improve communication between offices

Comment améliorer la communication entre vos différents bureaux

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Mariano Rodríguez Colombelli
oct 30, 2018

Quand Steve Jobs officiait au comité de Pixar, il a remarqué un défaut dans le fait que les différents départements de l’entreprise ne faisaient que de simplement coexister, ce qui, selon lui, étouffait le potentiel de toute l’entreprise Pixar. Il sentait qu’il y avait un trop grand nombre de barrières à la communication et à la collaboration entre les différents départements. Le seul moment où ils échangeaient se faisait de manière formelle et réglementée, et Jobs savait que les meilleures idées et solutions ne sont jamais formulées lors de séances formalisées et régulées.

Comme grande part de son héritage, il proposa une solution de design très simple: une construction qui garantit un mélange de tous les départements et bureaux en petites structures informelles. Jobs savait que de plus grandes interactions entre les départements signifiait une plus grande diversité de manières de penser, d’idées, de points de vue, et de connaissances, ce qui contribuerait positivement à Pixar. Et il avait raison : en résultèrent des milliers de brevets de Pixar et une ère de succès sans effort en suivit.

Vous n’avez pas besoin que toute votre équipe se retrouve au même endroit pour obtenir le même résultat. Il existe de très bons outils et astuces que vous pouvez utiliser pour insuffler la collaboration et une meilleure communication.

Voici quelques outils et astuces que vous pouvez utiliser pour insuffler la collaboration et une meilleure communication :

Partagez vos calendriers et objectifs :

Sur le fond, tous les employés et départements au sein d’une organisation travaillent pour atteindre des objectifs communs. Quand les employés sont micro-gérés et qu’ils ne voient pas au-delà de leurs tâches ou des objectifs de leur département, il n’y a pas de place laissée pour leur permettre de résoudre collectivement certains problèmes, ou d’implanter de meilleures techniques de travail. Ils sont aussi moins motivés et impliqués. Ouvrez la porte à la résolution collective de problèmes et alignez vos départements vers une direction commune en partageant vos calendriers. Quand tout le monde peut voir les objectifs communs et les étapes concrètes à entreprendre avec leur rôle, chacun peut contribuer à améliorer le processus global. Utilisez Google Calendars ou un calendrier de projets dans votre plateforme de collaboration.

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Brainstormez via le chat interne de l’entreprise :

Les sessions de brainstorming ne s’étendent généralement pas au-delà d’un département ou même d’une petite équipe au sein d’un département. Le problème qui en ressort est que vous avez souvent des esprits similaires regroupés pour travailler sur le même problème. Selon Steve Jobs, ajouter de nouvelles perspectives pour résoudre des problèmes collectifs peut avoir un impact énorme sur l’efficacité. Plutôt que d’essayer de mixer physiquement les départements, ce qui peut être difficile à faire, facilitez la communication entre les différents départements grâce à des technologies comme un chat interne d’entreprise. Allez plus loin et programmer régulièrement des sessions de brainstorming avec un chat d’entreprise. Le chat aide réellement à éliminer certains préjugés et limitations du brainstorming pour en faire ressortir une plus grande créativité en équipe. Vous pouvez utiliser Hibox pour organiser votre chat interne d’entreprise en salles de discussion par départements et projets. Hibox est un espace de travail digital tout-en-un où les membres de l’équipe peuvent discuter, créer et gérer des tâches, partager des fichiers, et passer des appels vidéo en un seul et même endroit. Cela améliore la communication et la collaboration entre les départements et les membres d’une équipe.

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Utilisez espace digital centralisé et publique où tous les membres de l’équipe peuvent partager des nouvelles, des suggestions, et des idées :

De nos jours, dans beaucoup d’entreprises, les nouvelles et les nouvelles idées ou suggestions doivent passer à travers de nombreuses couches de communication avant d’arriver à un niveau où une quelconque action peut être prise en conséquence. Le plus souvent, ceux qui connaissent les vrais problèmes et solutions d’une entreprise n’obtiennent pas le soutien ni la reconnaissance pour prendre des mesures. Créer un espace digital centralisé où les employés de tous les niveaux et départements peuvent contribuer avec leurs idées, suggestions, et où ils peuvent recevoir les nouvelles directement, plutôt que de s’en remettre aux rumeurs. Découvrez-en plus sur les avantages de la collaboration en ligne. Vous pouvez utiliser la salle de discussion publique de Hibox pour inviter tout le monde à rejoindre une conversation organisée dont ils peuvent en voir l’historique au même endroit. Vous pouvez partager des fichiers au sein de votre discussion publique et créer des tâches pour rendre le tout plus concret.

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Intégrez les appels vidéo à vos interactions entre bureaux :

La communication écrite comme les mails réduit la possibilité d’avoir des échanges qui conduisent à de supers idées et solutions. Bien entendu, ce genre d’interaction n’est pas possible quand il y a une distance physique entre les départements et les bureaux. Pour bon nombre d’entreprises, les différents départements ne communiquent sans email qu’à l’occasion de conférences bi-annuelles ou lors d’appels entre les managers. Les appels vidéo sont une bonne manière de regrouper des esprits physiquement séparés afin d’exploiter au maximum les capacités d’une équipe. Les appels vidéoconférence de groupe sont faciles à mettre en place avec un outil comme Hibox où vous pouvez littéralement inviter des centaines de coéquipiers avec un seul lien. Vous pouvez aussi partager des fichiers, discuter, et créer des tâches le tout sur la même plateforme.

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Éliminez les “niveaux” de communication et la formalité :

Bien que cela ne soit pas nouveau, Elon Musk a réellement initié “l’aplanissement” des niveaux de communication au sein des entreprises récemment. Dans un email à tous ses employés, qui a bien circulé depuis, Musk fait remarquer que dans la plupart des entreprises “les employés sont obligés de parler à leur manager, qui parle lui-même à son manager, qui parle au manager d’un autre département, qui parle à une personne de son équipe. Ensuite, l’information doit revenir dans l’autre sens à nouveau. C’est incroyablement stupide.” Il encourage un flux de communication avec quiconque nécessaire pour prendre des décisions intelligentes plus rapidement, et pour empêcher les managers de créer des “silos” internes de communication. Vous pouvez aussi accélérer la communication en encourageant les employés et en les laissant communiquer comme ils en ont besoin. De petites astuces comme fournir un annuaire de l’entreprise avec les coordonnées de tout le monde et utiliser un chat interne pour entreprises peut accélérer la prise de décisions et la mise en place d’actions.

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Combler l’écart entre les départements et les bureaux peut vous permettre de tirer profit des différents niveaux d’expérience et d’expertise que vous possédez à travers vos équipes. Réunir les bons esprits peut créer de brillantes solutions et idées. Favorisez la collaboration entre tous les membres des équipes de votre entreprise sans effort avec Hibox dès aujourd’hui.

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