Comment déléguer les tâches pour gagner en productivité ?

C’est un guest post écrit par Julie Desk.

Vous est-il déjà arrivé de déléguer des tâches pour gagner en productivité et, au final, avoir la sensation de passer encore plus de temps sur ces tâches?

Des collaborateurs qui reviennent sans cesse vers vous pour vérifier ou valider certains points, un résultat final non satisfaisant qui vous oblige à devoir reprendre la tâche ? C’est inefficace et frustrant pour tout le monde : celle ou celui qui délègue, comme celle ou celui à qui on délègue !

Alors comment éviter ce genre de situation ? Petit retour sur quand et pourquoi déléguer.

1. Qu’est ce que déléguer des tâches ?

Avant de rentrer dans les détails de la délégation, il convient de revenir à la définition même de ce terme. Déléguer, d’après le Larousse signifie “confier un pouvoir à quelqu’un, le lui transmettre”.

Avec cette définition, la notion de responsabilité inhérente à la délégation est mise en avant. En effet, si je délègue une tâche, je donne à quelqu’un ou à une entité, la responsabilité d’effectuer cette tâche en mon nom, et, par conséquent, de prendre des décisions à ma place. D’où la nécessité de faire confiance à la personne ou à l’entité à qui je délègue mes actions.

C’est la différence principale entre déléguer et diriger. Lorsque je “dirige”, je demande à quelqu’un d’exécuter une tâche pour moi, mais je garde le contrôle sur les actions effectuées, je dis ce qu’il faut faire. Alors que si je délègue, je confie la réalisation d’une action de A à Z.

“On n’embauche pas des gens intelligents pour leur dire quoi faire. On embauche des gens intelligents pour qu’ils nous disent quoi faire.” Steve Jobs

Il faut aussi souligner la différence entre déléguer pour gagner en temps et en productivité, et déléguer pour motiver et faire monter en compétence des collaborateurs.

Prenons l’exemple d’une manager qui va confier des tâches à ses équipes. Il y a toujours une phase d’apprentissage qui implique de prendre des décisions, des risques et parfois, de faire des erreurs (et c’est très bien ; c’est en tombant qu’on apprend à marcher). C’est le rôle du manager que de faire monter en compétences ses équipes en leur déléguant des projets intéressants. Mais il faut avoir conscience que cela implique de consacrer du temps à la personne à qui on délègue ces tâches : du temps pour expliquer, former, orienter, rassurer etc.

Après cette phase d’apprentissage, alors oui, il sera possible de complètement déléguer cette tâche dans l’objectif de gagner du temps.

2. Quelles tâches déléguer pour gagner en productivité et comment ?

Nous allons ici nous concentrer sur les tâches que vous pouvez déléguer pour gagner en temps et en productivité.

Les tâches à faible valeur ajoutée  

Il y a tout un ensemble de tâches, souvent administratives, que l’on effectue au quotidien et qui peuvent sembler anodines mais, si mises bout à bout, sont très chronophages. Par exemple, faire ses notes de frais via un fichier excel, ou encore organiser ses RDV et gérer son agenda !

Vous pouvez déléguer ces tâches à d’autres personnes mais l’enjeu, selon moi, est surtout de réussir à les automatiser ! En effet, ces tâches sont la plupart du temps inintéressantes et en les déléguant à une personne tierce, vous risquez de créer de la frustration et de transformer le travail de vos collaborateurs en un travail vide de sens.

Avec l’avènement du digital, de nombreuses solutions sont apparues pour automatiser ce genre de tâche et faire que chacun puisse se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Identifiez les tâches que vous répétez souvent et qui vous prennent du temps et voyez ensuite comment les automatiser.

Les tâches que vous ne savez pas faire ou qui ne font pas partie de vos responsabilités

Une fois que vous avez identifié les actions que vous pouvez automatiser, il faut aussi se pencher sur les actions qui vous prennent trop de temps soit :

• Parce que n’avez pas les compétences pour les faire. Vouloir tout faire soi-même est une erreur ; l’enjeu est bien de savoir gérer les ressources à sa disposition pour atteindre le plus efficacement possible les résultats escomptés. Alors si la comptabilité vous prend trop de temps et que vous n’y comprenez rien,  pourquoi ne pas embaucher un comptable en interne ou externaliser cette tâche ?
• Parce que cela ne fait pas directement partie de votre travail. Prenons l’exemple de développeurs à qui vous demandez de maintenir votre site web, alors que leur mission première est de développer les logiciels vendus par votre entreprise. Ces derniers ont plus de valeur à travailler sur votre produit, alors externalisez le maintien du site web ou employez quelqu’un dont ce sera la mission.

3. A qui déléguer ?

Comme vu précédemment, déléguer implique d’avoir confiance. D’où l’enjeu de bien choisir à qui on délègue.

• Est-ce que la personne ou le prestataire  à qui je délègue sait faire la tâche en question ?

S’il s’agit d’un partenaire externe, outil ou agence, quelles sont ses références, son expérience.

Est-il possible de faire un test pour s’assurer de la satisfaction du résultat ?

Cela vous permettra de vous rassurer sur sa capacité à mener à bien les actions confiées et de pouvoir les déléguer sereinement.

S’il s’agit d’un collaborateur, il est important de prendre en compte le niveau de séniorité ; vous ne pouvez pas déléguer les mêmes tâches à un profil junior ou senior. Un profil junior, pourra plus facilement vous aider à gagner en productivité sur des tâches dont les process sont déjà définis, alors qu’un profil plus senior, pourra s’appuyer sur ses expériences passées pour définir ces process.

• Est-ce que la personne ou le prestataire à qui je délègue a les moyens de le faire ?

Avez-vous déjà rencontré des profils qui avaient du mal à dire non ? Soit par peur de vexer soit par enthousiasme pour tous les projets. Quoiqu’il en soit, déléguer des tâches à des personnes qui sont déjà débordées ne peut s’avérer que contre productif. N’oubliez pas que déléguer ce n’est pas se débarrasser d’une tâche : si vous déléguez une tâche à une personne qui n’a pas les moyens de la réaliser, cela vous retombera dessus à la fin !

L’aspect financier est aussi important, d’autant plus lorsque l’on travaille avec des prestataires externes. On a parfois tendance à se concentrer sur le prix de la prestation au détriment du retour sur investissement. “C’est cher” ne veut rien dire en soit ; cela n’a de sens que si le temps économisé en déléguant votre tâche n’est pas aussi valorisé que le prix de la prestation.

4. Des objectifs SMART !

Peu importe le type de tâche que vous souhaitez déléguer et à qui vous les déléguer, il est essentiel de fixer des objectifs clairs. On parle souvent d’objectifs SMART et c’est une bonne base (inutile de réinventer la roue). Petit rappel de la signification de cet acronyme :

• Spécifique
• Mesurable
• Acceptable
• Réaliste
• Temporellement défini

Et pour favoriser les collaborations et la communication, lorsque l’on délègue une tâche, pensez aux plateformes de gestion de projet : inscrivez dans la tâche les objectifs SMART associés, en mettant notamment une échéance, ainsi, lorsque vous déléguez cette tâche et l’attribuez à quelqu’un il n’y a pas d’ambiguïté possible.

Envie de gagner en productivité ? Alors à vos marques, prêts, déléguez !

Julie Desk est un assistant virtuel basé sur l’Intelligence Artificielle qui organise vos RDV à votre place, pour vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.