Tools to improve your tea’s project productivity

Les bons outils pour améliorer la productivité de votre équipe pendant la réalisation de projets

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Mariano Rodríguez Colombelli
Oct 31, 2017

Il semble que cette année (et les cinq dernières) ont été les années de la productivité. Voici quelques bons outils !

De nombreuses équipes de start-ups ont dépassé les grandes entreprises traditionnelles, réussissant à faire beaucoup plus avec moins, et redonnant place aux règles de productivité au travail. Au lieu de dépendre seulement sur les effectifs humains, les entreprises ont dû réfléchir à une nouvelle manière de travailler, plus intelligente, et arrêter d’engager de plus en plus d’employés.

Heureusement pour nous tous, le business des technologies est resté performant. De nouveaux outils inondent le marché chaque année pour aider les employés à travailler plus vite et mieux. Cependant, essayer de déterminer quels sont les meilleurs et suivre toutes les innovations peut vite paraitre comme étant un travail décourageant. Nous avons donc fait cette recherche pour vous et essayé quelques outils dont vous n’avez sûrement pas encore entendu parler.

Voici donc les meilleurs outils qui vous aideront, vous et les membres de votre équipe, à mieux gérer tous vos projets vers une meilleure productivité.

TimeDoctor

Le nom vous explique globalement le principe. TimeDoctor vous aide à résoudre les problèmes de gestion du temps de votre équipe et vous permet de comprendre comment le gérer pour optimiser la productivité. TimeDoctor permet d’enregistrer quelles sont les activités sur lesquelles votre équipe passe le plus de temps. Il ne s’agit pas seulement d’essayer d’éliminer les distractions, mais plutôt de chercher à savoir où les processus de travail doivent être améliorés. Si votre équipe passe 60% de la journée à répondre à des emails pour progresser dans un projet, une autre forme de communication est peut-être préférable. De plus, vous pouvez identifier les tâches qui prennent le plus de temps et répartir le travail équitablement.

Gérez votre temps pour améliorer votre productivité de projet d’équipe

Scannable

Evernote Scannable est un outil rapide et facile que chaque personne de votre équipe peut utiliser individuellement ou ensemble. Scannable vous permet de numériser des documents, des contrats, des publicités, du matériel imprimé, etc. avec votre smartphone et le transforme instantanément en un fichier que vous pouvez alors partager. C’est un excellent moyen de s’assurer que tous vos fichiers et documents sont «numérisés» et accessibles à tous! Si les membres de votre équipe de vente ou de marketing sont en déplacement, ils peuvent scanner et partager les nouvelles idées écrites sur des documents imprimés ou envoyer la carte de visite d’un client potentiel en un clic!

Voici d’autres outils pour améliorer votre productivité !

IFTTT

IFTTT est un outil qui vous permet d’automatiser facilement des tâches répétitives en ligne afin que vous et votre équipe puissiez gagner du temps sur certaines choses, tout en vous assurant que le travail soit fait. Cela fonctionne comme une formule: si vous « faites ceci », alors « ceci fait cela ». Par exemple, si votre équipe publie un nouveau blog et un post sur Facebook, vous pouvez automatiquement envoyer un rappel par email afin que tout le monde l’aime et le partage. Autre exemple: Au cours d’un projet, vous pouvez configurer l’application pour avertir toute votre équipe lorsqu’un client ou un responsable important répond à un email. C’est simple, mais ces petits détails s’accumulent! Et laisser de côté ces petites choses peut être plus coûteux que vous ne le pensez…

Expensify

La gestion de projet peut être un désastre si vous avez des membres de votre équipe qui s’inscrivent à gauche et à droite sur des applications pour obtenir de nouveaux outils tout en dépensant ici et là pour des choses dont vous avez besoin pour poursuivre le projet. Expensify vous aide à suivre les dépenses de votre équipe. Les employés peuvent prendre des photos et des captures d’écran des reçus et les télécharger ensuite pour qu’ils soient automatiquement approuvés, ou en attente d’approbation, et soient alors remboursés sans travail de comptabilité supplémentaire. C’est un excellent moyen d’automatiser une autre tâche qui nous prend souvent beaucoup de temps sur notre vrai travail.

Rapportive

Cette petite extension amusante de Google Chrome peut vous épargner beaucoup de questions et d’explications. Demandez à toute votre équipe de l’installer dès que possible. Cette extension vous montrera une petite description de chaque personne qui vous a envoyé un email une fois que vous l’ouvrez. Grâce à cela, votre équipe n’a pas à rechercher un nom ou un email ou à demander qui est telle ou telle personne lorsqu’elle reçoit un email qu’elle est mise en copie! C’est un excellent outil pour réunir une nouvelle équipe sur un projet, traiter avec des entrepreneurs externes, ou interagir avec des prospects en tant qu’équipe.

Hibox

Surprise, surprise. Mais honnêtement, c’est vraiment ce que nous utilisons en équipe pour organiser de beaux projets. Hibox est né en aidant les grandes banques internationales, comme BBVA, à planifier leurs projets et aide maintenant de nombreuses équipes, de toutes tailles, à faire de même. Avec Hibox, votre équipe peut configurer des salles de discussion de groupe pour des projets individuels (illimités), créer des tâches et partager des fichiers directement dans la salle. Vous pouvez également passer des appels vidéo directement depuis Hibox, sans avoir besoin d’autres outils additionnels, afin que votre équipe reste connectée à tout moment tout au long du projet, peu importe où ses membres se trouvent. Tout le monde peut participer à une séance de brainstorming, comptabiliser et exécuter des tâches en un seul endroit. Testez Hibox gratuitement pour votre équipe dès maintenant !

Rassemblez votre équipe pour améliorer la productivité de votre projet d’équipe

Parfois, les systèmes coûteux de gestion de projet sont loin d’être la clé de la productivité… En revanche, assurez-vous de prendre soin des petites choses qui font gaspiller du temps et de l’énergie à votre équipe pendant un projet. Essayez certains de ces outils et découvrez combien de temps vous pouvez économiser grâce à eux !

Essayez gratuitement et changez votre manière de travailler