Comment améliorer votre productivité de gestion de projets avec Hibox
Trucs et astuces dont votre équipe peut se servir pour améliorer sa productivité en gestion de projet !
La gestion digitale de projets est indispensable pour une équipe, peu importe sa taille et si les collaborateurs sont réunis dans le même bureau ou sont dispersés dans le monde. Grâce à l’implantation d’un outil virtuel de gestion de projets, votre équipe pourra augmenter sa productivité, son investissement, et mesurer ses avancées beaucoup mieux qu’avant.
Hibox est le meilleur outil de gestion de projets, avec beaucoup de conseils et d’astuces pour que votre équipe puisse l’utiliser facilement et l’adapter à sa manière de travailler.
En utilisant Hibox pour la gestion de projets, vous pourrez :
- Diviser les projets les plus grands en plusieurs parties plus gérables pour votre équipe
- Rassembler toute la communication, les fichiers, les mises à jour et les rappels dans un même endroit
- Suivre l’avancée de votre projet et collaborer en temps réel, peu importe où vous êtes
Guide rapide pour améliorer votre productivité via la gestion de projet avec Hibox
Une des fonctions fondamentales (et basiques) que vous pouvez retrouver et utiliser pour organiser vos projets sont les salles. Les salles sont des groupes de chat organisés par thème spécifique. En tant que project manager, il est très facile de créer une salle pour chaque projet sur lequel vous et votre équipe travaillez, ou alors pour séparer un projet en diverses parties.
Par exemple, si vous êtes une agence de marketing digital, vous pouvez créer des salles pour les différents projets relatifs à chaque client.
Une fois que vous avez les salles spécifiques de chaque projet, vous pouvez inviter les utilisateurs impliqués. Chaque salle aura sa propre liste de tâches et de fichiers. De cette manière, vous pouvez mieux organiser vos conversations et fichiers, et suivre les tâches relatives à chaque projet, tout en travaillant en même temps.
Un outil visuel et attractif de planification de projets
La vue du calendrier des tâches est parfaite pour avoir un panorama visuel et interactif des deadlines de chaque projet et ainsi voir de nouveaux challenges apparaître.
Si vous planifiez en vous suivant des deadlines importantes ou le lancement d’un nouveau produit, la vue calendrier vous donnera une vision claire et vous permettra de savoir qui travaille sur chaque partie du projet. Vous pouvez décaler les deadlines ou assigner vos tâches à d’autres utilisateurs si jamais vous avez besoin d’optimiser la charge de travail dans l’équipe. Et le meilleur c’est que vous n’aurez pas besoin de vous rappeler de tous ces changements ; ils seront toujours visibles et actualisés dans la vue calendrier.
Concentrez-vous sur ce qui est important pour une meilleure productivité dans votre gestion de projet
A l’intérieur de chacune de vos salles, vous pouvez voir une liste de tâches privées seulement pour cette partie du projet. Si vous préférez avoir une vision globale de tout ce qu’il se passe, vous pouvez aller directement dans la vue des tâches. Vous aurez une liste des tâches selon vos salles, que vous pouvez alors filtrer et ordonner par date, personne à charge, salle, priorité, etc.
Divisez le travail en équipe
Les sous-tâches sont parfaites pour la gestion de projets. Il est très facile de diviser le travail en tâches spécifiques pour chaque projet. Sous chaque tâche, vous pouvez ajouter des « sous-tâches », les assigner à différents utilisateurs et leur donner des deadlines différentes. C’est une manière vraiment efficace de vérifier qui travaille sur quoi pour chaque projet, et comment cela s’ajuste au plan global. Au fur et à mesure que chaque partie est complétée, l’ensemble de votre équipe en sera informé. C’est parfait pour les équipes qui travaillent à distance – cela leur donne une vision globale de la formation du projet.
Obtenez des détails
Pour n’importe quelle tâche ou sous-tâche, vous pouvez ajouter des commentaires utiles à votre équipe. Lorsque vous cliquez sur une tâche, la barre de détails apparaîtra avec tout ce que vous avez besoin de savoir ! C’est l’endroit parfait pour laisser des instructions concernant la réalisation d’une tâche, donner des retours, ou annexer des documents importants.
Collaboration virtuelle avec votre équipe
Un des principaux problèmes dans la gestion de projets est que l’ensemble de l’équipe puisse obtenir la dernière version actualisée du travail. Il y a toujours des documents perdus dans les chaînes d’emails. Des confusions sont possibles, qui donnent alors lieu à de coûteuses erreurs et font perdre du temps. Pour éviter ça, vous pouvez utiliser les intégrations avec Google Drive, Dropbox, et Box, pour partager des fichiers et des supports avec votre équipe. Tout le monde aura accès à la dernière version de n’importe quel fichier que vous avez partagé. Vous pouvez même travailler simultanément sur des documents et discuter en temps réel dans les salles ou démarrer un appel vidéo pour revoir les détails !
Ce sont quelques-unes de nos fonctionnalités préférées qui nous permettent d’améliorer la gestion de projets grâce à Hibox. Essayez-le et découvrez toutes les options qu’a Hibox pour aider votre équipe à être plus productive et plus connectée qu’avant !
