer d’une manière qui fonctionne pour vous, vous ne pourrez pas le regretter.

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