How to manage multiple projects

Comment gérer en même temps plusieurs projets quand on gère déjà plusieurs entreprises ?

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Spencer Coon
Sep 19, 2017

Astuces et principes d’entrepreneurs en série qui pourraient être la clefs vers le succès d’une gestion de multiples projets.

On s’en doutait mais ceux qui ont construit plusieurs entreprises impactantes dans leurs industries respectives ne l’ont pas fait en une seule fois, mais plutôt en plusieurs fois, et souvent en même temps.

Steve Jobs, Elon Musk et Richard Branson sont des exemples de ces entrepreneurs à succès qui ont su maîtriser l’art de gérer un vaste éventail de projets, avec les mêmes journées de travail que le reste d’entre nous. Ils sont les pionniers du mouvement «work smarter». Et ce ne sont pas seulement des multimilliardaires qui en font partie. Il y a aussi des petits entrepreneurs qui ont déjà plusieurs entreprises et qui ont le même incroyable talent.

La plupart des managers se confrontent à des difficultés lorsqu’ils doivent organiser et gérer plusieurs projets en même temps, et ne parlons pas de gérer une entreprise entière.

Cependant, appliquer les conseils et les grands principes de ces maîtres entrepreneurs pourrait être la clé d’une gestion de projet beaucoup plus réussie (et, espérons-le, moins de stress).

Déléguez toute tâche dans laquelle vous n’excellez pas:

C’est bien connu, mais encore trop peu pratiqué par les entreprises. Les propriétaires d’entreprises sont habitués à déléguer certaines fonctions car ils sont en confiance de par le processus d’embauche. Cependant, les managers sont habitués à superviser et guider les membres de l’équipe. Bien que cela soit utile, ça élimine l’intérêt d’avoir un employé ayant des compétences que vous n’avez pas. Pouvez-vous imaginer ce qui se passerait si Elon Musk supervisait toutes les lignes de code écrites à Tesla ? Si les managers apprenaient à déléguer et donner plus de responsabilité – de la même manière que le propriétaire d’entreprise engage quelqu’un pour un « travail » – moins de temps serait consacré à faire de la micro-gestion et permettra plutôt aux employés de faire ce pour quoi ils ont été engagés. Les managers ont tendance à vouloir tout gérer, même s’ils ne sont pas experts. La plupart des employés estiment que, avec plus d’autonomie et de confiance, ils peuvent être plus productifs.

Déléguez pour gérer plusieurs projets

Engagez des employés ayant des compétences variées:

C’est un point important pour les responsables des petites entreprises réalisant plusieurs opérations. Vos employés doivent pouvoir couvrir différents rôles dans chacun des projets, afin de maximiser la productivité. Engager les bonnes personnes peut faire grandir une entreprise, ou au contraire la ralentir, surtout pour les startups où chacun devrait pouvoir être « homme à tout faire ». Les managers doivent penser à leurs projets comme si c’était des startups : les membres de l’équipe sont sélectionnés sur des critères basés sur leur flexibilité et leur capacité à assumer plusieurs rôles. Cela sera plus efficace en termes de temps et de logistique, en plus encore lorsqu’il faut gérer plusieurs projets au même moment. Si vous être capable d’accomplir plus de choses avec moins de personnes, l’exécution des tâches sera rapide et mieux réalisée. Richard Branson pense qu’il faut engager ou former des employés de manière à ce qu’ils puissent « aller n’importe où. Et les traiter si bien qu’ils resteront ». Pour découvrir ce que peut faire ton équipe, suis notre processus.

Centralisez la communication et les processus pour gérer plusieurs projets en même temps :

Ceux qui gèrent plusieurs entreprises en même temps n’ont pas de temps à perdre à examiner 15 comptes sur des applications différentes pour rester en contact avec leurs gestionnaires de projet. Ça serait totalement inefficace, et il ne devrait pas en être ainsi lorsqu’il s’agit de gérer des projets. Contrairement à ces entrepreneurs à succès, les gestionnaires de projet (et les entreprises en général) répètent souvent la même erreur de communication : ils utilisent de multiples méthodes de communication et de gestion de tâches, plutôt que d’avoir un système centralisé. Plus vous devez passer par de nombreux sites et plateformes, plus il sera probable que des choses soient négligées et que d’autres erreurs se produisent. Dès le début de votre projet, vous devez être clair sur le processus de communication et utilisez une plateforme unique qui couvre tous vos besoins. Chez nous, nous utilisons Hibox pour discuter, gérer des tâches et des appels vidéo, le tout en seul endroit, pour une gestion de projet plus organisée.

Centralisez la communication et le processus pour gérer plusieurs projets avec votre équipe

Affichez fréquemment les résultats sur un dashboard:

Gérer plusieurs projets requiert des mises à jour fréquentes afin d’être capable de prendre des décisions stratégiques en temps réel. Elon Musk alterne les jours où il rencontre chaque entreprise et planifie de courtes réunions durant lesquelles tout le monde est informé des dernières mises à jour. Il préfère que son équipe lui fasse directement les derniers rapports. En tant que chef de projet, vous devriez mettre en place la même communication fréquente et claire. La meilleure façon de le faire est d’avoir un « dashboard » fréquemment actualisé. Cela vous permettra d’avoir une vue rapide de vos progrès avec des paramètres clés. Il existe certains bons outils comme Scoro ou Domo, qui permettent à votre équipe de créer des tableaux de bord pour afficher les résultats immédiatement.

En effet, les entrepreneurs aux multiples entreprises sont des gestionnaires de projets incroyablement organisés et talentueux. Ils maitrisent un grand nombre de compétences et savent quels sont les processus qui les amèneront au sommet. Adopter des habitudes similaires en tant que chef de projet peut signifier de grandes améliorations dans vos résultats.

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