Comment, en 15 minutes par semaine, j’ai pu doubler ma productivité

Spencer Coon
sep 07, 2017

Chaque dimanche soir, je me motive en pensant à la semaine parfaitement productive qui s’annonce. Pourtant, dès le lundi matin, mon monde devient chaotique et mes belles pensées s’envolent par la fenêtre. Avant que je ne m’en rende compte, la semaine s’est entièrement écoulée et rien n’a fonctionné comme prévu. Et évidemment, la semaine suivante, je me mets de nouveau à espérer de faire au mieux.

Être productif dépend essentiellement d’une chose : une bonne planification.

En fait, si vous regardez de près, toutes les applications et systèmes de productivité ne sont en fait que de applications et systèmes de planification.

J’ai décidé que, plutôt que de me précipiter en chaque début de journée, en appliquant quelques-uns des « 101 meilleurs conseils de productivité » et en espérant le meilleur, j’allais simplement me concentrer sur une chose : une planification appropriée.  

J’ai commencé avec l’outil le plus basique : une feuille de papier.

Voici donc le système que j’ai créé, qui ne me prend que 15 minutes chaque lundi matin, avant de commencer quelque chose. (Je vous dirai plus tard comment ça s’est passé.)

5 minutes de réflexion :

Je passe mes 5 premières minutes sans m’interrompre à regarder mes emails, mes messages, Google Drive, Hibox, etc. Je réfléchis à ce qui a été fait, à ce qui a été discuté, et ce qui n’a pas été fait la semaine passée. J’écris tout : ce que j’aurai dû faire, ce que j’aurai pu faire, ce que je veux faire, et ce qu’il faut absolument faire. Je pense aux échéances et projets à venir, et au travail que je dois faire pour les accomplir cette semaine.

5 minutes de planification :

Ensuite, je sélectionne les 10 premières tâches « importantes » que je dois réaliser cette semaine. Mais seulement 10, pas plus. Je regarde mon calendrier hebdomadaire et je les programme donc tout au long de la semaine. Ce qui fonctionne le mieux pour moi est alors de compléter 2 « grandes » tâches par jour, en programmant une pause entre les deux. En regardant ma semaine depuis cette perspective, mes tâches et objectifs semblent complètement réalisables. Je me sens confiante, et ça m’aide à gérer cette inévitable procrastination, que je rencontre souvent. Car oui, j’ai l’habitude de procrastiner quand j’ai peur d’avoir trop à faire (ce qui, je le reconnais, est très commun mais complètement irrationnel). Et dans ces cas-là, je ne m’organise pas, et j’espère que tout se résoudra tout seul avant la fin de la semaine… Maintenant, je me crée un plan, bien clair – parfois brutal même – dès le départ. Et, wow, ça fait vraiment une différence !

5 minutes de communication :

Les 5 dernières minutes me permettent de me motiver à tout commencer. Après avoir étudié mon plan de la semaine à venir, je le transmets aux personnes impliquées, en m’assurant d’inclure les détails et délais. Exprimer ou écrire les deadlines permettent de les rendre beaucoup plus réelles. Il y a aussi certainement durant lequel votre motivation est boostée, lorsque vous savez que d’autres sont aussi au courant et impliqués dans la réalisation des délais. Par exemple, j’enverrai un programme hebdomadaire de mes objectifs par email ou sur Hibox à mes équipes afin qu’ils sachent ce qu’ils peuvent attendre de moi cette semaine. Savoir que mes collègues attendent de moi que je fasse certaines tâches me permet de me motiver et de m’y mettre directement. C’est une dose de motivation supplémentaire chaque jour.

C’est simple, et c’est incroyablement rudimentaire, mais ce fut l’un des meilleurs conseils de productivité que j’ai pu mettre en place cette année. C’est l’une des rares choses qui a eu un énorme impact et que j’ai tenu à reproduire semaines après semaines. Personnellement, je trouve que je suis plus organisée et plus productive lorsque j’écris concrètement sur le papier mais il existe aussi pleins d’applications que vous pouvez utiliser pour organiser votre semaine. Même un basique calendrier Google avec tâches et délais – que vous pouvez facilement partager avec d’autres – peut faire des miracles.

Si vous cherchez un moyen d’organiser vos tâches personnelles et celles de votre équipe pour optimiser votre productivité, essayez Hibox gratuitement, dès aujourd’hui !

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